Wymagania dotyczące sprawozdawczości prawa opieki zdrowotnej dla pracodawców

Ustawa o opiece zdrowotnej w 2009 r., Ustawa o przystępnej cenie (ACA), obejmuje kilka przepisów dotyczących zgłaszania świadczeń zdrowotnych przez pracodawców.

Niektóre z wymagań dotyczą wszystkich pracodawców, a niektóre dodatkowe wymagania są dla większych pracodawców. IRS zarządza procesami i raportami na podstawie tego prawa.

Wymagania dotyczące sprawozdawczości pracodawców dotyczących świadczeń zdrowotnych pracowników

Wszyscy pracodawcy muszą zgłaszać koszty świadczeń zdrowotnych dostarczanych przez pracodawców na formularzu W-2 i złożyć formularze W-2 dla wszystkich pracowników z administracją zabezpieczenia społecznego.

Ponadto duży pracodawcy (zgodnie z definicją IRS) muszą przekazać pracownikom raport roczny na formularzu 1095-C i złożyć ten raport z IRS.

Wymagania dotyczące raportowania dla wszystkich pracodawców

IRS wymaga od wszystkich pracodawców zgłaszania kosztów opieki zdrowotnej pracownikom w kodeksie DD na formularzu pracowniczym W-2, rocznym raporcie o wynagrodzeniu dystrybuowanym pracownikom i złożonym co roku do Administracji Ubezpieczeń Społecznych.

Wprowadź ilość tego ubezpieczenia zdrowotnego w formularzu W-2 pracownika, szczególnie przy użyciu Code DD, który jest kosztem ubezpieczenia zdrowotnego sponsorowanego przez pracodawcę. Zgłoś zarówno część zapłaconą przez Twoją firmę, jak i przez pracownika.

Podczas zgłaszania uwzględnij wartość jakiegokolwiek ubezpieczenia medycznego, dentystycznego i widzenia, za które możesz zapłacić. Uwzględnij zarówno części pracodawców, jak i pracowników kosztów; Innymi słowy, całkowity koszt planu, bez względu na to, kto za to płaci.

Nie musisz wydawać W-2, jeśli informacje o opiece zdrowotnej w kodzie DD są jedyną rzeczą, którą zgłaszasz, jak na przykład dla emeryta.

Jeśli zapomnisz uwzględnić koszty świadczeń zdrowotnych na pracownika W-2S, musisz złożyć formularze W-2C, aby poprawić ten błąd.

IRS ma pomocną tabelę, która pokazuje wszystkie rodzaje ubezpieczeń zdrowotnych, które muszą być zawarte w sumie na formularzu W-2.

Podatki i świadczenia opieki zdrowotne

Zanim obliczysz świadczenia opieki zdrowotnej pracowników i wprowadź je w kodzie DD z formularza W-2, musisz wiedzieć, co jest opodatkowane dla pracowników.

Koszty pokryte przez pracodawców na ubezpieczenie zdrowotne nie podlegają opodatkowaniu dla pracowników, za federalne podatki dochodowe lub podatki FICA (Ubezpieczenie Społeczne i Medicare). Korzyści te nie są również uważane za wynagrodzenie w celu podatku od bezrobocia. (Istnieją specjalne wymagania dla pracowników S Corporation.)

Pamiętaj, aby poinformować pracowników, że kwota w kodzie DD nie wpływa na ich podatki. Raport służy wyłącznie celom informacyjnym, aby pokazać pracownikom wartość ich świadczeń zdrowotnych.

Wymagania dotyczące raportowania dla dużych pracodawców

Co to jest duży pracodawca?

IRS nazywa dużych pracodawców obowiązujących dużych pracodawców (ALES), co oznacza, że ​​muszą oni przestrzegać określonych wymogów raportowania ALE do celów ustawy o niedrogiej opiece. Twoja firma może być ALE na rok, a nie następny, ponieważ wymóg jest określany w każdym roku kalendarzowym, w zależności od średniej liczby pracowników w poprzednim roku.

Jeśli Twoja firma ma 50 lub więcej pełnoetatowych równoważników, jesteś uważany za „odpowiedniego dużego pracodawcę” (ALE) w celu zgłoszenia i do celów wspólnej odpowiedzialności pracodawcy.

Pracownicy w pełnym wymiarze godzin są uważani za osoby, które pracują średnio co najmniej 30 godzin tygodniowo. Jeśli masz pracowników w niepełnym wymiarze godzin, łączysz godziny pracy w niepełnym wymiarze godzin, aby uzyskać tak zwaną równoważną liczbę pracowników w pełnym wymiarze godzin.

Duże obowiązki pracodawcy w ramach ACA

Jeśli Twoja firma to piwo, musisz zrobić jedną z poniższych.

• Oferować „niedrogie” ubezpieczenie zdrowotne pracownikom pełnoetatowym. To pokrycie musi zapewnić „minimalną wartość."
• Zrób pracodawcę podzielonej płatności odpowiedzialności (ESR) na rzecz IRS. Niniejsza płatność musi zostać dokonana, jeśli co najmniej jeden pracownik pełnoetatowy otrzyma ulgę podatkową na zakup indywidualnej ochrony na giełdzie opieki zdrowotnej.

Co dużych pracodawcy muszą zgłosić się do pracowników

Oto szczegóły dotyczące tego, co musisz zgłosić pracownikom i kiedy.

1. Oświadczenie dla pracowników dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego oferowane pracownikom. To stwierdzenie, na formularzu IRS 1095-C, musi być (a) podane każdemu pracownikowi na i (b) zgłoszone IRS.
2. Jeśli Twoja firma sam się opowiada o swoim planie opieki zdrowotnej, musisz przedstawić IRS oświadczenie o tym ubezpieczeniu. W tym celu będziesz musiał użyć sekcji III formularza 1095-C.

Złożenie 1095-C form elektronicznie

Jeśli składasz mniej niż 250 formularzy 1095-C w IRS, nie musisz ich składać elektronicznie. Jeśli składasz więcej niż 250 formularzy, musisz je złożyć elektronicznie.

IRS ma specjalny system interfejsu użytkownika dla informacji o ustawie o niedrogiej opiece, z której można użyć.

Terminy zgłaszania 1095-C

Raporty z formularza 1095-C są należne na poprzedni rok kalendarzowy. Na przykład formularz musiał zostać złożony do IRS do 28 lutego 2019 r. Upewnij się, że używasz właściwego formularza w roku, w którym zgłaszasz, a nie rok, w którym wypełniasz formularz.

Zgłaszanie pracownikom: Musisz podać każdemu pracownikowi kopię formularza 1095-C na poprzedni rok kalendarzowy do 31 stycznia.

Raportowanie do IRS: Formularz IRS 1095-C musi zostać złożony do IRS przed 28 lutego (31 marca, jeżeli jest złożony elektronicznie).

Formularz 1095-C Szczegóły

Formularz 1095-C wymaga następujących informacji.

• Nazwa pracownika, adres i numer identyfikacyjny podatku
• Nazwa pracodawcy Adres, dane kontaktowe i EIN
• Oferty pracowników, całkowity rok i miesiąc po miesiącu
• Pracownik wymagał składki, łączny rok i miesiąc po miesiącu
• W przypadku pracowników pokrytych samozbudowanymi planami, identyfikacji i miesięcy ubezpieczenia

Instrukcje dotyczące formularza 1095-C zawierają więcej szczegółów na temat wymagań dotyczących tego formularza.

Niezależnie od tego, czy jesteś małym pracodawcą, czy dużym biznesem, poświęć czas na poznanie ustawy o niedrogiej opiece i jak wpływa ona na Twoją firmę.

Informacje o wymaganiach pracodawców ustawy o niedrogiej opiece są skomplikowane i wciąż się zmieniają, a każda sytuacja biznesowa jest wyjątkowa. Sprawdź doradców podatkowych, ubezpieczeniowych i prawnych przed wdrożeniem któregokolwiek z niniejszych wymogów raportowania.