Niezbędne elementy dobrej poczty głosowej

Pozdrowienia z poczty głosowej to proste rzeczy, a w biznesie mogą wydawać się nieistotne. Jednak powitanie poczty głosowej dużo zabawy z klientami i współpracownikami-tak często nie możesz odebrać telefonu, ponieważ jesteś na innej linii, z dala od biurka lub poza biurem. Pomyśl o tym, jak często słyszałeś powitanie poczty głosowej, dzwoniąc do współpracowników, kolegów i innych kontaktów biznesowych.

Pozdrowienia pocztowe głosowe nadają ton, w jaki sposób dzwoniący będą postrzegać ciebie i Twoją firmę i są subtelnymi i łatwymi sposobami wspierania pozytywnych relacji biznesowych. Optymistyczne wiadomości, które są krótkie i do rzeczy. I nie spiesz się przez swoją wiadomość. Bądź wydajny, ale zrelaksowany i nie spiesz się.

Krótkie, optymistyczne powitanie

Rozpocznij powitanie poczty głosowej krótkim „Hello” lub „Witamy w The Xyz Company.„Nie używaj zwrotów takich jak„ Twoje połączenie jest dla nas bardzo ważne ”i tym podobne. Stały się one nadużywane i mogą być postrzegane jako nieszczere. Sprawiają, że Twoja wiadomość jest długa i strata czasu dzwoniącego.

Twoje imię

Podaj swoje pełne imię i nazwisko wyraźnie i wymów każdą sylabę, aby dzwoniący wiedział, że dotarł do osoby, której oczekiwano, więc chcieli zapisać twoje imię, jeśli chcą. Jeśli masz długą nazwę, zwolnij, aby rozmówca mogła to usłyszeć.

Nazwa Twojej firmy i/lub nazwa działu

Stwierdzając nazwę Twojej firmy i dział, poinformują dzwoniącego, że dotarli do właściwego miejsca-szczególnie, jeśli przeszli serię zautomatyzowanych monitów lub katalogu systemu pracowników lub działów. Jest to szczególnie ważne dla zewnętrznych pozdrowienia poczty głosowej. Można go pominąć w przypadku połączeń wewnętrznych.

Stwierdzenie, że nie możesz odebrać połączenia

Krótkie stwierdzenie (niektórzy ludzie lubią przeprosiny w oświadczeniu), że nie możesz odebrać ich połączenia, jest standardem i szybko przenosi dzwoniącego do informacji, kiedy możesz do nich wrócić i najważniejszy sygnał dźwiękowy.

Zaproszenie do zostawienia wiadomości

Zaproś dzwoniącego, aby zostawił szczegółową wiadomość. 

Kiedy oddzwonisz ich telefon

Jeśli twoje zasady mają oddzwonić do końca dnia, powiedz swoim dzwoniącym. Jeśli nie ma zasad, zaoferuj dzwoniącemu oszacowanie, kiedy oddzwonisz. Jeśli jesteś z dala od biura przez tydzień, daj im znać.

Zapewnij kontakt w celu natychmiastowej pomocy

Nikt nie lubi być uwięziony w „więzieniu pocztą głosową”, czekając na odpowiedź bez żadnych innych opcji. Jeśli jest ktoś, kto może skontaktować się w celu uzyskania natychmiastowej pomocy, podaj wskazówki dotyczące skontaktowania się z tą osobą.

Korzystają z długości powitania

Trzymaj to krótkie: maksymalnie od 20 do 25 sekund. Ludzie są zajęci i nie lubią marnować czasu.

Unikaj podawania zbyt dużej ilości informacji

Przekaż swoim dzwoniącym tylko informacje, których potrzebują, aby zostawić wiadomość lub skontaktować się z tobą.

Przykłady powitania poczty głosowej

• Przykłady powitania poczty głosowej
• Tymczasowe lub „poza urzędem” przykłady powitania poczty głosowej
• „Telefon” lub „zajęty” przykłady witania poczty głosowej