Jak udane planiści wydarzeń pozostają zorganizowani

Jak udane planiści wydarzeń pozostają zorganizowani

Niezależnie od tego, czy jesteś planistą wydarzeń korporacyjnych, czy osobą administracyjną, podstawy planowania wydarzeń wymagają silnych umiejętności organizacyjnych, komunikacyjnych i dokumentacyjnych. Niezależnie od poziomu doświadczenia, nawet entuzjasta gościnności może zorganizować niesamowite wydarzenie biznesowe z odrobiną kreatywności i dużej organizacji po drodze. Ale jeśli chodzi o planowanie wydarzeń, szczególnie w przypadku zapracowanych planistów wydarzeń z więcej niż jednym wydarzeniem w swoich książkach, pozostanie zorganizowane może być większą przeszkodą, niż większość zdaje sobie sprawę.

Jak planiści wydarzeń pozostają zorganizowani

Organizacja jest jednym z wielu kluczy do sukcesu większości planistów wydarzeń. Opanowanie umiejętności organizacyjnych może nie tylko prowadzić do mniejszego stresu, ale może również zwiększyć Twoją kreatywność jako planistę wydarzeń, pozwalając zobaczyć większy obraz i myśleć poza pudełkiem, wiedząc, że masz mocne informacje na temat szczegółów. Oto kilka sposobów, w jakie udane planiści wydarzeń pozostają zorganizowani.

Utwórz spoiwa zdarzeń

Tworzenie segregatorów planowania wydarzeń i wydarzeń jest prawdopodobnie najbardziej wydajnym sposobem na utrzymanie zorganizowania seminariów planowania, konferencji, szkoleń wewnętrznych, spotkań wykonawczych i wszystkich rodzajów wydarzeń. Podczas gdy wielu planistów zdarzeń przechodzi do bardziej elektronicznych i cyfrowych narzędzi organizacji, segregatory fizyczne mogą służyć jako miejsce dla najważniejszych szczegółów wydarzenia i programu. Utrzymanie ciężkich kopii niektórych dokumentów, notatek i innych szczegółów może być ratownikiem przez całe życie wydarzenia.

Idealnie, każde wydarzenie i/lub program powinien mieć swój własny segregator. W zależności od złożoności wydarzenia twój segregator może zawierać kilka sekcji, w tym:

  • Trasa/program
  • Kluczowe kontakty
  • Uczestnicy
  • Komunikacja
  • Umowy
  • Zamówienia na bankiety
  • Rozrywka
  • Lista zakwaterowania/pokoi
  • Przyloty odloty
  • Zajęcia
  • Prezenty
  • Budżet
  • Różnorodny

Dzięki planowaniu wydarzeń Binder regularnie aktualizował się, z łatwością udostępniasz informacje swoim wewnętrznym współpracownikom i klientom, nawet jeśli nie dają ci dużo czasu na przygotowanie.

Wykorzystaj oprogramowanie do planowania wydarzeń lub przechowywanie dokumentów online

Podczas gdy spoiwa na wydarzeniach powinny zawierać wszystkie najważniejsze szczegóły każdego zdarzenia w kopii papieru, reszta twoich notatek, pomysłów i korespondencji powinna być również organizowana i razem. Dzisiaj wielu planistów wydarzeń korzysta z oprogramowania do planowania i zarządzania wydarzeniami, ale wielu innych szuka opcji przechowywania plików online, aby utrzymać zorganizowanie.

Narzędzia online, takie jak Dysk Google i Dropbox, mogą zapewnić zorganizowane miejsce dla wszelkiego rodzaju dokumentów elektronicznych, od arkuszy kalkulacyjnych po faktury. Te narzędzia pozwalają przesyłać, przechowywać i organizować dokumenty do plików internetowych i folderów, w których można je łatwo uzyskać z dowolnego miejsca. Możesz otwierać dokumenty na laptopie, smartfonie lub tablecie. Możesz również łatwo dołączyć te pliki do wiadomości e -mail lub udostępnić dokument kolegom, dostawcom i klientom. Może to być idealne rozwiązanie organizacyjne dla planistów wydarzeń, którzy zawsze są w podróży.

Organizacyjny dolna linia

Ostatecznie sposób organizowania swoich dokumentów, notatek i korespondencji zależy od Ciebie. Każdy planista wydarzeń ma inny system, który działa dla nich i ich wydarzeń. Najważniejszym czynnikiem powinien zawsze być dostępność i gotowość do informacji. Upewnij się więc, że jakikolwiek system, którego używasz, możesz szybko i łatwo zlokalizować informacje, których szukasz.