Jak zarządzać przepływem informacji o planowaniu wydarzeń

Utrzymanie wielu grup na tej samej stronie jest jednym z największych wyzwań, jaką stają planiści wydarzeń na co dzień. Podczas gdy wszyscy zaangażowani z wydarzeniem chcą, aby odniósł sukces, bez określonej ścieżki komunikacji, zawsze będzie szansa na wypadnięcie szczegółów przez pęknięcia. Zapobieganie nadzorcom można uniknąć, ustanawiając blokę informacyjną od samego początku. Postępuj zgodnie z poniższymi wytycznymi, aby utrzymać wszystkie strony w tym samym kierunku.

Bądź szefem

Większość wydarzeń jest wspólnym wysiłkiem kilku różnych działów, ale pod koniec dnia musi być jeden lider, który nadzoruje całą produkcję. Każda osoba w zespole powinna skupić się na swojej specjalizacji i zrozumieć znaczenie swoich granic. Zidentyfikuj się jako główny planista od samego początku projektu. Wyjaśnij swoim współpracownikom znaczenie przepływu informacji i zilustruj, co się dzieje, gdy protokoły są ignorowane. Ponieważ nikt nie chce być odpowiedzialny za stworzenie problemu, wyjaśnij zasady wewnętrznego dialogu w pierwszym dniu.

Organizuj komitety na to wydarzenie

Celem tutaj jest sparowanie pracowników, których obowiązki przecinają się w jakiś sposób. Na przykład dział marketingu powinien być w tym samym komitecie, co zespół audiowizualny, aby upewnić się, że wszystkie grafiki i logo są prawidłowe wyświetlane. Tworzenie zespołów, które naturalnie muszą współpracować, wyeliminuje wiele zbędnych e -maili, które zwykle się zgubią w tasowaniu. Wybierz jeden kontakt z każdego komitetu, aby zgłosić się do Ciebie z najnowszymi wydarzeniami.

Opublikuj terminy, aby utrzymać zespoły planujące na dobrej drodze

Umieszczenie terminów z dużym wyprzedzeniem zmniejszy poziom stresu dla wszystkich zaangażowanych. Możesz wzmocnić wartość swoich terminów, tworząc schemat blokowy, który ilustruje, w jaki sposób prace każdego komitetu zostaną wykorzystane do połączenia wszystkiego. Pracownicy na ogół reagują lepiej, gdy wiedzą, że inny dział czeka na swoją odpowiedź. Dzielenie się tymi informacjami utrzymuje proces przejrzystości i podkreśla odpowiedzialność bez użycia negatywnego działania.

Informuj dyrektorów

Jednym z największych błędów, które możesz popełnić, jest praca za kulisami, dopóki nie będziesz gotowy przedstawić pomysłów dla swoich liderów wykonawczych. Rzadko, jeśli w ogóle, wejdziesz do ich biura i odejdziesz bez konieczności zmiany jakiegoś aspektu twojego wydarzenia. Oszczędzaj sobie tę frustrację, proaktywnie spotykając się z nimi w regularnych odstępach czasu podczas procesu planowania. O wiele łatwiej jest wprowadzić zmiany w środku projektu, a nie krążyć na końcu.

Skontaktuj się z dostawcami

Kolejnym pozornie niewinnym błędem, który może wystąpić, jest wtórna komunikacja z dostawcami. Dzieje się tak, gdy współpracownik podejmuje inicjatywę, aby skontaktować się z dostawcą bezpośrednio, aby udostępnić szczegóły planowania. Wynik tych pobocznych rozmów może mieć duży wpływ na to, jak wydarzenie się łączy. Jedynym sposobem, aby temu zapobiec, jest ograniczenie dostawcy sprzedawcy od innych pracowników. Na początku możesz myśleć, że to brzmi surowo, ale będziesz spać znacznie łatwiej, wiedząc, że wszystkie informacje przepływają przez ciebie.

Podaj proaktywne aktualizacje informacji

Bycie głównym planistą wydarzenia wymaga udostępnienia tyle informacji, ile otrzymasz. Zachowaj dokument planowania głównego, który przedstawia szczegóły wydarzenia i wysyłaj cotygodniowe aktualizacje wszystkim członkom twojego komitetu. Skróć komunikację i do rzeczy. Chcesz, aby wszyscy przeczytali notatki w cotygodniowych aktualizacjach e -mail, ale jeśli nieustannie wędrujesz, szybko stracisz uważność.

Zarządzanie przepływem informacyjnym zdarzeń wymaga takich samych procedur, jak komunikacja międzywydziała. Dbaj wszystkich o swoje obowiązki i udostępnij ważne aktualizacje wszystkim zaangażowanym stronom. Krytyczna różnica polega na tym, że jesteś CEO projektu. Twoją rolą jest zarządzanie wszystkimi szczegółami, które przychodzą i przełożyli je na wspólną wizję, która spełnia potrzeby każdego działu. Podstawą sukcesu jest upewnienie się, że wszystkie informacje przepływają w tym samym kierunku.