Jak udane firmy tworzą kopie zapasowe danych

Kopia zapasowa danych ma kluczowe znaczenie dla ochrony ciągłości firmy. Jeśli Twoja jedyna kopia zapasowa znajduje się na jednym komputerze komputerowym/laptopa lub urządzeniu mobilnym i jest utracone lub skradzione, dane biznesowe zniknęły. A papierowe kopie danych biznesowych nie jest odpowiedniej ochrony danych; Co się stanie, jeśli Twoja lokalu biznesowa pali się na ziemi lub doświadczą poważnych powodzi? Po raz kolejny dane potrzebne do prowadzenia działalności mogą być niemalejnie utracone.

Utrata danych

Parafrazując Paula Simona, istnieje 50 sposobów na utratę danych:

• Awaria dysku twardego lub laptopa lub uszkodzenie urządzenia mobilnego mogą uczynić Twoje dane nie do czynienia
• Twój komputer lub telefon można skradzione - włamania biznesowe są powszechne i zgodnie z statystykami FBI 97% skradzionych laptopów/komputerów stacjonarnych nigdy nie jest odzyskane
• Dane można przypadkowo usunąć (lub celowo usunąć niezadowolony pracownik)
• Twój komputer może zostać porwany przez złośliwe oprogramowanie
• Twoje konta przechowywania online można zhakować
• Atak ransomware może sprawić, że Twoje pliki są niedostępne

System tworzenia kopii zapasowych danych jest koniecznością

Aby uzyskać odpowiednią ochronę danych, musisz ustalić system kopii zapasowej danych, który wykonuje te trzy kroki:

• Regularnie tworzenie kopii zapasowych danych biznesowych
• Utwórz kopie zapasowe na niezawodnych mediach lub w chmurze
• Jeśli używasz multimediów do tworzenia kopii zapasowych, przechowuj urządzenia w bezpiecznej, poza witryną

Podstawową zasadą ochrony danych biznesowych jest to, że w przypadku utraty danych zakłóci się prowadzenie działalności, popieraj ją. W razie potrzeby programy stacjonarne można ponownie zainstalować, ale odzyskanie szczegółów transakcji lub korespondencji biznesowej jest niemożliwe, jeśli pliki te zostaną utracone lub uszkodzone nie do naprawy. 

Archiwum danych vs kopia zapasowa danych

Kopie zapasowe są zwykle okresowe, krótkoterminowe obrazy danych do celów odzyskiwania po awarii. Tymczasem archiwizacja ogólnie odnosi się do długoterminowego przechowywania danych, które nie są już regularnie używane, ale można je przywrócić w razie potrzeby (na przykład gotowy projekt lub dane od byłego klienta).

Kopie zapasowe krytyczne dane biznesowe

Istnieją dwa kroki w celu udanego tworzenia kopii zapasowej danych;

• Zidentyfikowanie krytycznych danych, które należy zapasować
• Wdrażanie kopii zapasowych danych w regularnym harmonogramie

Co musi być w kopii zapasowej danych? Wszystkie utworzone pliki i/lub zmodyfikowane powinny być regularnie tworzone. Dla wielu firm obejmuje to wszystko, od plików księgowych po e -maile.

Coraz więcej aplikacji biznesowych jest dostępnych za pośrednictwem chmury. Jeśli jednak używasz aplikacji stacjonarnych (nie przeglądarki), można je ponownie zainstalować z multimediów lub pobrać, więc nie trzeba być tworzonych kopii zapasowych.

Magazyn w chmurze

Korzystanie z usług tworzenia kopii zapasowych ułatwia tworzenie kopii zapasowych danych - co jest tylko jednym z powodów, dla których przetwarzanie w chmurze jest idealne dla małych firm. Ale usługi w chmurze mogą być nadal narażeni na utratę danych za pomocą hakowania lub sabotażu pracowników (rozważ niedawny przypadek American College of Education z Indianapolis, który po zwolnieniu pracownika informatycznego odkrył, że przed odejściem zmienił hasła administracyjne na online Konta, uniemożliwiające uczelni dostęp do ich danych). Nie jest złym pomysłem od czasu do czasu podejmowanie lokalnych kopii zapasowych danych w chmurze.

Lokalne kopie zapasowe danych

Jeśli zapiszesz dane lokalnie (e.G. Nie używasz pamięci w chmurze). Załóżmy na przykład, że musisz utworzyć kopię zapasową plików księgowych, dokumentów przetwarzania słów, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i e-maila.

Upewnienie rachunkowości, Microsoft Office (w tym program Outlook) i PaintShop Pro na oddzielnym dysku lub pod osobnym folderem ułatwia archiwum wszystkich utworzonych lub zmodyfikowanych plików za pomocą tych programów. Wszystko, co musisz zrobić, to wykonać kopię zapasową dysku lub folderu. Po wybraniu danych krytycznych, które mają zostać zarchiwizowane, jest to prosta sprawa do zainstalowania i użycia programu tworzenia kopii zapasowych do archiwizacji danych biznesowych w regularnym harmonogramie.

Zalecane jest tworzenie kopii zapasowych danych. Dostępnych jest wiele programów tworzenia kopii zapasowych, które umożliwiają ustawienie harmonogramu, który automatycznie utworzy kopię zapasową danych. Oprogramowanie tworzenia kopii zapasowych, które również zamyka i szyfruje pliki zapisuje przestrzeń dysku i zwiększa bezpieczeństwo danych.

Zachowaj kopie zapasowe danych na miejscu tylko wtedy, gdy są przechowywane w ognioodpornym, niezniszczalnym sejfie. Inwestowanie w napęd taśmowy lub zewnętrzny dysk twardy i skrupulatnie przestrzegający zwykłego harmonogramu tworzenia kopii zapasowych, nie pomoże, jeśli wszystkie kopie tworzenia kopii zapasowych danych znajdują się w jednym miejscu, a miejsce to jest uderzone przez katastrofę. Aby być naprawdę bezpiecznym, twoje kopie zapasowe powinny być przechowywane poza miejscem. (Kopia zapasowa w chmurze nie eliminuje całkowicie tej troski, ale z pewnością jest lepsza niż wiele fizycznych lokalizacji.)

Niektóre firmy przechowują kopie zapasowe danych w skrzynkach bezpieczeństwa w bankach. Opłata za pudełko bezpieczeństwa można odliczyć podatek, jeśli potrzebujesz dalszej motywacji. Inni właściciele małych firm prowadzą wiele kopii tworzenia kopii zapasowych danych w domach różnych przyjaciół lub członków rodziny. Naprawdę nie ma znaczenia, gdzie zdecydujesz się je zachować, o ile witryna, którą wybierzesz w celu tworzenia kopii zapasowej danych poza witryną, jest bezpieczny i masz regularny dostęp do tego.

Usługi tworzenia kopii zapasowych online

W przypadku Ultimate Security upewnij się, że używasz silnych haseł, zmień je regularnie i upewnij się, że zapasowe pliki są szyfrowane (ponieważ pamięć chmur jest udostępniana, dostawcy chmury zwykle szyfrowują dane użytkownika).

Dyski USB (kciuk)

Paty USB stale rosną i są idealne do szybkich kopii zapasowych danych. Chociaż nie mają pojemności zewnętrznych dysków twardych, mają szybkie prędkości transferu danych i są wysoce przenośne. Możesz łatwo tworzyć kopię zapasową danych na dysk USB i wyjąć je poza siedzibą. Ponieważ nie mają ruchomych części, dyski USB są bardzo niezawodne.

Zewnętrzne dyski twarde

Dla małych firm kupowanie i korzystanie z zewnętrznego dysku twardego do tworzenia kopii zapasowych jest zalecaną metodą. Zewnętrzne dyski twarde są niedrogie w porównaniu z systemami napędu taśm. Są również łatwe w użyciu; Po prostu podłącz dysk twardy do portu USB komputera. Większość zewnętrznych dysków twardych jest wyposażona w oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych.

Miejsce magazynowe sieci lokalnej (LAN)

Jeśli masz sieć lokalną (LAN), możesz również tworzyć kopie zapasowe plików na innym komputerze lub serwerze. Jeśli jednak maszyna zapasowa znajduje się w tym samym miejscu, może być podatna na kradzież lub uszkodzony przez pożar lub powódź. Aby zapobiec kradzieży, serwer może być zainstalowany w zablokowanej klatce, szafce lub szafie.

Magazynowanie taśmy

Jeśli masz duże ilości danych do tworzenia kopii zapasowych (lub chcesz wykonać i zachować regularne kompletne archiwa danych w zakresie długoterminowych zapasów na taśmę, są najlepszą opcją. Są wysoce niezawodne i mogą przechowywać ogromne ilości danych.

Popraw go lub ryzykuj utratę tego

Nie ryzykuj utraty danych biznesowych. Najlepszą obroną przed taką katastrofą jest właściwa ochrona danych. Tworząc system tworzenia kopii zapasowych, który obejmuje archiwizację i tworzenie kopii zapasowych danych biznesowych regularnie i prawidłowo, upewnisz się, że Twoja firma będzie w stanie przetrwać każdą burzę, którą napotyka i kontynuuje. Pamiętaj - nigdy nie możesz mieć zbyt wielu kopii zapasowych danych!