Jak zbudować podstawowy zestaw zaopatrzenia na seminaria i konferencje

Planiści wydarzeń spędzają dużo czasu na przygotowaniu się do swoich wydarzeń, ale czasami mogą przeoczyć małe rzeczy, które - lub ich klienci - mogą potrzebować dnia faktycznego wydarzenia. Świetny planista wydarzeń nigdy nie przybywa na wydarzenie z pustymi rękami. Jednym ze sposobów uniknięcia awaryjnej podróży do sklepu w celu uzyskania podstawowej potrzeby wydarzenia korporacyjnego jest zbudowanie zestawu zaopatrzenia, który pójdzie z tobą gdziekolwiek pójdziesz. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się na seminarium, konferencję lub inny rodzaj wydarzenia, zestaw zaopatrzenia w planistę wydarzeń powinien pomóc ci w wiązaniu. Oto kilka przedmiotów, które chcesz zachować swój zestaw.

01 z 07

Wyczyść pasterzowe pudełko do przechowywania

Getty/Blend Images/Marc Romanelli

Zaczniemy od samego pudełka. Ważne jest, aby kupić pudełko do przechowywania, które nie jest zbyt duże, ale ma wystarczającą głębokość, aby pomieścić szereg materiałów eksploatacyjnych. Przezroczysta plastikowa skrzynka do przechowywania jest niezwykle pomocna w tym celu i jako taka może pomieścić wiele różnych przedmiotów.

Wyzwanie polega na znalezieniu dostawcy, który ma odpowiedni rozmiar do przechowywania większych przedmiotów, takich jak dozowniki taśm, bez poczucia, że ​​przeżywasz ogromne miejsce do przechowywania na każde wydarzenie, w którym uczestniczysz. Możesz odnieść sukces w pudełkach lub wannach z następującymi wymiarami: 5.87 "wysoki x 10.62 "szerokości x 16.12 cali głębokie.

02 z 07

Nóż do tektury

Getty/Źródło obrazu

Plannicy wydarzeń i spotkania wysyłają niesamowitą ilość materiału w pudełkach na każde wydarzenie. Nawet małe seminarium dla 35 osób często wymaga otwarcia tuzina kartonowych pudełek z materiałów eksploatacyjnych. W zależności od tego, co jest wysyłane, czasami promocyjne i inne przedmioty są wysyłane w mniejszych pudełkach w tych pudełkach. Tutaj przydaje się noża do pudełka.

Niektórzy ludzie lubią większe, nieporęczne nożyce, które pozwalają na silny uchwyt. Ogólnie rzecz biorąc, zwykle po prostu przecinasz taśmę na zewnątrz pudełek. W przypadku zestawu do dostaw wydarzeń lekka jest prawie zawsze najlepszym wyborem. 

03 z 07

Taśma pocztowa i magazynowa z dozownikiem

Getty/e+/burak bukakcan

Równie ważny jak nóżka jest taśma mailowa i dozownik przechowywania. Po zakończeniu wydarzenia wszystko musi zostać ponownie podane i wysłane z powrotem do biura lub następnej lokalizacji wydarzenia.

Pistolet na taśmę jest na ogół zbyt duży dla większości potrzeb, ale podręczny dozownik jest niezwykle łatwy w użyciu i wykonuje zadanie. Spakuj jedną rolę z dozownikiem do zestawu, a to z łatwością przygotuje się do wysyłki.

04 z 07

Nożyce

Getty/Moment Open/Alex Turton

Wygląda na to, że przedmiot, który może nie być większy, ale nożyczki są niezwykle ważne dla wycinania wszystkiego, od słabo zszytych tkanin z odsłoniętymi niciami po zakupy w ostatniej chwili, które wymagają usuniętych ceny.

Para klasycznych nożyczek 5 cali będzie wygodnie pasować do pudełka (a także będzie mniejsza). Większość nożyczek dostępnych w sklepach biurowych jest nieco większa na poziomie około ośmiu cali. Znajdź parę wykonaną ze dobrej jakości stali nierdzewnej, ponieważ będą trwać przez podstawowe zużycie.

05 z 07

Tagi lub odznaki

Getty/Photodisc/Jacobs stock photography

Jednym z ostatnich elementów, które zostaną wyprodukowane przed jakimkolwiek wydarzeniem korporacyjnym, są odznaki nazwy gościa. To dlatego, że wiele osób potwierdza i/lub odrzuca zaproszenia w ostatniej chwili, co wymaga, aby planiści spotkań czekali do ostatniej możliwej godziny na stworzenie tagów nazwisk, aby nie podlegać lub nadmiernie zamówić.

Nieuchronnie będą nazwy, które mogą być źle napisane, a niektórzy ludzie przybędą niezapowiedziane. W tych sytuacjach najłatwiej jest mieć dostawę pustych tagów, aby ludzie mogli po prostu napisać swoje nazwiska. Jeśli jesteś trochę przewyższającym, możesz również przynieść puste znaczniki nazw, które mają wydrukowane laser Logo firmy lub Logo Stowarzyszenia. Lubimy przechowywać pod ręką 3 "x 4" (najpopularniejszy rozmiar).

06 z 07

Markery Sharpie i rozdziały

Obrazy pixabay/domeny publicznej

Utrzymanie zapasów znaczników i rozświetlaczy jest pomocne w wielu sytuacjach dla planistów wydarzeń. Większość z was nie potrzebuje mnie do oznaczenia oczywistych zastosowań podświetlania elementów w notatnikach wydarzeń itp. Interesujące jest jednak rozważenie zewnętrznych żądań, które możesz otrzymać, gdy rozświetlacz będzie przydatny.

Na przykład dyrektorzy korporacyjne i inni na ogół przybywają na własne prezentacje i zwykle mają wstępnie wydrukowane strony banknotów. Prezenterzy często będą polegać na planisty spotkania, aby zapewnić sprzątanie i inne przesłania, które może potrzebować każdy z prezenterów. Napisałem te przedmioty w niektórych przypadkach bezpośrednio na stronach notatek i wyróżniałem się w nietradycyjnych kolorach, takich jak Orange.

07 z 07

Długopisy i ołówki

Flickr/Paulsh

W tym samym duchu nigdy nie jest złym pomysłem, aby przynieść kilka dodatkowych pudełek zarówno długopisów, jak i ołówków. Zazwyczaj oczekuje się, że planista spotkania lub wydarzeń będą mieć pod ręką te materiały, nie tylko dla siebie, ale dla prezenterów, uczestników, a nawet personelu wydarzeń.