Jak rozwiązać konflikt w projektach

Konflikt na projektach jest całkowicie normalny. Powinieneś oczekiwać, że ludzie się nie zgadzają. Jesteśmy różni się i to różnice sprawiają, że nasze zespoły są bardzo wydajne.

Dyskusje, które zdarzają się, gdy ludzie się nie zgadzają, mogą skutkować niesamowicie kreatywnymi i inspirującymi rozwiązaniami problemów. Spory pomagają ludziom rozpakować prawdziwe problemy i wykopać źródło tego, co się dzieje, gdy próbują oprawić własne argumenty.

Innymi słowy, nie zacznijmy od myślenia, że ​​powinniśmy unikać konfliktu. Może to być bardzo korzystne w pewnych okolicznościach, ale należy go aktywnie zarządzać. Spory mogą zniszczyć drużyny, gdy pozostają do festeru. Te wskazówki wyjaśniają zarządzanie konfliktami i sposób, w jaki możesz aktywnie pomóc stronom, które różnią się w osiągnięciu pozycji wzajemnego zrozumienia, nawet jeśli uznajesz, że tak naprawdę nigdy się nie zgodzą.

Co to jest zarządzanie konfliktami?

Zacznijmy od niektórych definicji. Zarządzanie konfliktem w miejscu pracy jest czymś, co wszyscy robimy, niezależnie od tego, czy jesteśmy tego świadomi. Konflikt ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób (lub grup) ma różne cele, postawy lub opinie na temat tego samego.

„Zarządzanie konfliktami” to termin, który dajemy temu, jak sobie z tym radzimy. To właśnie robimy, aby zidentyfikować problem, odkryć różnice i ustalić, w jaki sposób możemy zająć się tym, co się dzieje.

Wiele konfliktów można rozwiązać w przypadku dyskusji, szczególnie jeśli są brane pod uwagę potrzeby i cele projektu lub działalności, ale czasami zaangażowane są inne czynniki.

Dlaczego potrzebujemy zarządzania konfliktami?

W wielu środowiskach w miejscu pracy i w wielu zespołach projektowych konfiguracja jest strukturą macierzy. Oznacza to, że ludzie w zespole nie pracują bezpośrednio dla Ciebie. To może być idealna sytuacja na wiele sposobów: zarządzasz ich zadaniami, ale nie musisz radzić sobie z wszystkimi innymi rzeczami zasobów ludzkich, takich jak wynagrodzenia, korzyści, czas na wakacje i tak dalej. To daje więcej czasu na skupienie się na przeniesieniu projektu do jego ostatecznego celu.

To powiedziawszy, struktury matrycowe są pełne konfliktów lojalności, czasu, priorytetu lub zespołu. Wiedza o tym, jak to wszystko się rozbija, jest pomocną umiejętnością.

Zarządzanie projektami to praca, która powoduje konflikt:

• Poszukujemy tego, co nie zostało zrobione, goniąc ludzi i podejmując ich błędy.
• Kierujemy pracą ludzi, którzy zgłaszają się do innych.
• Ścigamy odpowiedzi i decyzje, a to często wymaga eskalacji problemów, które mogą sprawić, że inni źle wyglądali dla sponsora projektu.

Najważniejsze jest to, że jeśli nie wiesz, jak rozwiązać konflikt w pracy, Twój zespół będzie cierpieć na więcej konfliktów niż jest zdrowy. Debaty nie będą moderowane. Powstają frakcje. Konflikty powstrzymują zadania przed zakończeniem, gdy argumenty nie są rozwiązane. Radzenie sobie z trudnymi interesariuszami staje się Twoją codzienną pracą. Jeśli nie rozwiązywasz problemów, ostatecznie wpływa to na twoją zdolność do osiągnięcia twoich celów. W najgorszym przypadku może to oznaczać, że twoi najlepsi ludzie rezygnują i że twój zespół całkowicie się imploduje.

Wiele konfliktów wymaga tylko, abyś usiąść i ułatwić rozmowę między ludźmi z różnymi opiniami. Innym razem być może będziesz musiał uznać, kiedy konflikt będzie miał duży wpływ na projekt i działanie odpowiednio, być może podnosząc problem z Radą Projektową.

Rozwiązanie konfliktów w miejscu pracy

Instrument trybu konfliktu Thomas-Kilmann (TKI) to sposób na wypracowanie preferowanego stylu do radzenia sobie z konfliktami w każdej sytuacji, nie tylko w pracy. Jest często używany w ustawieniach miejsca pracy. Jako narzędzie jest to bardzo przydatne do zrozumienia, jakie opcje są dostępne, gdy masz problem, z którym należy rozwiązać.

TKI jest kwestionariuszem, który pyta, jak naturalnie reagujesz, gdy masz do czynienia z sytuacją, w której opinie lub obawy dwóch osób nie są zgodne. Pomaga ci opisać własną reakcję i reakcję, gdy wpadasz na kogoś, kto nie podziela twoich perspektyw.

Asertywność i kooperatywność

TKI patrzy na dwa różne aspekty twojego podejścia do zarządzania konfliktami:

• Asertywność: jak daleko posuwasz własne obawy kosztem innych?
• Współpraca: jak daleko posuwasz się, aby zaspokoić obawy drugiej osoby?

Są to dwa ważne obszary rozważań. Musisz zrozumieć, jak daleko jesteś przygotowany do ochrony i wygrania własnej pozycji, a jak bardzo ma to znaczenie, aby pomóc drugiej osobie osiągnąć to, czego chce. Zapytaj zespół HR, czy mają dostęp do oceny Thomasa-Kilmanna, abyś mógł to wziąć. Znajdź swój osobisty styl.

Po zidentyfikowaniu swojego stylu możesz pomyśleć o następnej części TKI: pięć różnych trybów reagowania na konflikt:

• Konkurujący
• Uprzejmy
• Unikanie
• Współpraca
• Kompromis

Konkurencyjny tryb konfliktu

Tryb konkurencyjny jest czasem również nazywany „wymuszaniem.„To bardzo asertywny styl, który jest również niechętny. Dokładnie tego można się spodziewać: narzucasz swoją opinię drugiej osobie. On traci."

Rywalizacja to tak naprawdę tylko coś, co możesz zrobić, gdy masz jakąś uzasadnioną moc w tej sytuacji: 

• Jesteś w roli kierowniczej i jesteś bardziej starszy niż druga osoba.
• Kontrolujesz coś w sytuacji, na przykład budżet lub zasób.
• Masz wiedzę ekspercką na temat sytuacji, której druga osoba nie dzieli. 

Zastanów się nad problemami zdrowia i bezpieczeństwa, w których musisz wymusić noszenie sprzętu bezpieczeństwa, nawet jeśli ktoś w zespole nie chce przestrzegać. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmowałyby: 

• Mówienie komuś innemu, co ma robić.
• Wydanie mandatu lub dyrektywy.

Zamiast „rozwiązywać” konflikt, zmiażdżyłeś go i umożliwiłeś projektowi postępowanie naprzód. Masz decyzję, ale prawdopodobnie straciłeś przyjaciół, robiąc to. Użyj go ostrożnie lub gdy sytuacja naprawdę wymaga tego z powodów prawnych lub bezpieczeństwa. Nigdy nie zstopią w zastraszaniu w pracy.

Przyjmujący tryb konfliktu

Dostosowanie jest przeciwieństwem konkurowania. Jest to niezgodne i współpracujące, ponieważ twoje zainteresowania są pomijane i przestrzegasz woli drugiej osoby.

Nie zawsze powinieneś postrzegać tego jako „przegranego” lub bycia samowystarczalnym. Czasami argumenty nie są warte twojego czasu ani zainteresowania. Uważaj jednak, jeśli używasz tego zbyt często, ponieważ może postrzegać cię jako „zbyt miękki”, jeśli zbyt często kapitulujesz.

Tryb unikania konfliktu

Tutaj w ogóle nie angażujesz się w konflikt. Jest to niezgodne, ponieważ nie bierzesz udziału w dyskusji i jest niechętny, ponieważ nie pomagasz też drugiej osobie. W rzeczywistości nic nie robisz. Może to zabrzmieć okropnie, ale może być skuteczne, gdy jest używane z umiarem i w odpowiednich okolicznościach.

Właściwie nie udało ci się problemem, tylko początkową manifestacją konfliktu. Nadal musisz znaleźć czas na rozwiązanie problemów. Istnieje ryzyko, że problem będzie coraz większy, jeśli zaczekasz zbyt długo. 

Wyobraź sobie, że dwóch kolegów kłóci się głośno i przeszkadza to pracowi innych ludzi w biurze. Interweniujesz i mówisz im, że pomożesz im dojść do rozwiązania, gdy oboje się uspokoili. Oferujesz jedną z nich szansę na ochłodzenie się w biurze do tego czasu. 

Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie:

• Odłożyć dyskusję do lepszego czasu lub sytuacji.
• Odejść od groźnej sytuacji.

Tryb współpracy konfliktu

Współpraca to asertywny sposób rozwiązania problemów i jest wysoce współpracujący. Nie unikasz konfliktu - nurkujesz prosto, pracując razem, aby usunąć problemy i dojść do punktu, w którym spełnione są oba Twoje wymagania. Podejście do sytuacji w naprawdę pragmatyczny sposób może pomóc w budowaniu zaufania z zespołem.

Powiedzmy, że marketing chce, aby produkt został wprowadzony w marcu. Chce, aby nowy starter dołączył do zespołu, zanim zaczną prace nad wprowadzeniem produktu. Przechodzą razem wykres Gantt i używają technik planowania, aby zapewnić, że nowy starter może być częścią zespołu i nadal wprowadzić produkt na czas. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują dyskusję i mediację. 

Tryb kompromitujący konflikt

Kompromitowanie jest umiarkowanie asertywne i umiarkowanie współpracujące. Jest to powszechnie używana pozycja w połowie drogi i oczywiście narażałeś się na sytuacje w przeszłości. Nie dostajesz dokładnie tego, czego chcesz, podobnie jak druga osoba. Zamiast tego dojdziesz do polubownego rozwiązania, na które oboje możesz się zgodzić.

Zespół twierdzi, że zwinny sprint powinien trwać dwa tygodnie. Chcesz, żeby to było cztery tygodnie. Zakazujecie i zgadzasz się, że sprinty potrwają trzy tygodnie. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują:

• Dyskusja
• Negocjowanie 
• Wymiana koncesji - oboje podajesz coś

Jaki jest twój styl rozwiązywania konfliktów?

Wspaniałą rzeczą w zrozumieniu, gdzie siedzisz na TKI, jest to, że rozumiesz swoje preferencje dotyczące rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy - a także w innych miejscach, także w innych miejscach. Daje to przewagi w identyfikowaniu, jakie może być najlepsze podejście do zastosowania w konkretnej sytuacji, w której się znajdziesz. Masz osobiste preferencje, ale nie utkniesz w ten sam sposób we wszystkich sytuacjach. Odejście może w niektórych przypadkach najbardziej odpowiedni sposób działania, więc zdecydujesz się tego uniknąć. W innych kompromis może być najszybszym sposobem na akceptowalną ścieżkę wokół impasu. W innym czasie możesz użyć innych technik. 

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nastąpi konflikt w miejscu pracy, więc posiadanie kilku technik, na których można czerpać, daje opcje, gdy masz do czynienia z trudną sytuacją. Znajomość opcji daje pewność siebie, a to może pomóc w rozwiązaniu sporów, aby każdy mógł wrócić do pracy.