Jak zarządzać rekordami wydatków biznesowych

Jeśli poświęciłeś czas na zrobienie listy wszystkich zadań, które musisz wykonać, aby zarządzać swoją firmą, a następnie zamówić je pod względem tego, jak bardzo lubisz je robić, gdzie przyszedłoby zarządzanie rekordami wydatków? Dwieście siedemdziesiąt? A nawet niższe?

Ale chociaż większość z nas zdecydowanie uważa zarządzanie płytami biznesowymi za pracę i daje mu niski priorytet, dobre zarządzanie rekordami nie tylko ułatwia nasze życie zawodowe, ale może zapewnić nam realną ulgę w podatku. Oto, co możesz zrobić, aby ułatwić zarządzanie rekordami:

Trzymaj oddzielne wydatki biznesowe i osobiste

Brzmi łatwo, prawda?? Ale jest to część zarządzania rekordami, która podróżuje większość ludzi. Jeśli na przykład zabierzesz potencjalnego klienta na rundę golfa? (Odpowiedź jest osobista, ponieważ zielone opłaty nie są kosztem biznesowym). Pojazdy, których używasz zarówno z powodów osobistych, jak i biznesowych, to kolejny odwieczny problem. Musisz wiedzieć, co kwalifikuje się jako uzasadnione wydatki biznesowe, a co nie, i upewnij się, że dokumentacja biznesowa to dokładnie odzwierciedlają to.

Uzyskaj wystarczającą dokumentację dla wszystkich wydatków biznesowych

Wielu biznesu popełnia błąd, myśląc, że „listy” są wystarczające do celów zarządzania rekordami. Na przykład mają listę zakupów na swoich wyciągach kart kredytowych i myślą, że jest to wystarczające pod względem roszczenia tych zakupów jako wydatków biznesowych.

Niestety, CRA (Canada Revenue Agency) jest bardziej wymagający. Nie akceptują wyciągów kart kredytowych ani anulowanych czeków jako wystarczającej dokumentacji wydatków, gdy normalnie zostanie wydana faktura lub odbiór. IRS jest bardziej wybaczający, a przy braku paragonu ogólnie przyjmuje wyciągi z kart kredytowych i anulowane czeki jako dowód roszczeń z wydatków.

Jeśli chodzi o prowadzenie zapisów, należy pamiętać o dwóch punktach:

Zawsze otrzymuj paragon. Przyzwyczaj się prosić o paragon za każdym razem, gdy dokonasz zakupu - bez względu na to, jak małe. Sumują się również małe wydatki i potrzebujesz dokumentacji dla swoich dokumentacji biznesowej.

W razie potrzeby oznacz swoje rachunki. Wciąż są firmy, które przekazują wpływy, które nie mają na nich nic oprócz daty zakupu przedmiotu i ile kosztuje - co nie jest bardzo pomocne, gdy wpatrujesz się na paragon, próbując dowiedzieć się, co przedmiotem była i do której kategorii wydatków biznesowych wpisuje się.

Kiedy otrzymasz paragon, spójrz na niego i napisz odpowiednie informacje na ten temat, na przykład paragon i kategoria wydatków.

Uzyskaj osobne konto bankowe dla swojej firmy

Podczas gdy opłaty za konta bankowe biznesowe są niezwykle wysokie w porównaniu z kontami osobistymi, konto bankowe biznesowe jest absolutnie niezbędne do dobrego zarządzania rekordami biznesowymi. Konto bankowe biznesowe pomaga oddzielić swoje działalność i wydatki osobiste. Zdeponujesz wszystkie przychody firmy na konto biznesowe i wypłacisz wszelkie wydatki lub płatności związane z biznesem z konta biznesowego.

Jakie konto bankowe biznesowe powinieneś otrzymać? Konto czekowe - najlepiej takie, które dostarcza miesięczne wyciągi i zwraca na Ciebie anulowane czeki.

Kontrole biznesowe pomagają ułatwić zarządzanie rekordami, ponieważ możesz użyć linii notatki z przodu każdego czeku, aby udokumentować cel biznesowy wydatków.

Mieć i użyj osobnej karty kredytowej do wydatków biznesowych

Korzystanie z osobistych kart kredytowych do celów biznesowych szybko wrzuci Cię do zarządzania płytami. Karta kredytowa biznesowa znacznie upraszcza zarządzanie płytami biznesowymi, pomagając oddzielić wydatki osobiste i biznesowe (pomaga również sprawić, że Twoja firma będzie bardziej profesjonalna).

Zachowaj dziennik przebiegu podróży służbowych

Jeśli używasz któregokolwiek z pojazdów do celów biznesowych, dziennik przebiegu będzie dużą pomocą w zarządzaniu rekordami. Zwróć uwagę na odczyt przebiegu (lub kilometra) na liczniku liczników na początku roku, a następnie wprowadź przebieg według daty za każdym razem, gdy korzystasz z pojazdu do celów biznesowych. Utrzymanie dziennika przebiegu w rękawiczkach pojazdu ułatwi to. Jeśli masz więcej niż jeden pojazd, którego używasz do celów biznesowych, zachowaj logowanie przebiegu w każdym.

Zachowaj wszystkie rejestry biznesowe przez określony rok podatkowy razem 

Rozproszenie danych biznesowych w całym miejscu jest na bieżąco w czasie rzeczywistym, jeśli chodzi o rachunkowość lub przygotowywanie podatków, a organizowanie systemu zarządzania rekordami biznesowymi według roku obrotowego znacznie ułatwi znalezienie potrzebnych rekordów biznesowych, gdy potrzebujesz ich.

Zachowaj rekordy biznesowe przez prawidłowy czas

Z jakiegoś powodu wydaje się, że istnieje wiele zamieszania co do tego, jak długo musisz przechowywać rekordy biznesowe. Do celów podatkowych „Jeśli złożysz swój zwrot na czas, przechowuj swoje rejestry przez co najmniej sześć lat po zakończeniu roku podatkowego, z którym się odnoszą”. Ten sześcioletni okres zaczyna się od ostatniego korzystania z dokumentacji biznesowej, a nie od momentu wystąpienia transakcji.

Dla Ciebie.S. Zwrócenia podatkowe ”, przechowuj rekordy za trzyLata od daty złożenia pierwotnego zwrotu lub dwóch lat od daty zapłacenia podatku, w zależności od tego, co nastąpi później, jeśli złożysz wniosek o kredyt lub zwrot pieniędzy po złożeniu zwrotu. Kurnuj rekordy dla siedmiulata, jeśli złożysz roszczenie o stratę z bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenia złych długów."

Oprogramowanie księgowe ułatwia to

Dzięki łatwości użytkowania, dostępności z urządzeń mobilnych i niskim kosztem, dzisiejsze pakiety oprogramowania księgowego małego firmy mogą znacznie uprościć zarządzanie rekordami. Za około 10 USD miesięcznie dostawcy oprogramowania, takie jak Freshbooks i Zoho, oferują podstawowe pakiety startowe odpowiednie dla freelancerów i własnych właściwości, w tym fakturowanie, śledzenie wydatków i proste raportowanie. Pomyśl o zaletach, aby móc na przykład wysłać fakturę bezpośrednio ze smartfona, zrobić zdjęcie paragonu na lunch z klientem i zapisz go jako wydatek, lub śledź rozliczalny czas z wbudowanym timerem.

Te osiem rzeczy, które możesz zrobić, aby zarządzanie płytami były łatwe. Podobnie jak wiele firm administracyjnych związanych z prowadzeniem firmy, wymagają po prostu ustanowienia dobrych nawyków i wytrwałości. Ale jeśli zastosujesz te zasady teraz i przestrzegasz, zobaczysz ogromną różnicę w następnym czasie podatkowym, a Twoja rachunkowość będzie łatwiejsza przez cały rok.