Jak przekazać informacje zwrotne, które pomagają pracownikom poprawić

Przekaż informacje zwrotne, które mają wpływ

Wykonaj swoją informację zwrotną, na jaką zasługuje na to sposób i podejście, które stosujesz, gdy chcesz udzielić pracownikom opinii. Twoja opinia może mieć wpływ na ludzi, jeśli możesz uniknąć prowokowania reakcji obronnej.

Zwłaszcza w celu postrzegania negatywnych lub mniejszych informacji zwrotnych, pracownicy mają tendencję do reagowania defensywnego, ponieważ ludzie mają tendencję do uzyskania opinii osobiście, a nie zawodowo. Jest to odstraszanie możliwości pomocy pracownikowi poprawy ich wydajności.

Te wytyczne pomogą Ci pomóc pracownikom rozwinąć ich wydajność poprzez pozytywne wykorzystanie informacji zwrotnych. 

Oto jak najlepiej przekazać opinię

Skuteczne informacje zwrotne pracowników są specyficzne, a nie ogólne.

Aby na przykład przekazać konkretne informacje zwrotne, powiedzmy: „Raport, który wczoraj się włączyłeś, był dobrze napisany, zrozumiały i bardzo skutecznie przedstawił swoje punkty na temat budżetu.„Nie mów”, dobry raport.„To stwierdzenie jest zbyt ogólne, aby pracownik mógł wykorzystywać informacje do poprawy.

Jednym z celów skutecznych, konstruktywnych informacji zwrotnych jest poinformowanie jednostki o konkretnym zachowaniu, które chciałbyś zobaczyć więcej od niego. Ogólna informacja zwrotna, taka jak poklepanie po plecach, sprawia, że ​​pracownik czuje się dobrze, ale nie wykonuje dobrej roboty, aby wzmocnić zachowanie.

Przydatne opinie zawsze koncentrują się na konkretnym zachowaniu.

Chcesz konkretnie zidentyfikować zachowanie wymagające poprawy, a nie na osobę lub jej intencje. (Kiedy uczestniczyłeś w konkurencyjnych rozmowach podczas spotkania personelu, podczas gdy Mary miała podłogę, rozproszyłeś inne osoby obecne. W rezultacie Marya była częściowo pominięta.)

Najlepsze informacje zwrotne są szczerze i szczerze przekazane do pomocy.

Zaufaj temu stwierdzeniu. Ludzie będą wiedzieć, czy otrzymują informacje zwrotne z jakiegokolwiek innego powodu. Większość ludzi ma wewnętrzny radar, który może łatwo wykryć nieczystość. Pamiętaj o tym, gdy oferujesz opinię.

Pomyślna informacja zwrotna opisuje działania lub zachowanie, o których jednostka może coś zrobić.

Na przykład nigdy nie przekazałbyś informacji zwrotnej, jeśli możesz, podać jakiekolwiek narzędzia, szkolenie, czas lub wsparcie, które dana osoba musi skutecznie wykonać, ponieważ potrzebujesz, aby wykonać.

Jeśli to możliwe, wymagane informacje zwrotne są silniejsze.

Poproś o pozwolenie na przekazanie informacji zwrotnych. Powiedz: „Chciałbym przekazać ci informacje zwrotne na temat prezentacji, czy to w porządku?„To daje odbiorcy pewną kontrolę nad pożądaną sytuacją. Być może odbiorca może powiedzieć: „A co powiesz na jutro? Chciałbym pomyśleć o moim występie z dnia na dzień.

Przekaż informacje zwrotne, którego odbiorca może użyć.

Kiedy udostępniasz informacje i konkretne obserwacje, przekazujesz informacje zwrotne, z których może skorzystać pracownik.

Nie zawiera porady, chyba że masz zgodę lub żądanie porady. Zapytaj pracownika, co on lub ona może zrobić inaczej w wyniku wysłuchania informacji zwrotnej. Bardziej prawdopodobne jest, że pomożesz pracownikowi zmienić jego podejście, niż jeśli powie pracownikowi, co ma robić lub jak zmienić.

Przekaż informacje zwrotne w pobliżu wydarzenia.

Niezależnie od tego, czy informacja zwrotna jest pozytywna czy konstruktywna, podaj informacje tak ściśle powiązane z zdarzeniem, jak to możliwe. Skuteczne informacje zwrotne są w porządku, aby pracownik mógł łatwo połączyć informacje zwrotne z jego działaniami. Kilka dni później nie jest idealna.

Skuteczna informacja zwrotna obejmuje to, co i jak coś się stało, a nie dlaczego.

Pytanie, dlaczego pyta ludzi o ich osobistą motywację, co wywołuje obronę od osoby otrzymującej informacje zwrotne. Zapytaj, co się stało? Jak to się stało? Jak możesz zapobiec temu wynikowi w przyszłości? Jak mogę zrobić lepszą robotę, pomagając ci? Czego potrzebujesz ode mnie w przyszłości?

Sprawdź, czy druga osoba zrozumiała, co przekazałeś za pomocą pętli zwrotnej.

Pętla zwrotna, taka jak zadawanie pracownikowi pytanie lub obserwowanie jego zmienionego zachowania, pozwala wiedzieć, że druga strona zrozumiała, co się przekazałeś. Ustaw czas na powrót, aby omówić, czy opinie zmieniło wydajność i czy potrzebne są dodatkowe działania.

Udane informacje zwrotne są jak najbardziej spójne.

Jeśli działania pracownika są dziś świetne, jutro są świetne. Jeśli naruszenie polityki zasługuje na działanie dyscyplinarne, zawsze powinno to zasługiwać. Mieszane wiadomości nie dają żadnych wyników.

Wskazówki dotyczące przekazywania najskuteczniejszych informacji zwrotnych

Kiedy przekazujesz pracownikowi informacje zwrotne, pamiętaj o tych pięciu wskazówkach.

1. Informacje zwrotne są przekazywane osobie lub zespołowi ludzi w zakresie wpływu, jakie ich zachowanie ma na inną osobę, organizację, klient lub zespół.
2. Pozytywne opinie obejmują mówienie komuś o dobrej wydajności. Spraw, aby ta informacja zwrotna w odpowiednim czasie, specyficznym i częstym.
3. Konstruktywne informacje zwrotne ostrzega osobnika o obszarze, w którym jego wydajność mogłaby się poprawić. Konstruktywna informacja zwrotna nie jest krytyką. Jest opisowy i zawsze powinien być skierowany do podjętych działań, a nie osoby. Na przykład: „Maryja, twoja komunikacja podczas prezentacji była zbyt dogłębna dla potrzeb twoich publiczności. Musieli usłyszeć tylko podstawy, a ty udostępniłeś wszystkie informacje, które miałeś.„Aby uzyskać skuteczne informacje zwrotne, nie powiedziałbyś:” Mary, to była długa, nudna mowa."
4. Głównym celem konstruktywnej informacji zwrotnej jest pomoc ludziom w zrozumieniu, gdzie stoją w związku z oczekiwanym i/lub produktywnym zachowaniem pracy.
5. Rozpoznawanie skutecznej wydajności jest potężnym motywatorem. Większość ludzi chce uzyskać więcej uznania, więc uznanie sprzyja większej liczbie docenionych działań.