Jak stworzyć plan odzyskiwania po awarii dla swojej firmy

Plan odzyskiwania po awarii to dokument, który szczegółowo opisuje, w jaki sposób Twoja firma wyzdrowieje z katastrofalnego wydarzenia.

Jeśli jesteś pewien, że wszyscy twoi pracownicy są bezpieczni i solidne po uderzeniu katastrofy, wdrożenie planu odzyskiwania po awarii powinno być Twoim pierwszym zamówieniem. Terminowe i dobrze zaplanowane ożywienie może mieć znaczenie między bankructwem a przetrwaniem Twojej firmy.

Istnieje wiele różnych rodzajów katastroficznych zdarzeń. Poniższe kroki koncentrują się na tworzeniu planu odzyskiwania po awarii, którego możesz użyć, jeśli stracisz biuro, ale nie możliwości produkcyjne swojej firmy. Na przykład podejście podobne do tego poniżej byłoby odpowiednie, gdyby pożar lub inne wydarzenie zniszczyło biura biznesowe dla firmy produkcyjnej, ale nie do fabryki.

01 z 06

Zrób listę krytycznych miejsc pracy

Obrazy bohatera/obrazy Getty

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu odzyskiwania po awarii jest stworzenie listy wszystkich miejsc pracy w biurze, które musiałyby zostać przeniesione do alternatywnej lokalizacji, aby firma mogła działać.

Następnie zaznacz gwiazdą lub gwiazdką te zadania, które uważasz za krytyczne, aby kontynuować funkcjonowanie, jeśli byłeś w sytuacji odzyskiwania po awarii.

Na przykład przedstawiciele obsługi klienta i personel księgowy powinni być oznaczone jako krytyczne, podczas gdy osoby telemarketingowe rozwiązywania wychodzących połączeń sprzedażowych mogą być drugorzędne.

02 z 06

Inwentaryzacja niezbędna sprzęt biurowy

Obrazy bohatera/obrazy Getty

Dla każdego pracownika wymień tylko niezbędny sprzęt biurowy i meble, których potrzebują, aby wykonać swoją pracę. Pamiętaj, że w przypadku katastrofy, przestrzeni, pieniędzy i czasu będą miały premia.

Skoncentruj się na naprawdę niezbędnych przedmiotach, a nie na każdym elemencie, którego obecnie używają. Lista odzyskiwania po awarii może zawierać następujące czynności:

• Biurko i krzesło
• Komputer
• Oprogramowania komputerowego 
• Telefon
• System punktu sprzedaży

03 z 06

Sprzęt wspierający zapasy

Reza Estakhrian/Stone/Getty Images

Następnie spójrz na niezbędny sprzęt biurowy, który jest używany za kulisami. Telefony na biurkach przedstawicieli usług muszą połączyć się z siecią telefoniczną.

Komputery w biurze muszą połączyć się z jakimś serwerem lub aplikacją, która umożliwia pobranie zamówień, dostarczanie materiałów, usługi, które mają zostać wysłane, a faktury do pocztą lub wynagrodzeniem, które mają zostać spełnione.

Spaceruj po swoim biurze, a zobaczysz rzeczy, które łączą Twoją firmę.

Twoja lista odzyskiwania po awarii może zawierać następujące elementy:

• Serwery zapasowe
• Kopie ważnego oprogramowania
• Kopie zapasowe danych
• System telefoniczny biznesowy
• SAFE BEZPIECZEŃSTWO
• Codzienne pieniądze z szuflady gotówkowej

04 z 06

Plan alternatywnej powierzchni biurowej

Cultura/James French Getty Images

Teraz, gdy masz listę ludzi, mebli i sprzętu, będziesz potrzebować fizycznego miejsca, aby je umieścić.

Nie oznacza to, że musisz wynająć powierzchnię biurową i pozwolić jej być pustymi. Oznacza to, że powinieneś już zbadać kilka alternatywnych miejsc do przeprowadzenia swojego biura w przypadku katastrofy.

Alternatywy mogą obejmować dowolne lub wszystkie następujące czynności:

• Lokalny agent nieruchomości z listą wolnych miejsc biurowych dostępnych
• Umowa z sąsiednim biznesem, aby dzielić powierzchnię biurową, jeśli pojawia się katastrofa
• Opcja relokacji w Twojej firmie (na przykład przeniesienie do pustej części magazynu)
• Plan, który pozwala pracownikom pracować zdalnie z domu lub z lokalnej powierzchni wynajętej do momentu przywrócenia biura
• Lista przestrzeni coworkingowych w okolicy

05 z 06

Ubezpieczenie i budżet

Czy poprawnie wizualizujesz swoje pomysły na oszczędzanie pieniędzy?.

Obrazy tematyczne/obrazy Getty

Po zdecydowaniu, gdzie umieścić ludzi, będziesz musiał zacząć kupować im to, czego potrzebują, aby wykonywać swoją pracę, jeśli zostało zniszczone.

Oszacuj, ile będzie kosztować zastąpienie każdego elementu z listy niezbędnego sprzętu biurowego, który utworzyłeś w drugim kroku.

Czas spędzony teraz na tym zadaniu będzie ogolony dni wolnego od procesu odzyskiwania później, ponieważ będziesz w stanie dostarczyć listę ubezpieczeniowej, szczegółowo opisując dokładnie to, czego potrzebujesz, i prawdopodobnie otrzymasz kontrolę ubezpieczenia wcześniej.

06 z 06

Udostępnij i przechowuj poza siedzibą

Marvid/Istock

Najlepszy plan odzyskiwania po awarii nie przyniesie ci żadnego dobrego, jeśli zostanie spalony w ogniu lub nikt go nie znajdzie.

Najlepszą strategią jest udostępnienie swojego planu odzyskiwania po awarii z co najmniej jedną inną osobą w Twojej firmie i upewnienie się, że przynajmniej jedna kopia jest przechowywana cyfrowo lub poza.

Przechowuj kopie dowolnego krytycznego oprogramowania, kopii zapasowych danych i niezbędnych plików lub dokumentów cyfrowo za pomocą usługi opartej na chmurze lub przechowuj je na zapasowym dysku twardym, który jest przechowywany w bezpiecznym miejscu poza biurem.