Ile kosztuje typowy koszt wdrożenia systemu ERP?

Istnieje wiele powodów, dla których firmy rozpoczynają wyszukiwanie nowego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

ERP vs. QuickBooks i inne oprogramowanie księgowe 

Wiele firm wyrasta ze swoich pakietów oprogramowania księgowego na poziomie podstawowym, takie jak QuickBooks lub Peachtree. Inni stwierdzają, że ich istniejące oprogramowanie nie integruje się z innymi systemami oprogramowania zewnętrznych i powoduje potrzebę wykonania większej liczby pracy. Bez względu na powód, pierwsze pytanie, które prawdopodobnie zadajesz przy zakupie nowego systemu ERP, jest „ile to będzie kosztować?"

Ukryte koszty w cenie oprogramowania

Całkowity koszt własności obejmuje różnorodne koszty, a nie tylko opłaty licencyjne oprogramowania. Panele ERP White Cometree wskazuje, że wdrożenie ERP są cztery koszty:

• Opłaty licencyjne oprogramowania
• Opłaty za konserwację
• Sprzęt komputerowy
• Usługi wdrażania 

Jednak inni specjaliści ds. Wdrożeniowej sugerują, że koszty te działają znacznie wyższe niż cytowane w Białłym dokumencie ERP. IQMS, który oferuje systemy oprogramowania ERP od 1989 r. Według IQMS całkowite koszty posiadania ERP obejmują te ukryte koszty:

• Realizacja
• Szkolenie
• Rozwój dostosowywania
• Przeprojektowanie procesu
• Konserwacja
• Ulepszenia
• Wsparcie

IQMS zaleca upewnienie się, że Twój dostawca oprogramowania zawiera wszystkie te koszty w swojej propozycji i że będziesz miał rozsądne oszacowanie całkowitych kosztów, jeśli chętnie „umieszczają je na stole”, abyś mógł zobaczyć.

Zaplanuj odpowiednio koszt wdrożenia

Całkowite koszty wdrożenia nigdy nie będą znane, dopóki nie ukończysz projektu, ponieważ z perspektywy czasu wynosi 20/20. Jednak taka retrospektywna analiza nie będzie dobrze oceniać budżetu, który jest przygotowany przed zakończeniem wdrażania nowego systemu ERP. Chociaż z precyzją nigdy nie możesz wiedzieć, jakie koszty końcowe skończą się na rozliczeniu, możesz upewnić się, że Twój budżet jest przynajmniej rozsądny.

W świecie biznesu nie ma gorszego uczucia niż przekroczenie budżetu, a wiele projektów przekracza budżet tylko dlatego, że są one niedostatecznie budżetowane. Pamiętaj więc, aby wykonać proste czeki, aby zobaczyć, że wszystkie koszty są uwzględnione i że koszty budżetowe wydają się rozsądne.

To nasuwa pytanie „jakie są rozsądne koszty?„Najlepsza rada pochodzi od J. Carlton Collins, CPA, który napisał, że „rzeczywistość jest taka, że ​​koszt wdrożenia systemu oprogramowania księgowego w średnim rynku wynosi zwykle od 1: 1 do 2: 1 w porównaniu z kosztem oprogramowania."

Ta prosta zasada może poprowadzić Cię w całkowitych kosztach. Całkowite przekroczenia kosztów są zwykle znacznie wyższe niż w przypadku odpowiedniego planowania, przygotowania i testowania.

Powinieneś spodziewać się wydania od 20 do 25 procent swoich kosztów w tej fazie planowania i przygotowania, a Collins wskazuje, że tylko 10 procent kosztów jest wydawane na faktyczne wdrożenie oprogramowania, podczas gdy lwia część kosztów wdrożenia ERP to koszty szkolenia.

Jest najlepszą opcją dla Twojej firmy?

Na wynos jest to, że należy wziąć pod uwagę, że całkowite koszty wdrożenia ERP obejmują wszystkie koszty i że te szacunki kosztów są rozsądne, jeśli chcesz uzyskać dokładny obraz tego, co będziesz wydawać na nowy system.

Powinieneś także poświęcić odpowiednie zasoby planowaniu, przygotowaniu, testowaniu i szkoleniu, ponieważ jeśli nie wydasz pieniędzy w tych obszarach, prawdopodobnie zapłacisz więcej niż przewidywano za wdrożenie systemu ERP.