Jak zorganizować udane wydarzenie medialne

Jeden z najłatwiejszych sposobów na otrzymanie bezpłatnej ekspozycji mediów, znanej jako „zarobione media”-za pośrednictwem wydarzeń medialnych. Niezależnie od tego, czy współpracujesz z kilkoma sponsorami, aby pomóc tym mniej szczęśliwym, czy organizujesz konferencję prasową w celu ogłoszenia wydania produktu, należy wykonać pewne kroki, aby zorganizować udane wydarzenie medialne.

Zacznij od komunikatu prasowego

Wysłanie komunikatu prasowego pomoże mediom zdecydować, czy Twoja historia jest wystarczająco godna relacji. Dlatego pomaga zapewnić proste komunikaty prasowe i nigdy nie używać żadnego szumu. Stacje i gazety szukają wiadomości; Nie szukają Spiela sprzedaży.

Masz okno do wysłania komunikatu prasowego. Nie chcesz wysyłać go zbyt wcześnie, a potem zostaje zapomniany lub pochowany, i nie chcesz wysyłać go zbyt późno, gdy inne historie mogły już przypisać, a po prostu nie mogą dopasować się do twojego wydarzenia. Zasadniczo dwa do trzech dni przed wydarzeniem jest wystarczające zaawansowane powiadomienie, aby umożliwić prasę na zaplanowanie reporterów.

Chcesz także upewnić się, że podajesz wskazówki i wszelkie specjalne instrukcje w komunikacie prasowym. Jeśli siedziba Twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, ale twoje wydarzenie znajduje się w Twojej fabryce w odległości 30 mil, musisz to wyjaśnić w wydaniu.

Obejrzyj połączenia telefoniczne

Po wysłaniu komunikatu prasowego możesz zadzwonić do redaktorów w gazetach lub producentach na stacjach telewizyjnych, aby sprawdzić, czy je otrzymują. To wszystko, o co musisz zapytać.

Często otwiera rozmowę, aby powiedzieć ci, czy myślą, że będą w stanie przyjść, czy nie. Ale nawet jeśli nie, nie chcesz zapytać, czy przychodzą. Będą tam, jeśli będą w stanie, ale nie złożą żadnych obietnic.

Pamiętaj, że najważniejsze wiadomości lub ciężkie dni mogą uniemożliwić im przybycie w ostatniej chwili. Nie chcesz ich rozwierać, aby sprawdzić, czy przychodzą, nawet w dniu imprezy, kiedy stoisz tam, czekając na pojawienie się reporterów.

Chcesz także obejrzeć czas, w którym rozmawiasz telefonicznie. Dzwoniąc o dziesięć minut przed 5:00 P.M. Może wydawać się dla ciebie koniec dnia, ale dla producenta, który jest dziesięć minut do nocnej wiadomości. Najlepsze czasy do zadzwonienia to na ogół około 10:00 A.M. oraz między 1:00 a 2:30 P.M.

Zaplanuj ostrożnie czas swojego wydarzenia

Wszyscy pracują nad terminami. Gazety ustaliły czasy, które położyli w łóżku następnego dnia. Oznacza to, że jeśli przyjdą na twoje wydarzenie o 5:00 P.M. W czwartek relacja może nie pojawić się do soboty.

Stacje telewizyjne zwykle mają poranek, południe, 5:00, 6:00, 10:00 i/lub 11:00 P.M. Newscasts w ciągu tygodnia, w zależności od rynku telewizyjnego. Otrzymanie relacji, jeśli wydarzenie multimedialne rozpocznie się o 4:00 P.M. może być bardzo trudne. Nie po prostu wskakują do swojego samochodu i nie poprowadzą jak szalona, ​​aby uzyskać taśmę na antenie do 5:00. Istnieje scenariusz, który należy napisać i taśma, którą trzeba edytować.

Zaplanuj czas na zdarzenie, aby był nie tylko wygodny dla reporterów, ale także zwiększa twoje szanse na uzyskanie bardziej natychmiastowej ekspozycji.

Nie próbuj robić wszystkiego

Choć kuszące może być reżyserem, nie mów reporterowi, fotografom lub kamerzystom, jakie zdjęcia chcesz. Chcesz nawiązać z nimi pewną relację i rozpocząć związek z gazetą lub stacją telewizyjną. Nie wygrasz żadnych przyjaciół, mówiąc im, jak wykonać swoją pracę.

Ułatwiaj wsiadanie (i wychodzenie)

Jeśli organizujesz wydarzenie w zakładzie o powierzchni 50 000 stóp kwadratowych, a obszar pozwalający na media znajduje się z tyłu budynku, daj im tak łatwy dostęp, jak to możliwe. Nie mam ich zaparkowania z przodu budynku, a następnie wciągnij sprzęt aż do tyłu, jeśli możesz pomóc. Jeśli istnieje sposób na zjechanie z tyłu, poinformuj media znać wskazówki dotyczące jazdy w komunikacie prasowym i wyraźnie zaznacz drogę po przyjeździe.

Chcesz również zastanowić się, jaki obszar Twojego obiektu jest ściśle niezgodny. Na przykład, jeśli nie możesz uniknąć długiego spaceru, czy naprawdę chcesz, aby media przeszły cały budynek z kamerami? To nie znaczy, że zaczną strzelać, co chcą. Ale wiele firm ma ścisłe zasady dotyczące tego, gdzie kamery i osoby niebędące pracodawcy mogą wybrać się z powodów zastrzeżonych.

Rozważ elementy wizualne

Pomyśl o swoich wizualizacjach. Daj mediom jak najwięcej praktycznego doświadczenia. Mówienie o produkcie przez pół godziny, a następnie odnosząc się do obrazu w broszurze, to coś, na co media nie muszą się pojawiać. Pamiętaj, że przekazują wizualizację potencjalnym klientom-ich widzom lub czytelnikom-więc ważne jest, aby pamiętać o odbiorcach, abyś mógł uzyskać potrzebny zasięg.

Nie zapomnij zestawu prasowego

Dołącz informacje o swoim wydarzeniu i przekazuj je mediom. Te informacje pomogą im napisać historię, ale także pomogą Ci mieć większą kontrolę nad wiadomościami, ponieważ dostarczasz je kluczowymi informacjami.

Upewnij się, że kontakt z mediami jest dostępny

Nie zapomnij o udostępnieniu kontaktu z mediami na pytania. Jeśli reporter ma dodatkowe pytania, musi być w stanie szybko uzyskać kontakt z mediami. Pamiętaj, aby podać numer telefonu kontaktowego multimedialnego i wszelkie inne dane kontaktowe w zestawie prasowym.

Używaj pracowników z doświadczeniem

Nie musisz ograniczać rzeczników swojego wydarzenia do własnego kontaktu medialnego. Jeśli pracownik może zapewnić lepszy dźwięk, ponieważ miał więcej doświadczenia w opracowywaniu i pracy z określonym produktem, udostępnij je na pytania.

Wcześniej przygotuj swoje oświadczenie

Jeśli planujesz rozmawiać z kamerą lub z reporterem gazety, pomyśl o tym, co chcesz powiedzieć z wyprzedzeniem. Może pomóc znajomemu, który nie zna Twojej firmy do przeczytania zestawu prasowego i zadawania pytań, które mają. Z tych pytań, a także własnej burzy mózgów, wymyśl listę odpowiedzi. Nie chcesz brzmieć ćwiczeni, ale nie chcesz brzmieć nieprzygotowanym ani też mówić „umm…”.

Chcesz również rozważyć różne rodzaje mediów. Gazeta ma inne potrzeby niż telewizja i odwrotnie. Reporter gazety może zadać pytania, które są znacznie inne niż reporter telewizyjny. Każde medium ma inne sposoby prezentacji wiadomości, więc potrzebują tego rodzaju, które najbardziej odpowiadają swoim odbiorcom.

Co jeśli reporter nie pokazuje?

Stacja lub gazeta może bardzo dobrze wysłać fotografa lub kamerzysty zamiast reportera. To nie znaczy, że twoja historia nie jest dla nich ważna. Nie byłoby tam, gdyby nie planowali przedstawić twoich opowieści, więc traktuj każdego.

Jeśli kamerzysta obdarza swój sprzęt, nie wręcz im zestawu prasowego. Zaoferować to dla nich, dopóki nie będą w stanie wykonać potrzebnych strzałów. Traktując ich jak obywatel drugiej kategorii powróci na stację i może zranić twoje szanse na przyszłe ubezpieczenie.