Świetne pomysły na skuteczną tabelę rejestracji zdarzeń

Rejestracja jest pierwszym punktem kontaktowym z gośćmi, a sprawny proces zameldowania utrzymuje wysoki poziom podniecenia i nadaje ton świetnym wydarzeniu. Z drugiej strony, zdezorganizowane i czasochłonne doświadczenie może sprawić, że tłum narzeka na całą drogę, dopóki nie rozpocznie się wydarzenie. Przy tak dużej jeździe na tabeli rejestracyjnej, zdecydowanie chcesz to zrobić za pierwszym razem. Postępuj zgodnie z tą listą kontrolną Essentials, aby upewnić się, że zacząłeś dobry początek.

Większe jest lepsze

Prosta matematyka mówi nam, że duże tłumy będą wymagały większej siły roboczej, jeśli chcesz uniknąć długich linii. Polecam jednego asystenta dla wszystkich stu gości i jednego pływaka na każde dwustu gości. Jeśli chodzi o stół, załóż dwóch asystentów na osiem stóp tabeli i dodaj dodatkową tabelę do tego obliczeń dla materiałów eksploatacyjnych i miejsca pracy.

Pozostawanie w kontakcie

Nie chcesz biegać przez korytarze, szukając gniazdka elektrycznego lub połączenia internetowego, więc pamiętaj, aby uruchomić te linie z wyprzedzeniem. Będziesz także chciał zabrać laptopa, nawet jeśli nie planujesz go użyć. Dostęp online może się przydać, jeśli chcesz sprawdzić e -maile lub pomóc zagubionym gościom znaleźć drogę do i z miejsca. Wreszcie sprawdź sytuację oświetlenia. Jeśli korytarz jest słabo oświetlony, możesz dodać kilka świateł biurkowych, aby pomóc w czytaniu listy.

Nie zapomnij o dostawach biurowych

Każdy planista powinien mieć pudełko na sprzęt wypełnione niezbędnymi elementami biurowymi, takimi jak taśma, nożyczki i asortyment markerów. Inne godne uwagi elementy dla listy pakowania obejmują puste nazwy, numery tabeli i zarezerwowane znaki do użycia w razie potrzeby. Tak, twoje miejsce będzie miało dostęp do większości tych rzeczy, ale czas i frustracja, którą oszczędzasz, mając je obok ciebie, jest bezcenne.

Przyspieszyć odpowiedzi

Jednym z największych zakłóceń w twoim „rytmie rejestracyjnym” będzie zapora prostych pytań pochodzących zarówno od wolontariuszy, jak i uczestników. Możesz zapobiec spowolnieniu tych pytań, konfigurując tabelę pomocy. Będziesz zaskoczony, o ile bardziej wydajnie może działać tabel?"

Zostań otwarty

Niezbędne jest utrzymanie co najmniej jednej osoby przy stole rejestracyjnym podczas całego wydarzenia. Nie chcesz, aby stosunkowo niewielki problem był śnieżki w coś większego, ponieważ nikt nie był dostępny do pomocy. Zwykle dzieje się tak, gdy goście są zmuszeni szukać gdzie indziej, kiedy nie można znaleźć twojego zespołu. Wysłanie niecierpliwego uczestnika w kierunku kuchni wymaga tylko jednej słabo przerw w łazience!

Trzymaj swoich przyjaciół blisko

Istnieje kilka numerów kontaktowych, które chcesz osiągnąć, zanim zacznie się wydarzenie. Pierwszy to numer telefonu komórkowego dla koordynatora miejsca. Nie będzie czasu na przeszukiwanie budynku, gdy ręczniki papierowe wybiegły w łazience, więc ta liczba jest absolutnym obowiązkiem. Kolejną dobrą liczbą do problemów związanych z żywnością jest menedżer gastronomiczny. Na koniec potwierdź najlepsze numery alarmowe dla policji i straży pożarnej. Niektóre hotele mają własnych pracowników ochrony, którzy często są najlepszym punktem kontaktowym w takich sytuacjach.

Tabele rejestracyjne powinny dostarczyć więcej niż tylko znak powitalny i znacznik nazwiska. Z perspektywy gościa reprezentują one centrum obsługi klienta na twoje wydarzenie. Ale aby sprostać tym oczekiwaniu, musisz być przygotowany. W końcu, jeśli goście nie będą w stanie dokonać rejestracji, reszta twoich starań planowania pozostanie niezauważona.