Struktura opłat za planistę wydarzeń

Niezależnie od tego, czy zaczynasz biznes planowania wydarzeń na wydarzenia towarzyskie, wydarzenia biznesowe, czy kombinacja obu, powinieneś wiedzieć, jak pobierać opłaty za usługi.

Kilka czynników zajmuje się ustaleniem stawki, w tym planowanie zdarzeń i koszty operacyjne, wynagrodzenia i zyski. Stawki różnią się w zależności od tego, gdzie prowadzisz działalność, rodzaje projektów, które podejmujesz, oraz to, co rynek jest skłonny zapłacić.

Sposoby, w jaki planiści zdarzeń struktury ich opłaty

Jeśli chcesz rozpocząć działalność w niepełnym wymiarze godzin, a nawet w pełnym wymiarze godzin, istnieje około pięć sposobów na strukturę opłatę za wydarzenie i zacytuj opłaty swoim klientom:

• Opłata za płaską projekt
• Procent wydatków
• Stawka godzinowa
• Procent wydatków plus stawka godzinowa
• Stawki podlegające prowizji

W przypadku następujących wyjaśnień i przykładów załóżmy, że chcesz zarobić średnio 75 USD za godzinę za swoje usługi. 

Opłaty oparte na płaskiej stawce projektu

Wielu klientów woli wiedzieć, ile będzie kosztować projekt, w tym wszystkie opłaty.

Opłaty za płaskie projekty są zwykle stosowane w pakietowych wydarzeniach, takich jak te znalezione w programach marketingowych sportowych, i mogą być obliczane na zasadzie osoby z wieloma postanowieniami i zastrzeżeniami. W tym scenariuszu klient może umówić się bezpośrednio z planistą zdarzeń, aby koordynować całą logistykę, catering, miejsce, wydatki na zakwaterowanie itp.

Załóżmy na przykład, że jesteś zatrudniony do zorganizowania jednodniowej historycznej wycieczki po mieście dla 15 gości. Twój klient chce, abyś zacytował zryczałtową opłatę za transport, prywatny przewodnik, lunch i wszystkie opłaty za wstęp do miejsc. Proszą jednak również o zapewnienie awarii na wysokim poziomie każdego elementu wydatków.

Jako planista wydarzeń, aby to zaoferować, musisz wymyślić płaską opłatę, określając, ile kosztują wszystkie aspekty projektu. Musisz negocjować i obliczyć koszt wszystkich usług, w tym czas, i zacytować łączną sumę wydatków.

To stawia odpowiedzialność za zarządzanie budżetem bezpośrednio na Ciebie i wymaga przewidywania różnych scenariuszy, w których okoliczności mogą się zmienić. Twoim obowiązkiem jest identyfikacja wymaganych depozytów, płacenie za wszystkie usługi i odpowiedzialność za wszystkie umowy serwisowe.

Opłaty oparte na procencie wydatków

Średnio planiści zdarzeń powinni pobierać między 15-20% całkowitego kosztu wydarzenia w ramach opłaty. W zależności od złożoności programu i ilości czasu potrzebnego na zaplanowanie i wykonanie wydarzenia, czasami wystarczy, aby pokryć cały koszt i źródło zysku.

Załóżmy na przykład, że jesteś zatrudniony do zorganizowania prywatnej kolacji w ekskluzywnej restauracji dla 40 gości ze średnią 175 USD za osobę. Oszacujmy, że spotkanie z klientem, zaplanuj, uczęszczać do tego wydarzenia, zajmuje ci w sumie 15 godzin. Jeśli pobierasz stawkę 18% całkowitych wydatków, zarobisz tylko nieco więcej niż ukierunkowana stawka godzinowa w wysokości 75 USD/godzinę:

175 x 40 gości = 7 000 x 18% = 1260 USD
15 godzin x 75 USD/godz. = 1125 USD

Jeśli klient zawiera umowę z Tobą bezpośrednio za wszystkie usługi, podsumowa opłata za wydatki dla klienta wyniosłaby łącznie 8 260 USD.

Opłaty oparte na stawce godzinowej

Niektórzy klienci wolą, aby planista wydarzeń cytował stawkę godzinową za usługi i oszacować całkowitą liczbę godzin zarządzania i wykonania danego programu klienta. Może wydawać się podobny do płaskiej szybkości projektu, ale pozwala na większą elastyczność ze strony obu stron dostosowanie się do zmian, które mogą być potrzebne po drodze.

Wielu planistów wydarzeń biznesowych będzie rachunków co godzinę za usługi. Pozwala klientowi wiedzieć, ile będzie kosztować zatrudnienie twoich usług i pozwolić mu obliczyć rozsądny budżet. Często powodem tego jest to, że klient chce lepiej objąć wszelkie nieoczekiwane wydatki.

Zawsze pamiętaj o zdefiniowaniu ostrożnych parametrów dotyczących oczekiwań, aby obie strony są zgodne z tym, jakie usługi będą świadczone. Jako planista wydarzeń powinieneś podać odniesienie do fakturowania wszystkich rozsądnych wydatków biznesowych, które mogą zostać poniesione.

Niektórzy planiści wydarzeń mogą oznaczyć wydatki operacyjne, takie jak wysyłka, czynsz za samochody i inne różne produkty wydatków nawet o 15-20%. Jeśli to zrobisz, powinieneś ujawnić takie znaczniki i z wyprzedzeniem uzyskać umowę z klientem.

Jeśli chodzi o stawki planowania zdarzeń, ważne jest również, aby określić, jak często możesz wystawiać rachunek za swój czas.

Załóżmy na przykład, że klient zatrudnia cię w październiku, aby zorganizować jednodniowe seminarium w marcu. Twoje usługi są kontraktowane w celu pozyskiwania i negocjacji w sprawie miejsca, usług gastronomicznych, A/V, i przyczyniają się do tworzenia treści dla ograniczonej liczby pozycji komunikacyjnych (i.mi., zaproszenia, agenda, formularze oceny itp.).

Twój klient zatrudnia również zapewnienie zarządzania na miejscu. Ustanawiasz z góry umowę, którą zaliczysz za zidentyfikowane usługi w różnych momentach, i przesyłasz faktury dla wszystkich usług wykonywanych do tej pory co tydzień, co tygodniowo lub miesięcznie.

Zgodnie z niniejszą Umową Ty i Twój klient powinniście opracować szczegółowe oświadczenie o pracy, które obejmują oczekiwane obowiązki obu stron. Następnie możesz oszacować całkowity budżet na tak wiele godzin plus rozsądne wydatki (wyjaśnij, co mogą obejmować te szczegóły).

Opłaty oparte na procentach wydatków plus opłata na zryczałtowana stawka za godzinę

Czasami jesteś zatrudniony do zorganizowania wydarzenia i z jakiegokolwiek powodu klient woli stawkę na podstawie procentu wydatków. Jednak to nie wystarczy, aby pokryć koszty całkowitego czasu i usług. W takich sytuacjach rozsądne jest przedstawienie opłat za łączny koszt w dwóch różnych kategoriach.

Na przykład klient zatrudnia Cię do organizowania wydarzeń związanych z konferencją. Twoim zadaniem jest zorganizowanie dwóch prywatnych kolacji i wycieczki golfowej, każda z 50 gościami. Całkowity koszt tych połączonych zdarzeń wynosi około 20 000 USD, ale wymaga około 60 godzin twojego czasu, a złożoność tego projektu może uzasadnić wyższą marżę zysku. Mając to na uwadze, możesz dojść do ostatecznej stawki na zryczałtowanej i godzinowej za pomocą następujących obliczeń:

Procent szacunków wydatków:
20 000 $ x 18% = 3600 $
Szacunek stawki godzinowej:
60 godzin x 75 USD/HR = 4500 USD
Deficyt godzinowy:
3600–4500 USD = -900 USD

Jeśli dojdziesz do deficytu, tak jak to zrobiliśmy w powyższym przykładzie, możesz wyróżnić 15 godzin na zarządzanie logistyką wielu zewnętrznych dostawców. Twoja wycena może następnie odzwierciedlać następujące czynności:

Koszty zdarzenia subtelne: 23 600 $
Stała opłata: 1125 USD (na podstawie 15 godzin na 75 USD/godz.)

W tym scenariuszu musisz uważnie ustalić, że odpowiednio oszacowałeś swoje godziny (konto na pokrycie niestandardowych wydatków operacyjnych, takich jak podróż osobista). Zgodnie z oczekiwaniami niewielu klientów z przyjemnością widzi wzrost wydatków później, chyba że podane są uzasadnione powody.

Opłaty oparte na stawkach zlecenia

Innym sposobem, w jaki planiści wydarzeń mogą pobierać opłaty za usługi, jest zabezpieczenie miejsca na wydarzenia za pośrednictwem miejsc, które oferują stawkę podlegającą zleceń. Są to opłaty zwykle dostarczane biurom podróży za bilety, pokoje hotelowe i inne formy transportu.

Na przykład wiele hoteli może rozszerzyć stawkę podlegającą zleceń do nawet 10% w przypadku pokoi gościnnych i innych wydatków.

Chociaż niektórzy planiści wydarzeń przyjęją stawki podlegające zleceń jako źródło dochodu dla siebie, klienci Savvier mogą zakwestionować poczucie lojalności planistów wydarzeń. Z tego powodu wielu doświadczonych planistów ograniczy wszelkie wybory planowania, które obejmują stawkę zlecenia lub negocjuje wycenę niezakłócającą ich programy i zdarzy to źródło oszczędności bezpośrednio do wynikającego z nich klienta.

Ponadto niektórzy klienci mogą zdawać sobie sprawę, że stawki podlegające zleceniu istnieją i nie oczekują, że ich zewnętrzni konsultanci będą rachunki za pomocą żadnej z innych zidentyfikowanych metod rozliczeniowych, które przedstawiliśmy i nadal płacą stawkę podlegającą zleceń. Ogólnie rzecz biorąc, wielu planistów wydarzeń nie uważa go za dobrą formę, aby w ten sposób „podwójnie obniżyć” swój strumień dochodów.

Jeśli przyjmuje stawki na zamówienie, najlepiej nie pobierać opłat za klienta za usługi za pomocą alternatywnych metod rozliczeniowych.

Istnieją scenariusze, w których stawki podlegające zleceniu mają największe sens, takie jak mniejsza organizacja non -profit lub stowarzyszenie, które mogą zatrudniać twoje usługi na wydarzenie lub spotkanie członkostwa, a większość opłat są płacone bezpośrednio przez uczestników, a nie organizację.

Kolejnym scenariuszem może być, jeśli Twój klient kupuje od Ciebie prezenty klienta, a także możesz oferować usługi dystrybucji przedmiotów promocyjnych. W takim przypadku po prostu negocjuj dla przedmiotów promocyjnych i nie pobieraj opłat za swoje usługi co godzinę, chyba że klient jest świadomy wszystkich opłat z góry.