Lista kontrolna konfiguracji zdarzeń dla koordynatorów miejsc

Większość miejsc jest przyzwyczajona do presji związanej z koordynacją wielu wydarzeń w krótkim czasie. W końcu ich działalność zależy od tego, że zapewniają wysokiej jakości obsługę, a każde wydarzenie jest okazją do zaprezentowania swoich umiejętności zarówno planistom wydarzeń, jak i uczestnikom. Najbardziej krytyczny czas następuje przed rozpoczęciem programu, kiedy klient wchodzi do pomieszczenia bankietowego do konfiguracji. W tej chwili ton będzie ustawiony na resztę dnia.

Przygotuj swoje wózki

Pierwszą rzeczą, którą Twój klient będzie chciał zrobić, jest rozpakowanie wszystkich materiałów związanych z wydarzeniami z pojazdu. Może to być trudne zadanie, zwłaszcza jeśli sytuacja parkowania jest trudna do nawigacji. Wyobraź sobie, że ktoś wchodzi na twoje miejsce z ładunkiem ciężkich pudełek - jaka jest pierwsza rzecz, której będą szukać? Odpowiedź brzmi oczywiście wózek lub cokolwiek innego, co rozjaśni ich obciążenie i znacznie ułatwia złowieszcze zadanie rozładunku. Dostępne wózki, gdy chodzą na miejscu, jest łatwym sposobem, aby poczuć się „ulgnie”, po prostu pokazując się.

Przygotuj tabele rejestracyjne

Następnie na liście rzeczy do zrobienia dla większości klientów jest konfiguracja rejestracji. Oznacza to, że twoje miejsce lepiej mieć wszystkie elementy rejestracyjne przed przybyciem. Obejmuje to wszystkie stoły, krzesła, elektryczne i łyżki. Organizowanie tagów nazw i materiałów odprawy pochłoną dużo czasu dla planistów wydarzeń i nie powinni czekać, aż wprowadzisz te proste rzeczy, aby zacząć.

Mają wszystkie pokoje i zestaw pościeli

Ustawienie wszystkich stołów i krzeseł w przestrzeni wydarzenia może oczywiście zająć trochę czasu. Mamy nadzieję, że jeśli wychodzisz z wcześniejszego wydarzenia, powiedziałeś klientowi z wyprzedzeniem, kiedy spodziewać się wszystkich komponentów pokoju. Jeśli twój klient wejdzie do pokoju z dziesiątkami pracowników, którzy starają się na stoliki i krzesła, prawdopodobnie wpadną w panikę. Idealnie, zespół operacyjny będzie miał wszystko ustawione z pościeli stołowymi, aby.

Wyprowadź wszystkie oznakowanie wcześnie

Tylko dlatego, że główny planistka wie, jak poruszać się po budynku, nie oznacza, że ​​jej załoga wsparcia. Możesz zaoszczędzić wszystkim niepotrzebne problemy, aktualizując oznakowanie w budynku, gdy tylko okres konfiguracji rozpocznie się. Pamiętaj, że sprzedawcy tacy jak kwiaciarnie i DJ muszą również wiedzieć, gdzie iść. To wszystko do przejrzenia z klientem przed dniem wydarzeń, ale są one również konieczne, aby zwrócić uwagę na wielki dzień.

Przejrzyj Beo i faktury

Ponownie, prawdopodobnie kilkakrotnie wysłałeś e -mailem te dokumenty w dniach poprzedzających wydarzenie, ale nigdy nie boli je po raz ostatni. Mimo że czas konfiguracji jest gorączkowy, musisz wyrzeźbić 15 minut, aby przejrzeć te dokumenty. Koordynatorzy miejsc powinni mieć pakiet gotowy dla swojego klienta, który obejmuje beo, schemat pokoju i prospektywną fakturę. Bardzo niewielu doświadczonych planistów przejmie możliwość przeglądu tych krytycznych artykułów.

Wprowadzenia

Pamiętaj, aby przynieść kluczowym członkom swojego zespołu do swojego klienta w celu formalnego wprowadzenia. Ta lista obejmuje menedżera cateringowego, kapitana bankietu, nadzorcę operacyjnego i koordynatora audio/wizualnego. Pomyśl w imieniu swojego klienta, wprowadzając zespół - czy są jakieś szczegóły, które należy omówić twarzą w twarz z zespołem zarządzającym? Rozpoczęcie krótkiej rozmowy to skuteczny sposób na podkreślenie, kto jest odpowiedzialny za każdy obszar.

Ta krótka lista kontrolna elementów konfiguracji zdarzeń znacznie przyczyni się do zadowolenia klienta po przyjeździe. Jako główny przedstawiciel Twojego miejsca zawsze najlepiej jest podać klientom swój numer telefonu komórkowego na wypadek, gdyby coś poszło nie tak podczas pracy w biurze. Pamiętaj, że mogą się sfrustrowani, jeśli czegoś potrzebują, ale będą jeszcze bardziej sfrustrowani, jeśli nie będą w stanie znaleźć nikogo, kto mógłby im pomóc.