Zarządzanie wydarzeniami vs. Planowanie

Zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzeń są często rzucane na zamiennie, mimo że są to dwie bardzo różne rzeczy. Po prostu planowanie i zarządzanie nie są takie same. Podczas gdy zestawy umiejętności tych dwóch funkcji pokrywają się, są to dwie odrębne funkcje. Stwarza problemy dla osób zajmujących się klientami, którzy błędnie myślą, że potrzebują menedżera wydarzeń, gdy potrzebują planisty wydarzeń. A dla tych klientów, którzy mają wrażenie, że wszyscy menedżerowie wydarzeń również obsługują planowanie wydarzeń. Wyjaśnijmy więc zamieszanie, ponieważ ważne jest, aby Ty i Twoi klienci mielicie takie samo zrozumienie.

Co jest w imieniu?

Branża planowania wydarzeń jest gospodarzem wielu tytułów pracy i opisów stanowisk. Planator wydarzeń, planista spotkania, koordynator wydarzeń, planista konwencji i menedżer wydarzeń, aby wymienić tylko kilka. Lista wydaje się nieskończona. W miarę rozwoju branży jest to także lista funkcji pracy.

Chociaż wzrost pracy jest zawsze dobry, zakres funkcji pracy w planowaniu wydarzeń i tytuły pracy w zarządzaniu wydarzeniami może być mylące dla osób rozpoczynających się w branży. Jest to równie frustrujące dla doświadczonych profesjonalistów w obliczu klientów, którzy źle rozumieją oferowane usługi.

Planowanie wydarzenia

Zacznijmy od planowania wydarzeń. Kluczowe słowo operacyjne tutaj jest planowanie. Wszystkie wydarzenia - od ślubnych pryszniców po kamienie milowe obchodów urodzin po duże spotkania korporacyjne - zacznij od jakiegoś planu. Wstępne dyskusje z klientami dotyczące pomysłów na wydarzenia, tematów, pożądanych dat i wytycznych budżetowych są częścią procesu planowania wydarzeń.

Planowanie wydarzeń zaczyna się na początku, od wczesnych etapów koncepcji i trwa aż do faktycznego wydarzenia. I, szczerze mówiąc, przez kilka tygodni po wydarzeniu, gdy planiści wydarzeń kończą szczegóły i obsługują elementy kolejne. Planowanie wydarzeń polega na ścisłej współpracy z klientem w celu zaprojektowania wydarzenia, które odzwierciedla wizję spotkania klienta i spełnia cel wydarzenia. Klienci, którzy zatrudniają planistę wydarzeń, zatrudniają kogoś do zaplanowania wszystkich aspektów wydarzenia, w tym powiązanych szczegółów i elementów działań, a także do tego wydarzenia do końca.

Obowiązki planowania zdarzeń mogą obejmować między innymi:

• Wybór ogólnego motywu wydarzenia
• Rozwijanie budżetu
• Wybór miejsca
• Negocjowanie kontraktów hotelowych
• Zatrudnianie zewnętrznych dostawców
• Planowanie menu
• Zatrudnianie cateria
• Organizowanie głośników gości lub rozrywki
• Koordynacja transportu
• Wybór kolorystyki
• Rozwijanie zaproszeń

Planowanie wydarzeń to wszystko, co ma na celu założenie wydarzenia. Ta funkcja jest podlegająca większemu parasolowi zarządzania zdarzeniami.

Zarządzanie zdarzeniami

Każdy rodzaj zdarzenia składa się z wielu części, które pasują do siebie jak kawałki układanki. Wszystkie te utwory ostatecznie łączą się, aby stworzyć wydarzenie. Udane wydarzenia mają wszystkie powiązane utwory, które łączą się we właściwym czasie i we właściwym miejscu, płynnie, wydajnie i zgodnie z planem. Proces ten nazywa się zarządzaniem wydarzeniami. Mówiąc prosto, zarządzanie projektem samego wydarzenia.

Zarządzanie wydarzeniami polega na tworzeniu, koordynowaniu i zarządzaniu wszystkimi różnymi elementami wydarzenia, a także zespołów osób odpowiedzialnych za każdy aspekt. Niektóre aspekty zarządzania wydarzeniami mogą obejmować między innymi:

• Rezerwowanie lokalizacji na wydarzenie
• Koordynowanie zewnętrznych dostawców
• Opracowanie planu parkingowego
• Projektowanie planów awaryjnych
• Zapewnienie zgodności ze standardami zdrowia i bezpieczeństwa
• Zarządzanie personelem odpowiedzialnym za każdą funkcję
• Nadzorowanie wykonania wydarzenia
• Monitorowanie zdarzenia
• Rozwiązywanie sytuacji wydarzeń na stronie

Menedżerowie wydarzeń i planiści wydarzeń współpracują

Definiowanie tych dwóch funkcji jest trudne, ponieważ nie tylko są ściśle powiązane, obowiązki często się pokrywają. Poszczególni planiści wydarzeń mogą oferować usługi zarządzania wydarzeniami, a menedżerowie wydarzeń mogą również oferować planowanie wydarzeń. Wszystko zależy od indywidualnego zespołu planowania lub korporacyjnego zarządzania wydarzeniami, miejsca i samego wydarzenia.

Ważne jest, aby zrozumieć różnice między nimi i ustalić, które usługi zapewniasz. Na przykład; Jeśli zaoferujesz usługi planowania wydarzeń na imprezę na dużą skalę, będziesz współpracować z menedżerem wydarzeń, który będzie koordynował twoje usługi z usługami Catering Managera, zespołem audiowizualnym itp. Zdefiniuj swoją rolę i usługi, które zapewniasz i wyraźnie przekaż je potencjalnym klientom, aby uniknąć zamieszania podczas procesu planowania.