Jak udane planiści wydarzeń pozostają zorganizowani

Niezależnie od tego, czy jesteś planistą wydarzeń korporacyjnych, czy osobą administracyjną, podstawy planowania wydarzeń wymagają silnych umiejętności organizacyjnych, komunikacyjnych i dokumentacyjnych. Niezależnie od poziomu doświadczenia, nawet entuzjasta gościnności może zorganizować niesamowite wydarzenie biznesowe z odrobiną kreatywności i dużej organizacji po drodze. Ale jeśli chodzi o planowanie wydarzeń, szczególnie w przypadku zapracowanych planistów wydarzeń z więcej niż jednym wydarzeniem w swoich książkach, pozostanie zorganizowane może być większą przeszkodą, niż większość zdaje sobie sprawę.

Jak planiści wydarzeń pozostają zorganizowani

Organizacja jest jednym z wielu kluczy do sukcesu większości planistów wydarzeń. Opanowanie umiejętności organizacyjnych może nie tylko prowadzić do mniejszego stresu, ale może również zwiększyć Twoją kreatywność jako planistę wydarzeń, pozwalając zobaczyć większy obraz i myśleć poza pudełkiem, wiedząc, że masz mocne informacje na temat szczegółów. Oto kilka sposobów, w jakie udane planiści wydarzeń pozostają zorganizowani.

Utwórz spoiwa zdarzeń

Tworzenie segregatorów planowania wydarzeń i wydarzeń jest prawdopodobnie najbardziej wydajnym sposobem na utrzymanie zorganizowania seminariów planowania, konferencji, szkoleń wewnętrznych, spotkań wykonawczych i wszystkich rodzajów wydarzeń. Podczas gdy wielu planistów zdarzeń przechodzi do bardziej elektronicznych i cyfrowych narzędzi organizacji, segregatory fizyczne mogą służyć jako miejsce dla najważniejszych szczegółów wydarzenia i programu. Utrzymanie ciężkich kopii niektórych dokumentów, notatek i innych szczegółów może być ratownikiem przez całe życie wydarzenia.

Idealnie, każde wydarzenie i/lub program powinien mieć swój własny segregator. W zależności od złożoności wydarzenia twój segregator może zawierać kilka sekcji, w tym:

• Trasa/program
• Kluczowe kontakty
• Uczestnicy
• Komunikacja
• Umowy
• Zamówienia na bankiety
• Rozrywka
• Lista zakwaterowania/pokoi
• Przyloty odloty
• Zajęcia
• Prezenty
• Budżet
• Różnorodny

Dzięki planowaniu wydarzeń Binder regularnie aktualizował się, z łatwością udostępniasz informacje swoim wewnętrznym współpracownikom i klientom, nawet jeśli nie dają ci dużo czasu na przygotowanie.

Wykorzystaj oprogramowanie do planowania wydarzeń lub przechowywanie dokumentów online

Podczas gdy spoiwa na wydarzeniach powinny zawierać wszystkie najważniejsze szczegóły każdego zdarzenia w kopii papieru, reszta twoich notatek, pomysłów i korespondencji powinna być również organizowana i razem. Dzisiaj wielu planistów wydarzeń korzysta z oprogramowania do planowania i zarządzania wydarzeniami, ale wielu innych szuka opcji przechowywania plików online, aby utrzymać zorganizowanie.

Narzędzia online, takie jak Dysk Google i Dropbox, mogą zapewnić zorganizowane miejsce dla wszelkiego rodzaju dokumentów elektronicznych, od arkuszy kalkulacyjnych po faktury. Te narzędzia pozwalają przesyłać, przechowywać i organizować dokumenty do plików internetowych i folderów, w których można je łatwo uzyskać z dowolnego miejsca. Możesz otwierać dokumenty na laptopie, smartfonie lub tablecie. Możesz również łatwo dołączyć te pliki do wiadomości e -mail lub udostępnić dokument kolegom, dostawcom i klientom. Może to być idealne rozwiązanie organizacyjne dla planistów wydarzeń, którzy zawsze są w podróży.

Organizacyjny dolna linia

Ostatecznie sposób organizowania swoich dokumentów, notatek i korespondencji zależy od Ciebie. Każdy planista wydarzeń ma inny system, który działa dla nich i ich wydarzeń. Najważniejszym czynnikiem powinien zawsze być dostępność i gotowość do informacji. Upewnij się więc, że jakikolwiek system, którego używasz, możesz szybko i łatwo zlokalizować informacje, których szukasz.