Jak opracować skuteczny program spotkania

Agenda spotkania to lista pozycji, które uczestnicy mają nadzieję osiągnąć na spotkaniu. Program powinien zostać rozdzielony przed spotkaniem, minimalnie 24 godziny wcześniej, aby uczestnicy mieli możliwość przygotowania się do spotkania. Najlepiej, jeśli to możliwe, program powinien być dostępny na kilka dni przed spotkaniem. Im więcej czasu twoi koledzy mają do dyspozycji na spotkanie, tym bardziej prawdopodobne będą uczestniczyć w efektywnym uczestnictwie.

Opracowanie programu spotkań

Pierwszym krokiem w opracowaniu programu jest ustalenie, czy inni pracownicy są potrzebni, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie. Następnie zdecyduj, co masz nadzieję osiągnąć, organizując spotkanie i ustanawiasz wykonalne cele na spotkanie. Ustalone cele ustanowimy ramy dla skutecznego planu spotkań. Upewnij się, że nie zaplanowałeś więcej niż jest rozsądnie osiągalny w ramach czasu spotkania.

Jak powiedział Stephen Covey w „7 nawykach wysoce skutecznych ludzi”, „Zacznij od końca.„Twój cel spotkania określi skupienie się na spotkaniu, program spotkania i uczestników spotkania.

Następnie zastanów się, ile czasu spodziewasz się każdego elementu obrad. Jeśli spotkanie ma trwać godzinę i masz pięć elementów programu, daje to ogólne wyobrażenie o ramach czasowych. To nie znaczy, że każdy element porządku obrad musi być dokładnie 12 minut, ale pięć połączonych oczywiście nie może średnio więcej czasu.

Decyzje do podjęcia

Po ustaleniu ogólnego celu Ty lub Twój zespół musicie podejmować określone decyzje. Oprócz celu lub celu spotkania, dołącz także do swojego programu:

• Data, godzina i lokalizacja na spotkanie
• Uczestnicy potrzebni na spotkaniu
• Elementy do dyskusji
• Ilość czasu, w którym spodziewasz się, że grupa będzie musiała omówić każdy przedmiot
• Prace przed spotkaniem. Obejmie to wszelkie odczyt, dokumentację, dane, minuty spotkań z wcześniejszego spotkania lub wszelkie inne przygotowania, które sprawi, że twoje faktyczne spotkanie będą się udane. Odpowiednie dokumenty powinny być dołączone do zawiadomienia i programu spotkania.

Identyfikacja uczestników

Gdy zdecydujesz, że spotkanie jest konieczne w celu osiągnięcia celu, musisz opracować listę uczestników. Nie każdy pracownik może lub powinien uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale zapraszanie odpowiednich uczestników zwiększy twoje prawdopodobieństwo sukcesu. Określ swoich uczestników, zadając sobie pytania:

• Kto musi posiadać rozwiązanie, które opracowuje grupa?
• Kto jest właścicielem tego procesu, o którym omawia grupę?
• Kto musi znać informacje, które dystrybuujesz?
• Kto może dostarczyć dane i fakty, aby poprowadzić podejmowanie decyzji?
• Kto ma doświadczenie lub wiedzę specjalistyczną do dzielenia się z grupą?
• Kto musi poprzeć wdrażanie wszelkich rozwiązań lub zadań?
• Który musi udzielić pozwolenia lub zasobów na osiągnięcie wyniku spotkania?
• Kto może sprzeciwić się wdrożeniu dowolnych rozwiązań lub kierunku?

Programy regularnie planowanych spotkań

Nie każde spotkanie wymaga niestandardowego rozwiniętego programu. Większość pracowników regularnie planuje spotkania dla swoich działów lub grup roboczych. Masz również zespoły i projekty, w których uczestniczysz.

Trwający projekt może nie wymagać nowo opracowanego programu na każde spotkanie, ale Twój zespół będzie dobrze obsługiwany, przyjmując standardowe podejście do twojego spotkania. Regularnie planowane spotkanie pracowników jest podzielone na trzy segmenty, dla których każdy ma standardowe elementy programu:

Elementy informacyjne

Napisz wszelkie elementy programu, które są informacyjne dla każdego spotkania. Na przykład menedżer aktualizuje grupę o wynikach spotkania kierownictwa wyższego szczebla.

Elementy działania

Umieść w porządku obrad Wszelkie elementy, których oczekujesz, grupa będzie chciała przejrzeć na każdym regularnie zaplanowanym spotkaniu. Na przykład wydajność budżetu na okres i identyfikacja oszczędności kosztów i ciągłego ulepszeń, które grupa planuje osiągnąć.

Planowanie do przodu

Umieść w porządku obrad wszelkie przedmioty, które grupa chce zaplanować lub przygotować się z góry. Na przykład krótkoterminowe cele na następny miesiąc lub potrzeba pomocy współpracowników w nadchodzących zadaniach.

Jeśli postępujesz zgodnie z tymi wytycznymi, gdy opracujesz program spotkań, zwiększysz prawdopodobieństwo, że twoje spotkanie będzie bardziej produktywne.

Co dołączyć do swojego programu spotkania

Program regularnie zaplanowanego spotkania może pomóc w uzyskaniu wyników, których szukasz, włączając podstawowe elementy:

• Rozgrzewanie i pozdrowienia. Rozważ krótki przerywnik lodu w zależności od tego, jak często się spotyka grupa. Nawet na spotkaniu online uczestnicy mogą być dobrze obsługiwane przez lodołamacz.
• Przejrzyj cel, porządek obrad oraz oczekiwane wyniki i produkt.
• Przejrzyj, popraw (w razie potrzeby) i zatwierdzić protokoły z poprzedniego spotkania.
• Zapewnij odpowiednie informacje o departamencie i firmy, których potrzebuje zespół.
• Przejrzyj postępy w zakresie działań, planów działania i zobowiązań. Przejrzyj postępy grupy w celach.
• Omów i podejmuj decyzje dotyczące pozycji obrad na to spotkanie.
• Zidentyfikuj kolejne kroki.
• Zidentyfikuj cel, wynik i program na następne spotkanie.
• Pod koniec spotkania notatka powinna przejrzeć zobowiązania podjęte przez ludzi podczas spotkania.
• Zidentyfikuj wszelką pomoc potrzebną od osób, które nie są w grupie i przydziel uczestników do nawiązania kontaktu.
• Określ, kto poza spotkaniem uczestnicy powinni wiedzieć, co i zdecydować, jak osiągniesz komunikację.
• Rozpowszechniaj minuty w ciągu 24 godzin od spotkania lub natychmiast, jeśli notatka zabrała je elektronicznie.

Dolna linia

Możesz sprawić, że spotkania online lub osobiste są bardziej skuteczne i bardziej prawdopodobne, że przyniesie poszukiwane wyniki, gdy dokonasz szczegółowego programu. Agenda jest wynikiem twojego zdyscyplinowanego myślenia o wynikach, które pragniesz osiągnąć. Agenda spotkania jest zewnętrznym przejawem twojego planu i celów.