Jak prowadzić skuteczne spotkania zespołu

Skuteczne spotkania to interesujące, wysokoenergetyczne wydarzenia, w których członkowie zespołu pracują razem, aby podejmować decyzje lub rozwiązać problemy. Niestety, zbyt wiele spotkań, w których uczestniczyliśmy. Najgorsze spotkania przynoszą czas na pełzanie, pozostawiając wszystkich wyczerpanych psychicznie i emocjonalnie i bardziej niż trochę sfrustrowane. Różnica polega na tym, jak planowane są spotkania.

Najlepsi menedżerowie rozumieją znaczenie tych wydarzeń i rozumieją, że wykonanie świetnego spotkania wymaga planowania i celowego wysiłku. Ten artykuł zawiera dziesięć wskazówek, które pomogą Ci skorzystać z tego cennego czasu współpracy z zespołem. Oto wskazówki, jak wzmocnić spotkania zespołu.

Miej pozytywne nastawienie do spotkań

Jest to najważniejsza rzecz, jaką menedżer może zrobić jako lider, aby poprawić spotkania zespołu. Zaskakujące jest, ilu menedżerów jest dumnych z głoszenia swojej niechęci do spotkań, ale osiągnięcie znaczących rezultatów, rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji, informowania, inspirujących, współpracy i motywowania menedżerowie muszą pracować z ludźmi. 

Oznacza to od czasu do czasu zebranie tych ludzi w pokoju lub na połączeniu konferencyjnym i rozmawianie z nimi. Zarządzanie nie polega na siedzeniu w biurze z zamkniętymi drzwiami, wysyłając e -maile. Jako lider spróbuj spojrzeć na spotkania jako przejaw przywództwa. To jest przywództwo pokazowe, a nie coś, co można się bać jak podróż do dentysty.

Pamiętaj, że jesteś właścicielem spotkania

Nie deleguj planowania programu na rzecz asystenta administracyjnego lub innego członka zespołu. Jako lider, to jest twój Spotkanie, aby zaplanować i uruchomić. Aby postawić się we właściwym układzie umysłu, zadaj następujące pytanie: „Po tym spotkaniu, czego chcę, aby ludzie się nauczyli, osiągnęli lub rozwiązali?" 

Zawsze przygotuj program

Wszystko, co kiedykolwiek przeczytasz o skutecznych spotkaniach w miejscu pracy, zawiera porady dotyczące przygotowania programu. Jednak wszyscy pokazaliśmy się na spotkaniu, na którym nie ma żadnego programu. Akt planowania programu pomaga skupić się i zidentyfikować priorytetowe tematy na spotkanie.

Poproś o wkład w porządku obrad

Chociaż głównym obowiązkiem menedżera jest rozwój programu, członkowie zespołu mogą zostać zaproszeni do wniesienia pozycji agendy. Wyślij wezwanie pomysłów na kilka dni przed spotkaniem.

Dopraw to

Umieść trochę różnorodności w formacie. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby urozmaicić spotkania zespołu:

• Zaproś głośników gości
• Świętuj coś
• Przeprowadzić „okrągły stół” - poproś członków zespołu na kolejnym uczeniu się nawzajem
• Obejrzyj rozmowę, która jest istotna dla programu spotkania
• Prowadzić aktywność budowania zespołu
• Lokalizacje zmian (rozważ zabranie spotkania poza witryną)
• Przynieś zabawne lub interesujące jedzenie
• Miej spotkanie „Zakończenia jednego przedmiotu”
• Poproś o aktualizacje okrągłego błyskawicy
• Zaangażuj zespół w burzę mózgów
• Zmień krzesła lub zmień wszystko Złamać monotonię

Pozwól „białej przestrzeni” na spontaniczną kreatywność i zaangażowanie

Nie wciskaj tak wielu przedmiotów w porządku obrad, że starasz się go ukończyć. Zamiast tego zostaw trochę miejsca na końcu na spontaniczną dyskusję. Jeśli spotkanie zakończy się wcześnie, pozwól wszystkim odejść wcześnie. Wszyscy doceniają również czas znalezionego czasu. 

Użyj spotkań zespołowych, aby współpracować

Zamiast po prostu udostępniać informacje, spróbuj rozwiązać problem lub współpracować z grupą po podjęciu decyzji. Tak, jest to trudne i może być nieuporządkowane, ale właśnie tam uzyskujemy największą wartość z spotkań. 

Rozjaśnić

Bycie liderem spotkania nie polega na obnoszeniem się autorytetem lub nadużywaniem władzy. Karanie kogoś za spóźnienie się przed zespołem jest przykładem tego. Zachowaj poczucie humoru i swojej pokory.

Podejmować właściwe kroki

Śledź elementy akcji i upewnij się, że ludzie robią to, co mówią. Pojawienie się na następnym spotkaniu jest frustrujące i dowiedzieć się, że połowa zespołu nie zawracała sobie głowy robieniem tego, co zaangażowali się podczas ostatniego spotkania. Kontynuuj przed spotkaniem i pociągnąć osoby do odpowiedzialności za swoje zobowiązania.

Być liderem wzoru do naśladowania

Spotkania drużynowe nie są czasem, aby zawieść się i odpocząć ze swoją drużyną. Trzymaj siebie i swój zespół na najwyższe standardy postępowania, co oznacza brak żartów, wybierając członków zespołu, cynizm i sarkazm lub wbijanie innych działów lub kierownictwa. Pomyśl o rodzajem lidera, którego chcesz być znany, a następnie pokazać się na każdym spotkaniu istnienie ten lider.

Dolna linia

Możliwość spotkania i pracy z zespołem to okropna rzecz do marnowania. Konieczne jest, abyś rozwinął dyscyplinę, aby planować i prowadzić spotkania, które ludzie cenią i wypychają inicjatywy.