Jak utworzyć system zarządzania dokumentami

Zarządzanie dokumentami to proces obsługi dokumentów w taki sposób, że informacje można tworzyć, udostępniać, zorganizować i przechowywać wydajnie i odpowiednio. Jako takie, nauka tworzenia systemu zarządzania dokumentami ma kluczowe znaczenie dla firm.

Wiele firm zajmuje się informacjami o wysokich stawkach, które muszą być bezpieczne i prywatne lub szybko uzyskać dostęp. W takich przypadkach niezbędny jest płynnie działający system zarządzania dokumentami. Ale nawet jeśli Twoja firma ma bardziej swobodny charakter, nadal ważne jest, aby zachować odpowiednie zapisy dotyczące rozliczania i ze względu na wydajność.

Dowiedz się więcej o tym, jak stworzyć system zarządzania dokumentami, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

Opcje systemu zarządzania dokumentami

W dzisiejszych czasach większość firm pracuje wygodnie z dokumentami cyfrowymi i korzysta z programów z funkcjami przechowywania i zarządzania. Nie brakuje ogólnego i specyficznego dla branży oprogramowania lub aplikacji do zarządzania dokumentami specjalnie zaprojektowanymi w celu poprawy obsługi plików elektronicznych przez firmę. Na przykład hotele mogą nadal mieć rejestr w stylu książki po zameldowaniu i nadal mogą żądać podpisu na karcie karty kredytowej papierowej, ale za kulisami hotele używają opery do zarządzania pokoi, przechowywania notatek i rachunków. Opcje płatności, takie jak Square i Venmo, są częściej używane w handlu detalicznym i serwisowym, również eliminując potrzebę rachunkowości papierowej.

Jednak wiele małych firm musi poradzić sobie z mieszanką staromodnych danych na temat papierowych i elektronicznych plików, aw niektórych przypadkach odsetek danych papierowych jest znacznie większy.

Przekształcenie dokumentów papierowych w formaty cyfrowe

Jednym z rozwiązań problemu mieszanego środowiska danych byłoby użycie systemu obrazowania dokumentów do konwersji wszystkich dokumentów Twojej firmy na pliki elektroniczne. W zależności od rodzaju danych i dokumentów, z którymi pracujesz, może to być stosunkowo prosty proces lub może obejmować pewne kreatywność i wyspecjalizowane podejścia.

Na przykład mały sklep detaliczny, który zarządza paragonami i zapasami, może być w stanie przekonwertować dokumenty papierowe na cyfrowe arkusze kalkulacyjne z dodatkową pracą w wprowadzaniu danych. Z drugiej strony biuro dentysty, które prowadzi rejestr zdrowia pacjentów, rozliczeń, promieni rentgenowskich itp., Prawdopodobnie będzie potrzebować solidniejszej metody przekonwertowania wielu plików papierowych na formaty cyfrowe, takie jak zatrudnienie odpowiedniej serwisu skanowania dokumentów lub zakup oprogramowania skanowania zdolnego do przesyłania obrazów o wysokiej rozdzielczości.

Kroki systemu zarządzania dokumentami

Niezależnie od tego, czy współpracuje z środowiskiem cyfrowym, czy w środowisku hybrydowym z dokumentami cyfrowymi i papierowymi, konfiguracja systemu zarządzania dokumentami obejmuje trzy etapy:

1. Utwórz plan zarządzania dokumentami.
2. Wdrożyć plan zarządzania dokumentami.
3. Podążaj przez.

Pierwszy krok jest najbardziej szczegółowy, więc zbadajmy go dalej.

Tworzenie planu zarządzania dokumentami

Pierwszy krok dotyczy odpowiedzi na te cztery pytania:

Jakie są zasady tworzenia dokumentów?

Faktury, listy przypominające płatności, broszury sprzedaży, e-mail, bilanse, arkusze kalkulacyjne, raporty-wszystkie firmy tworzą różnorodne dokumenty w trakcie robienia i śledzenia biznesu. I, aby zachować uporządkowanie, wszystkie firmy muszą ustalić zasady tworzenia dokumentów.

• Czy istnieją wewnętrzne szablony niektórych standardowych dokumentów biznesowych, takich jak listy i faktury, i gdzie się znajdują?
• Czy istnieje wewnętrzny przewodnik po stylu, którego należy przestrzegać?
• W przypadku datowania nowych dokumentów lub czasowych?
• Jakie procedury należy przestrzegać w celu udostępniania lub przeglądu dokumentów?

W przypadku niektórych małych firm jedynymi punktami, które będą miały znaczenie, są szablony różnych dokumentów biznesowych i jak z nich korzystać. Ale jeśli tworzenie dokumentów w Twojej firmie obejmuje różne osoby współpracujące, przeglądające lub aktualizujące dokumenty, musisz poświęcić trochę czasu na podjęcie decyzji o tym, jak te rzeczy należy zrobić, aby zapewnić wydajność i spójność.

Google Docs to standard branżowy dla projektów współpracy, ponieważ oferuje różne opcje kontroli uprawnień, przeglądania edycji i w inny sposób udostępniają jeden dokument między wieloma osobami z kontrolą bezpieczeństwa.

Jak zostaną przechowywane dokumenty?

Istnieją koszty związane z przechowywaniem-z których największa dla większości małych firm jest prawdopodobnie koszt zmarnowany, kiedy ludzie szukają dokumentów. Pytanie brzmi: w jaki sposób zostaną złożone dokumenty? Kluczem do składania dokumentów jest przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania plikami. Niezbędny, łatwy do naśladowania system jest niezbędny.

Musisz także wiedzieć, w jaki sposób zarchiwizujesz dokumenty. Jak poradzisz sobie z plikami, które są nieaktualne lub gotowe do przeniesienia do tylnego palnika w systemie zarządzania dokumentami?

Na przykład na początku każdego roku powinieneś przejrzeć różne pliki związane z pracą na komputerze, usuwając te, które nie są już aktualne i tworząc nowe foldery oznaczone przez rok i przedmiot, przesuwając pliki w razie potrzeby. Możesz zrobić to samo z plikami papierowymi; Usuwanie starych dokumentów z folderu pliku i utworzenie nowego z „starym” w tytule. Niektóre oprogramowanie oferuje automatyczne opcje archiwizacji.

„Przechowywanie” w środowisku cyfrowym może być oparte na chmurze lub na lokalnych serwerach, ale aby przechowywać dokumenty papierowe, potrzebujesz fizycznej przestrzeni na stronie lub wielu biur prawnych, dla których zaległości w plikach klienta są wymagane-możesz potrzebować- wynająć jednostkę magazynową.

Jak można uprościć pobieranie dokumentów?

To pytanie jest sercem Twojego systemu zarządzania dokumentami. Według niektórych szacunków znalezienie brakującego dokumentu i 220 USD za to kosztuje spółka.

Po raz kolejny dobre praktyki dotyczące zgłoszeń mogą znacznie przyczynić się do rozwiązania problemu. Jeśli skonfigurujesz solidne procedury i protokół, takie jak konsekwentnie przestrzeganie ścisłych konwencji nazewnictwa, na przykład dokumenty będą łatwiejsze do znalezienia.

I niezależnie od tego, czy jesteś jedynym właścicielem, czy właścicielem firmy z pracownikami, powinieneś utworzyć listę lokalizacji plików, która przypomina użytkownikom, w których poszczególne typy plików i pomoże ludziom wiedzieć, gdzie je znaleźć. Pamiętaj, aby dołączyć, czy plik będzie w systemie komputerowym, serwer wewnętrzny, w chmurze, czy złożony w fizycznej lokalizacji, takiej jak szafka na dokumenty. Załóżmy na przykład, że używasz zdjęć, wideo, a nawet papierowych zdjęć w Twojej firmie. Wpis na liście lokalizacji plików może być:

• Obrazy cyfrowe/wideo: komputer (lub serwer) -Drive E:/Photos-File w odpowiednim folderze tematu
• Zdjęcia papierowe: szafka na dokumenty 3-photos-alfa według tematu

Wspólna sieć lub dyski w chmurze powinny być oznaczone zgodnie z treści.

Jak można dokonać dokumentów i zachować bezpieczeństwo?

Pierwsza linia obrony bezpieczeństwa dokumentów jest fizycznie zabezpieczanie samych lokalu biznesowego. Wszystkie firmy, nawet domowe, muszą mieć zainstalowane systemy bezpieczeństwa.

Firmy mogą również potrzebować lub chcieć inwestować w inne urządzenia bezpieczeństwa, takie jak paski okienne, kamery bezpieczeństwa lub usługi patrolowe. Możesz spędzać cały czas, aby tworzyć hasła i szyfrować pliki, próbując chronić pliki elektroniczne, ale nie ma znaczenia, czy ktoś może po prostu wejść i ukraść komputer.

Dodatkowe środki bezpieczeństwa dokumentów obejmują:

• Blokowanie wszystkich szafek dokumentalnych po godzinach pracy (i podczas lunchu, jeśli nie ma nikogo wiarygodnego)
• Regularnie tworzenie kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, najlepiej poza miejscem, aby strzec przed wyeliminowaniem danych biznesowych przez klęski żywiołowe
• Ograniczenie dostępu użytkownika do niektórych dokumentów, aplikacji i folderów na dowolnych współdzielonych komputerach
• Zapobieganie kradzieży pracowników poprzez przeprowadzanie kontroli tła i odniesienia w ramach procesu zatrudniania

Wdrażać i postępować

Po utworzeniu planu zarządzania dokumentami, odpowiadając na powyższe pytania, jesteś gotowy na jego wdrożenie. Upewnij się, że cały personel zna szczegóły systemu zarządzania dokumentami Twojej firmy i że wszyscy postępują zgodnie z odpowiednimi procedurami podczas tworzenia, przechowywania i pobierania dokumentów.

Będziesz także musiał mieć pewność, że każdy, kto uzyska dostęp i używa dokumentów w Twojej organizacji, podąża za konsekwentnym nazywaniem i przechowywaniem dokumentów. Regularnie sprawdzaj, aby sprawdzić, czy poszczególne pliki można łatwo znaleźć i strzec przed błędem. Nawet okazjonalne nieostrożność może zrzucić cały system.

Możesz skonfigurować system zarządzania dokumentami w ciągu jednego dnia, ale wdrażanie go konsekwentne z czasem będzie kluczem do jego sukcesu. Nagrody są ogromne, oszczędzisz mnóstwo czasu i zyskasz spokój.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jaki jest najlepszy system zarządzania dokumentami?

Nie ma jednego systemu, który będzie działał dla wszystkich firm na całym świecie. Kluczem jest zrozumienie potrzeb Twojej firmy, a następnie zastosowanie najbardziej odpowiednich praktyk. Niektóre czynniki do rozważenia obejmują:

• Skala twoich operacji (ile dokumentacji będzie przechowywana)
• Zakres rodzajów danych i informacji, które musisz zarządzać
• Jak używane są Twoje dokumenty i jak często należy je uzyskać dostęp
• Wymagane poziomy bezpieczeństwa
• Twój budżet może zatrudnić usługę specjalistyczną lub kupisz oprogramowanie wysokiej klasy, czy też sam zarządzasz?

Czy SharePoint jest uważany za system zarządzania dokumentami?

Jednym słowem, tak, ale z zastrzeżeniem: produkt Microsoft Office nie jest dostosowany do działania jako system zarządzania dokumentami dla małych firm i musi być starannie i poprawnie wdrażany, aby zintegrować się z operacją. SharePoint ma możliwość przechowywania, ochrony i zarządzania dokumentami oraz obejmuje funkcjonalność współpracy i archiwalnej.