Jak profesjonalnie odbierać telefon w Twojej firmie
- 3203
- 934
- Ksawera Gołębiewski
Wszyscy w Twojej firmie muszą wiedzieć, jak odbierać telefon profesjonalnie, a nie tylko recepcjonistę lub przedstawiciel klienta. Nigdy nie wiadomo, kiedy osoba, która powinna odbierać telefon, nie będzie w stanie tego zrobić, a ktoś inny wejdzie i odbiera go (zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę domową). Nawet w dzisiejszych czasach SMS -y i e -maile telefon jest nadal głównym punktem kontaktowym najbardziej firmy z klientami, a sposób odbierania telefonu Twojej firmy będzie stanowić pierwsze wrażenie firmy na temat Twojej firmy. Jeśli osoba odpowiadająca na połączenie jest nieprofesjonalna, może być to również ostatnie wrażenie klienta! Oto jak odpowiedzieć na telefon i wygrać biznes, zamiast go stracić.
Jak odbierać wskazówki telefoniczne
- Odpowiedz na wszystkie przychodzące połączenia telefoniczne przed trzecim pierścieniem.
- Kiedy odbierasz telefon, bądź ciepły, entuzjastyczny i profesjonalny. Twój głos telefoniczny jest czasem jedynym wrażeniem firmy, jaką dostanie dzwoniący.
- Odpowiadając na telefon, witajcie uprzejmie i natychmiast zidentyfikuj siebie i swoją organizację. Powiedz na przykład: „Dzień dobry. Cypress Technologies. Susan mówi. Jak mogę ci pomóc?„Nie po prostu nie mów„ cześć ”. Nikt nigdy nie powinien pytać, czy dotarli do takiego i takiego biznesu.
- Wyraź wyraźnie, utrzymuj głośność głosu umiarkowana i mów powoli i wyraźnie podczas odbierania telefonu, aby rozmówca mógł łatwo zrozumieć.
- Kontroluj swój język podczas odbierania telefonu. Nie używaj slang ani modnych słów. Zamiast mówić „OK” lub „Bez problemu”, na przykład powiedz „z pewnością”, „bardzo dobrze” lub „w porządku”. Jeśli jesteś osobą, która używa wypełniaczy podczas mówienia, taka jak „uh huh”, „um” lub frazy, takie jak „jak” lub „wiesz”, wyszcz się uważnie, aby nie używać ich podczas rozmowy przez telefon. (Dowiedz się więcej o problemie z mową korzystania z wypełniaczy i jak rozwiązać problem.)
- Trenuj swój głos i słownictwo, aby być pozytywnym podczas odbierania telefonu, nawet w „puch”. Pozytywne słownictwo koncentruje się na pomaganiu klientowi. Na przykład, zamiast mówić: „Nie wiem”, powiedz: „Pozwól mi się o tym dowiedzieć."
- Po odbieraniu telefonu całkowicie i dokładnie weź wiadomości telefoniczne. Jeśli jest coś, czego nie rozumiesz lub nie możesz przeliterować, takie jak nazwisko osoby, poproś dzwoniącego, aby powtórzył to lub przeliterować. Następnie upewnij się, że wiadomość dotrze do zamierzonego odbiorcy.
- Jeśli ludzie musieli zostawić Twoje wiadomości, odpowiedz na wszystkie połączenia telefoniczne w ciągu jednego dnia roboczego. Nie mogę tego wystarczająco podkreślić. Pamiętaj o wczesnym ptaku? Wczesny dzwoniący może uzyskać umowę, sprzedaż, problem rozwiązany… i wzmocnić korzystne wrażenie Twojej firmy, które chcesz krążyć. Niewiele rzeczy denerwuje dzwoniących, którzy próbują dotrzeć do Twojej firmy bardziej niż niezmienione połączenia.
- Zawsze pytaj dzwoniącego, czy jest w porządku, aby zawiesić ją podczas odbierania telefonu, i nie zostawiaj ludzi w zawieszeniu. Podaj dzwoniących w raportach z postępów co 30 do 45 sekund. Zaoferuj im, jeśli to możliwe, takie jak „Ta linia jest nadal zajęta. Czy nadal będziesz trzymać, czy powinienem oddzwonić ________?"
- Nie używaj telefonu głośnikowego, chyba że jest to absolutnie konieczne. Telefony głośników dają dzwoniącemu wrażenie, że nie koncentrujesz się w pełni na jego wezwanie i sprawiają, że pomyślał, że jego wezwanie nie jest prywatne. Jedyny czas na użycie telefonu głośnika jest wtedy, gdy potrzebujesz więcej niż jednej osoby, aby być w rozmowie na twoim końcu. Zapytaj dzwoniącego, czy możesz je umieścić na telefonie głośnikowym, zanim to zrobisz.
- Jeśli używasz poczty głosowej lub automatycznej sekretarki, aby odbierać połączenia, gdy nie możesz, upewnij się, że masz nagraną profesjonalną wiadomość, to robi to samo, co wskazówka 3, i daje dzwoniącym wszelkie inne istotne informacje, zanim rejestruje ich wiadomości. W razie potrzeby zaktualizuj wiadomość pocztą głosową. Na przykład, jeśli Twoja firma zostanie zamknięta na wakacje, zaktualizuj wiadomość pocztową, aby to powiedzieć i powiedzieć, kiedy Twoja firma zostanie ponownie otwarta.
- Trenuj wszystkich, którzy mogą odebrać telefon, aby odebrać ten sam sposób, w tym innych członków rodziny, jeśli prowadzisz działalność domową. Sprawdź, jak odbierany jest telefon Twojej firmy, dzwoniąc i sprawdzając, czy telefon jest odbierany w profesjonalny sposób. Jeśli nie przejdą testu, przejrzyj z nimi listę „Jak odbierać telefon”, aby upewnić się, że wszyscy w Twojej firmie wiedzą, jak poprawnie odbierać rozmowy telefoniczne.
Zobacz też:
Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla przychodzących połączeń telefonicznych
8 zasad dobrej obsługi klienta
10 sposobów na uzyskanie pozytywnych ustnych słów dla Twojej firmy
10 tanich sposobów promowania Twojej firmy