Jak kupić system telefoniczny biznesowy

W przypadku większości organizacji najważniejszym elementem sprzętu biurowego jest telefon. Systemy telefoniczne z klasy biznesowej zwykle zaczynają kosztować kilka tysięcy dolarów, a cena wzrasta proporcjonalnie wraz ze wzrostem wielkości systemu i liczbą potrzebnych funkcji.

Omawiane tutaj systemy telefoniczne z klasy biznesowej dotyczą biur z dziesięć osób lub więcej.

Jakie funkcje potrzebujesz

Funkcje, które przynoszą wartość do Twojej firmy i łączą Twoją firmę ze światem, zwiększą całkowity koszt systemu telefonicznego. Sprzedawca systemu telefonicznego spróbuje sprzedać ci wszystkie dzwonki i gwizdy (to ich praca), ale musisz spojrzeć na każdą funkcję i zdecydować, czy zwiększy wartość Twojej firmy, czy zaoszczędzi Ci pieniądze. 

Podstawowe funkcje

Oto niektóre z bardziej powszechnych funkcji, które są dostępne w systemie telefonicznym biznesowym. Każda marka jest inna, więc poproś sprzedawcę o pełną listę opcji.

Auto -asoodant zwykle zajmuje miejsce recepcjonistki, prezentując dzwoniących listę opcji do kierowania połączenia (e.G., „Naciśnij 3, aby porozmawiać z kimś w sprzedaży”). Może także pozwolić dzwoniącym bezpośrednio wybrać rozszerzenie strony.

• Funkcje konferencyjne Pozwól połączyć się z dwoma lub więcej rozszerzeń, aby podzielić się w rozmowie. Zwykle domyślnie to dwa. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwóch, zapytaj, jaka jest maksymalna liczba uczestników. Niektóre systemy pozwalają jedynie na konferencje wewnętrzne. Jeśli potrzebujesz zewnętrznych połączeń konferencyjnych, zapytaj też o to.
• Zautomatyzowany katalog pozwala dzwoniącym spojrzeć na rozszerzenie pracownika, wprowadzając kilka pierwszych liter ich imienia.
• Poczta głosowa pozwala na pozostawienie wiadomości dla pracowników, którzy są niedostępni lub przez telefon. Niektóre systemy mogą przekazywać wiadomości poczty głosowej do e-maila pracownika i umożliwić osobnym sprzęcie pocztowym zewnętrznym na interfejs z ich sprzętem. W zależności od cen może to zaoszczędzić pieniądze.
• Call Hold to możliwość wstrzymania połączenia, podczas gdy użytkownik zajmuje się innymi sprawami. Zwykle dołączone do systemu.
• Przekazanie połączeń Daje użytkownikowi możliwość przekazywania wszystkich połączeń do innego rozszerzenia lub tymczasowo do poczty głosowej.
• Szybkie wybieranie zapisuje często używane numery telefonów i pozwala użytkownikowi wybrać go za pomocą przycisku lub dwóch. Jest to przydatna głowa czasowa dla często nazywanych liczb.
• Ponowne umożliwia ponowną ponowną ponowną liczbę numerów przycisku.
• Stronicowanie pozwala użytkownikowi przemawiać przez publiczny system adresów, aby zadzwonić do pracownika lub przekazać ogłoszenia.
• Muzyka zawieszona daje swoim dzwoniącym coś do słuchania, gdy są zawieszone. Może to być muzyka lub nagrane wiadomości reklamujące Twoją firmę.
• Zasilanie awaryjne zapewni alternatywne źródło energii elektrycznej przez 10 do 60 minut w przypadku awarii zasilania.

Zaawansowane funkcje

Zaawansowane funkcje zwiększą znaczne koszty całkowitego systemu i zwiększą ciągły koszt w ciągu systemu systemu. Można to jednak zrekompensować przez zmniejszoną obsługę klienta i korzyści, które przynoszą.

• Zdalna lokalizacja Funkcja umożliwia proste połączenia z pracownikami poza witryną lub małym zdalnym biurze, po prostu wybierając wewnętrzne rozszerzenie.
• Znajdź mnie / śledź mnie pozwala użytkownikom przekazywać telefon na żądanie na inny telefon, telefon komórkowy, telefon domowy, sekretarz itp.
• Integracja telefonu komputerowego (CTI) pozwala systemowi telefoniczne interakcje z systemem komputerowym. Przykłady zawierają możliwość klikania numeru telefonu na ekranie i automatycznie wybierz numer telefoniczny (skrócenie niewłaściwych numerów i oszczędza czas); lub przekazanie numeru telefonu klienta do komputera podczas rozmowy, aby podnieść konto klienta i wyświetlić je na ekranie dla pracownika przed odebraniem telefonu. Ta opcja jest bardzo droga.

Jak duży powinien być system

Następne pytanie, na które musisz odpowiedzieć, to miejsce, w którym chcesz telefony. Poniższa lista identyfikuje wspólne miejsca, w których będziesz chciał zlokalizować rozszerzenie telefonu:

• Recepcjonista
• Każde biuro
• Maszyna faksu
• Terminale karty kredytowej, porty danych
• Pokój konferencyjny
• Sklep/podłoga magazynowa
• Obszary publiczne (poczekalnia, korytarze, wejścia itp.)

Następnie będziesz musiał ustalić, ile jednoczesnych połączeń telefonicznych wejdzie i opuszcza biuro. Suma połączeń przychodzących i wychodzących w dowolnym momencie jest liczba linii (lub pni), której potrzebujesz.

Wspólne konfiguracje to 3, 8, 12, 16, 24 lub 48 linii. Większe systemy mają szczeliny rozszerzeń, dzięki czemu można dodać więcej linii w późniejszym terminie. Pamiętaj, aby uwzględnić przyszły wzrost (25% nie jest rzadkością). Ważne: jeśli to nie doceniasz, dzwoniący otrzymają ruchliwy sygnał, jeśli wszystkie linie są używane.

Znalezienie sprzedawcy systemu telefonicznego

Znalezienie sprzedawcy nie jest trudne. Najpierw możesz przeszukać Internet „sprzęt telefoniczny i materiały”, aby znaleźć blisko dealera.

Pokazie zawodów biznesowych i biurowych są również dobrymi miejscami do rozpoczęcia. Nie tylko będziesz w stanie sprostać ludziom i wspierać ludzi, ale możesz również wypróbować system.

Wreszcie, najlepszym sposobem jest zapytać. Zapytaj osoby, które znasz, kto ma firmę z biurem. Możesz także uzyskać ich ocenę jakości sprzętu i poziomu świadczonych usług.

Obliczanie całkowitego kosztu

Całkowity koszt systemu będzie składał się z następujących komponentów:

• Jednostka podstawowa / system to jednostka kontrolująca całą infrastrukturę telefoniczną. Koszt zależy od liczby posiadanych funkcji, liczby zestawów telefonicznych, które może obsłużyć, oraz liczba linii pochodzących z firmy telefonicznej.
• Telefony / zestawy biurkowe to jednostki, które siedzą na biurkach lub są przymocowane do ściany. Występują w kilku różnych stylach, możliwościach i cenach. Ceny mogą wynosić od 70 do 1000 USD. Przykłady obejmują podstawowe (najtańsze), średnie, kadry kierownicze/wysokiej klasy, zestawy recepcjonistów (najdroższe) i jednostki tabeli konferencji. Inne opcje obejmują słuchawki głośnomówiące i połączenia bezprzewodowe. Większość telefonów jest zastrzeżona i będzie działać tylko z systemem podstawowym od tego producenta. Jeśli zastępujesz istniejący system telefoniczny, koszt wszystkich nowych telefonów (jeśli zmienisz marki) może dokonać aktualizacji do następnego wyższego modelu, jedyne niedrogie rozwiązanie, jakie masz.
• Okablowanie to naczynia krwionośne organizacji i nie mogą być marginalizowane. Jeśli budujesz biuro, zainstaluj dodatkowe okablowanie i pojemniki w dowolnym obszarze, które według ciebie możesz potrzebować telefonu w przyszłości. Koszt będzie ułamkiem kosztów, jeśli będziesz musiał wrócić później i uderzyć dziury w sufitach i ścianach. Jeśli instalujesz go w budynku z istniejącym okablowaniem, poproś dealera, aby sprawdzić okablowanie pod kątem kompatybilności przed podpisaniem umowy.
• Instalacja i konfiguracja początkowa będzie najbardziej czasochłonną częścią projektu. Systemy telefoniczne nie działają prosto w pudełku i najprawdopodobniej będą musiały zostać zainstalowane i początkowo skonfigurowane przez wyszkolonego technika. Aby wstawać i uruchomić tak szybko, jak to możliwe, upewnij się, że jest to zawarte w umowie. Inne opcje, które można negocjować, to konserwacja, przyszłe modyfikacje i szkolenie dla pracowników.

Podjęcie ostatecznej decyzji

Ostateczna decyzja spoczywa na twoich ramionach. Sprzedawcy systemu telefonicznego mogą być agresywni, ale pamiętaj, że jesteś „klientem” i jesteś odpowiedzialny. Aby uzyskać najlepszą cenę dla systemu, który chcesz, dostarcz swoje wymagania kilku firmom i pozwól im licytować projekt. Upewnij się, że otrzymasz szczegółową propozycję obejmującą wszystkie obszary przedstawione powyżej. Nie odzyskasz porównania jabłek z jabłkami, więc zapytaj, aby koszt funkcji został wymieniony osobno (lub szczegółowo, jeśli są one dołączone jako pakiet funkcji). Pozwoli ci to ustalić, co powoduje różnice w cenach. Jeśli nadal nie jesteś pewien wyraźnego lidera, poproś o demo na stronie istniejącego klienta. Wreszcie, porównaj propozycje i wybierz tę, która spełnia Twoje potrzeby, pozwala na wzrost i, co najważniejsze, czujesz się najbardziej komfortowo.