Jak zająć się listem biznesowym lub profesjonalnym

W erze SMS -ów i bezpośrednich wiadomości czasami trudno jest zapamiętać wszystko, czego nauczyłeś się w szkole o pisaniu formalnych listów. Możesz przebywać lata w swojej karierze bez konieczności pisania więcej niż profesjonalnego e-maila. Jednak profesjonalne pisanie listów jest ważną umiejętnością podczas polowania na pracę, sieci kariery lub wysyłasz inną korespondencję związaną z biznesem.

Jeśli chodzi o wyszukiwanie pracy, musisz wyciągnąć wszystkie zatrzymania w wyglądaniu profesjonalistów. Casual po prostu nie zrobi, gdy próbujesz zaimponować menedżerowi ds. Rekrutacji i wyróżnić się na tle konkurencji. Pierwszą rzeczą, jaką potencjalny pracodawca widzi, jest to, jak rozwiązany jest list, więc przestrzeganie właściwych zasad zajmowania się listem lub profesjonalnym korespondencją jest niezbędne dla komunikacji związanej z karierą i komunikacją biznesową.

Przede wszystkim pisząc list lub wysyłasz wiadomość e -mail do celów zatrudnienia lub biznesowych, ważne jest, aby używać formalnego języka podczas zwracania się do osoby, do której piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze.

Jeśli nie masz pewności, czy powinieneś użyć formalnej lub swobodnej (nazwy) adresu, popełnij błąd na stronie profesjonalizmu i użyj formalnego oznaczenia.

Jak zwrócić się do listu: MR., dr., SM., lub Pani.

Odpowiedni tytuł do użycia podczas pisania do mężczyzny jest MR. Dla kobiety użyj stwardnienia rozsianego., Nawet jeśli znasz stan cywilny adresu. SM. jest bardziej profesjonalny niż Miss lub Mrs, które mogą wydawać się przestarzałe.

Dla lekarza lub osoby z pH.D., Użyj DR. jako tytuł. Alternatywnie możesz również użyć „profesora”, jeśli piszesz do członka wydziału uniwersyteckiego lub college'u.

Jeśli nie znasz tożsamości płciowej osoby, którą zwracasz się, użyj pozdrowienia neutralnego pod względem płci i po prostu dołącz ich imię i nazwisko, E.G., „Drogi Tristan Dolan."

Przykłady powitania listu

Wiele pozdrowień listowych jest odpowiednich dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem, w tym:

• Szanowny Panie. Kowal
• Droga MS. Markham
• Drogi Kiley Doe
• Drogi Doktorze. Przystań
• Drogi profesor Jones

Śledź powitanie z okrężnicą lub przecinkiem, a następnie użyj przerwy w linii i rozpocznij pierwszy akapit swojego listu. Na przykład:

Szanowny Panie. Kowal:

Pierwszy akapit listu.

Znalezienie osoby kontaktowej

Alison Czinkota © The Balance 2018

Nie musisz znać imienia osoby, z którą się zwracasz, ale to nie boli, a w rzeczywistości może to zrobić pozytywne wrażenie, szczególnie jeśli próbujesz zdobyć rozmowę o pracę. Korzystanie z nazwy może być wyzwaniem, ponieważ pracodawcy często nie podają nazwy kontaktowej w reklamie pracy, szczególnie na dużych witrynach poszukiwawczych.

Warto spróbować znaleźć osobę kontaktową, ponieważ poświęcenie czasu na odkrycie, że nazwisko osoby będzie zademonstrować osobistą inicjatywę. Pokazuje także dbałość o szczegóły, które będą dobrze za Ciebie mówić, gdy twoje CV jest recenzowane.

Najlepszym sposobem na znalezienie nazwy kontaktu w firmie jest zapytanie. Jeśli napędzasz swoją pozycję na stanowisku, poproś kontakt sieciowy o nazwę i adres e -mail najlepszej osoby, z którą możesz porozmawiać o pozycji. Z wyjątkiem tego, zadzwoń do głównej liczby firmy i poproś recepcjonistę o nazwę i informacje kontaktowe menedżera ds. Zasobów ludzkich (HR) odpowiedzialnym za zatrudnienie (lub szef takiego działu i itp.).

Jeśli żadna z tych metod nie działa, często możesz odkryć informacje, których szukasz, robiąc małe w Internecie. Zacznij od strony internetowej firmy i poszukaj giełdowego personelu. Często zobaczysz kontakt z HR na stronie personelu lub katalogu firmy.

Jeśli to nie przyniesie wyników, nadszedł czas, aby nacisnąć LinkedIn i przeprowadzić zaawansowane wyszukiwanie tytułów pracy i nazw firm. W trakcie tego procesu możesz nawet znaleźć inne połączenie z osobą, której szukasz. To nigdy nie jest zła, gdy próbujesz sprawić, by istota ludzka spojrzała na twoje CV.

Przykładowy list z osobą kontaktową

Imię Nazwisko
Twój adres
Twoje miasto, stanowy kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój email

Data

Nazwa Kontaktu
Tytuł
Nazwa firmy
Adres
Miasto, stanowy kod pocztowy

Szanowny Panie./SM. Nazwisko,

Piszę o nadchodzącym wydarzeniu w sieci kariery studenckiej na uniwersytecie. Jestem zainteresowany rezerwą stoiska, ponieważ chcemy zatrudnić dwóch nowych projektantów. 

Nazwa naszej firmy to Blue Fox Designs i chciałbym nawiązać kontakt z niektórymi studentami projektu i sztuki, którzy ukończą w tym roku. Koncentrujemy się na współczesnym projekcie wnętrz i dekoracji domu. 

Daj mi znać, jeśli masz miejsce na swoim wydarzeniu. Możesz wysłać mi e -mail na [email protected] lub zadzwoń do mojego telefonu komórkowego pod numer 555-555-5555.

Z poważaniem,

Podpis (dla listu z twardą kopią)

Twoje wpisane imię

Kiedy nie masz osoby kontaktowej

Jeśli nie masz osoby kontaktowej w firmie, albo zostaw pozdrowienie z listu motywacyjnego i zacznij od pierwszego akapitu, albo użyj ogólnego pozdrowienia. Na przykład:

• Do tych których może to dotyczyć
• Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
• Drogi kierownik ds. Zasobów ludzkich
• Szanowny Panie, Szanowna Pani (Uważaj na użycie tego, może brzmieć przestarzałe)

Podążaj za ogólnym pozdrowieniem okrężnicy, po prostu:

Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia:

Pierwszy akapit listu.

Przykładowy list bez osoby kontaktowej

Imię Nazwisko
Twój adres
Twoje miasto, stanowy kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój email

Data

Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia:

Piszę, aby zapytać o możliwość otwarcia pracy w Woodlynn Publishing. W szczególności szukam stanowiska asystenta administracyjnego. Mam sześć lat doświadczenia jako asystent administracyjny w Wedgewood Realty w North Grove, ale w przyszłym miesiącu przeprowadzę się do twojego obszaru, więc szukam nowej pozycji.

Jeśli masz dostępne możliwości, daj mi znać. Dołączyłem moje CV do twojego rozważenia. Mój obecny menedżer, John Anderson i dwóch moich kolegów, są bardzo chętni do przekazania referencji, aby potwierdzić moje kwalifikacje.

Możesz skontaktować się ze mną pod adresem [email protected] lub telefonicznie pod numerem 555-555-5555. Z niecierpliwością czekam na wiadomość od Ciebie.

Z poważaniem,

Podpis (dla listu z twardą kopią)

Twoje wpisane imię

Jak zająć się kopertą

Użyj koperty wielkości biznesowej (#10) dla wszystkich korespondencji pocztowych, składając list na trzecie.

• Twój adres zwrotny (Nazwa, adres uliczny, miasto, stan i kod pocztowy) powinno znajdować się w lewym górnym rogu koperty.
• Upewnij się, że nazwa i adres odbiorcy (kontakt z osobą, firmą, adresem ulicznym, miastem, stanem i kodem pocztowym) Są skoncentrowane na kopercie.
• Umieść znaczek pocztowy w prawym górnym rogu koperty.

Umiejętności komunikacji zawodowej

Właściwe zajęcie się listą biznesową lub profesjonalną nie jest umiejętnością, której potrzebujesz tylko wtedy, gdy szukasz pracy. Po zatrudnieniu będą czasy, kiedy będziesz musiał napisać litery, które wymagają formalnych adresów i pozdrowienia.