Plik pracowni

Plik personelu pracownika jest głównym aktem pracowniczym, który zawiera historię stosunku pracy z wniosku o pracę za pośrednictwem wywiadu i dokumentacji rozwiązania zatrudnienia.

Dostęp do pliku pracowniczego pracownika

Tylko pracownicy zasobów ludzkich i bezpośredni przełożony lub menedżer pracownika mogą mieć dostęp do informacji w pliku pracowniczym pracowników i nigdy nie opuszcza biura zasobów ludzkich.

W niektórych firmach dostęp do akt jest ograniczony do personelu HR. W tych organizacjach nadzorcy lub menedżerowie przechowują własny akt zarządzania, który zawiera dokumenty, które mogą potrzebować, takie jak kopie wcześniejszych wyników wyników.

Wymagania różnią się w zależności od stanu, nie wspominając o tym na arenie międzynarodowej, o tym, kto ma dostęp do pliku personelu pracownika. W niektórych stanach pracownicy mają prawo do dostępu, a nawet otrzymywać kopie informacji w pliku personalnym. W innych dostęp jest bardziej wąski. Wymagania różnią się również w tym, w co może uzyskać dostęp pracownik. Poznaj zasady w jurysdykcji, w których zatrudniasz ludzi do zachowania zgodności z wymogami prawnymi.

Ogólnie rzecz biorąc, nie będziesz chciał przechowywać dokumentów w pliku personelu pracowniczym, że pracownik nie ma racjonalnie prawa do dostępu. Możesz rozważyć przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z sprawdzaniem przeszłości, referencjami, listami kontrolnymi i ocenami w osobnym pliku, który jest tworzony w celu pomieszczeń wszystkich dokumentów związanych z konkretnym wydarzeniem rekrutacji i zatrudniania.

Plik personelu pracownika jest ogólnie przechowywany w zamkniętej, przeciwpożarowej szafce na pliki w zamkniętym miejscu, który jest dostępny dla personelu zasobów ludzkich. Poufność informacji o pracownikach w pliku personelu ma ogromne znaczenie.

Spośród wszystkich plików pracowników, w pliku personelu pracowniczym najczęściej dostępny jest codziennie w celu uzyskania informacji przez pracodawcę, przełożonego lub personelu zasobów ludzkich.

Rozważania dotyczące treści plików pracowników pracowników

Pliki personelu zwykle zawierają dokumenty, które pracownik już sprawdził, więc on lub ona zna ich treść. Obejmuje to dokumenty takie jak aplikacje pracy, oceny wydajności, listy rozpoznawania, dokumentacje szkoleniowe i formularze związane z transferami i promocją. 

Podstawowe zasady i pytania, które należy wziąć pod uwagę przy składaniu dowolnego dokumentu w pliku pracowniczym.

• Czy pracodawca będzie potrzebował konkretnego dokumentu, aby uzasadnić decyzje, jeśli pracodawca został pozwany? Czy pracodawca potrzebowałby dokumentu w sądzie?
• Czy pracownik wie i rozumie, że dokument zostanie złożony w jego aktach personelu? W większości przypadków pracodawcy powinni podpisać dokument, a nie oznaczać zgodę z zawartością dokumentu, ale uznać, że są świadomi i przeczytali dokument.
• Żadnych niespodzianek, opinii ani osobistych notatek na temat pracownika powinny być kiedykolwiek umieszczone w pliku pracowniczym. Tylko fakty, bez spekulatywnych myśli, należą do pliku pracowniczego pracownika.

Zawartość pliku personelu pracownika

Poniżej znajdują się zalecenia dotyczące dokumentacji, którą pracodawca powinien przechowywać w pliku pracowniczym.

Historia zatrudnienia

• Podanie o pracę
• Wznawiać
• Wznowić list motywacyjny
• Weryfikacja edukacji
• Weryfikacja zatrudnienia
• Odmowny list
• Pozycja opis stanowiska
• Zapisy analizy pracy
• List oferty pracy lub umowa o pracę
• Umowa agencji pracy lub agencji tymczasowej, jeśli jest używana
• Dane kontaktowe w nagłych wypadkach
• Podpisany formularz potwierdzenia podręcznika pracownika pokazujący otrzymanie podręcznika pracownika
• Lista kontrolna z nowej orientacji pracowników pokazująca omawiane tematy i przez kogo
• Wszelkie umowy i dokumentacji relokacji
• Wszelkie umowy, pisemna umowa, odbiór lub potwierdzenie między pracownikiem a pracodawcą (taką jak umowa o zakazie konkurencji, umowa o pracę lub umowa dotycząca samochodu dostarczanego przez spółkę)
• Life of Zatrudnienie oficjalne formularze, w tym wnioski o przeniesienie, promocję, wewnętrzne podanie o pracę i tak dalej
• Każda inna dokumentacja związana z zatrudnieniem

Rozwój wydajności pracowników, plany rozwoju i poprawa

• Kopie dowolnego wykorzystywania wyników lub planów rozwoju pracowników
• Samoocena pracowników
• Zapisy z wszelkich formalnych sesji doradczych
• Uwagi na temat frekwencji lub opóźnień
• Dokumentacja planu poprawy wydajności
• Raporty działań dyscyplinarnych
• Prezentowane przez pracowników, takie jak certyfikaty, listy uznania i tak dalej
• Formalne sugestie i zalecenia pracowników, odpowiedzi organizacji
• Rejestry szkoleń
• Prośby o szkolenie
• Oceny kompetencji
• Powiadomienia lub harmonogramy klasy szkoleniowej lub sesji
• Podpisane oceny potrzeb
• Raporty z kosztów szkolenia
• Skargi od klientów lub współpracowników, które zostały omówione z pracownikiem

Dokumentacja rozwiązania zatrudnienia

• List rezygnacji pracowników
• Dokumentacja wychodzenia z wywiadu
• Powiadomienie COBRA
• Zatrudnienie końcowe lista kontrolna
• Końcowe rachunki za wszystkie aspekty zatrudnienia pracownika, takie jak końcowa wypłata, wynagrodzenie wakacyjne, zwrot nieruchomości spółki i tak dalej

Dolna linia

Będziesz chciał umieścić w pliku pracowniczym tylko dokumentów, z którymi znajomy pracownik jest znany. Jeśli zobaczenie zawartości ich pliku powoduje zaskoczenie pracownika, nie zarządzałeś skutecznie zawartością pliku.