Skuteczna etykieta e -mail biznesowa

E -mail stał się tak popularny, że w niektórych przypadkach ludzie używają go częściej niż telefon. Ponieważ słowo pisane może być tak łatwo niezrozumiane, zrozumienie właściwej etykiety e -mail jest niezbędne w środowisku biznesowym.

Niestety wiele osób nie rozumie, jak korzystać z wiadomości e -mail na swoją korzyść, a korzyści, jakie może nadać firmie, często pomijają. Poniższe zasady etykiety e -mail biznesowych mogą pomóc pracownikom w komponowaniu e -maili, które są wydajne i skuteczne. 

Wyślij tylko jasne i zwięzłe e -maile

Pierwszą zasadą dobrej etykiety e-mail jest unikanie długich wiadomości e-mail zawierających zewnętrzne informacje i nieistotne fakty. Trzymaj się komunikowanego tematu i użyj jak najwięcej słów. Jeśli potrzebujesz decyzji, poproś o to. Jeśli potrzebujesz informacji, poproś o to. Jeśli chcesz, żeby ktoś podjął działanie, poproś o to. Nie sprawi, że czytelnicy zastanawiają się, dlaczego się z nimi kontaktujesz. Kiedy komponujesz wiadomość e -mail, pomyśl o tym jako o pracy non -fiction. Nie uczyń go tajemnicą. 

Zawsze używaj znaczącej linii tematu

Nigdy nie zostawiaj tematu pustego e -maila. Pusta linia tematu może uznać e -mail jako spam i nigdy nie dotrze do miejsca docelowego. E -maile z pustymi wierszami tematycznymi często są pomijane, szczególnie jeśli zamierzony odbiorca zazwyczaj otrzymuje wiele e -maili każdego dnia. Zawsze używaj tematu, który odpowiednio odzwierciedla zawartość twojego e -maila. Pomoże odbiorcom bardziej skutecznie sortować ich e -maile i zachęci do szybszej odpowiedzi na Twój e -mail.

Unikaj ekstrawagancko sformatowanych e -maili

Wyślij e -maile w profesjonalnych formatach. Unikaj wielokolorowych czcionek i zdjęć dla tła. Te akcesoriacje mogą odwrócić uwagę czytelnika lub utrudnić odczytanie wiadomości. Wszelkie dodane obrazy w tle mogą wzdęć rozmiar pliku twojego e -maila. Które mogą zmusić odbiorców z powolnymi połączeniami do czekającego bolesnie długo, aby Twoja wiadomość do pobrania.Dodane obrazy w tle NY mogą wzdęć rozmiar pliku twojego e -maila. Które mogą zmusić odbiorców z powolnymi połączeniami do czekającego bolesnie długo, aby Twoja wiadomość do pobrania.

Jeśli Twoja firma nalega, aby używać konkretnego artykułów e -mailowych do projektu spójnego wyglądu i wyczucia, skorzystaj z tego. Logo firmy i linia podpisu mogą rzutować profesjonalny obraz na e -maile.

Wysyłaj terminowe odpowiedzi

Nie spraw, aby ludzie czekali na czas na e -mail. Odpowiedz niezwłocznie wyraźnie, zwięzłym przesłaniem. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na zbadanie odpowiedzi lub zebrać więcej informacji, powiedz nadawcy e -maila, kiedy może spodziewać się odpowiedzi. 

Używaj narzędzi do odpowiedzi spoza biura

Jeśli zamierzasz być z dala od biura i nie możesz przeczytać wiadomości e-mail, skorzystaj z narzędzia nie-biura systemu e-mail, aby automatycznie odpowiedzieć na każdego, kto próbuje się z Tobą skontaktować. Upewnij się, że automatycznie powiadomi nadawców, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. 

Nie płacz wilka z flagami o wysokim priorytecie

Większość systemów e -mail pozwala oznaczać wiadomość e -mail jako „wysoki priorytet” lub „pośpiech.„Nie uczyń tego swojej domyślnej flagi e -mail. Używaj go oszczędnie, inaczej odbiorcy zignorują flagę priorytetu. Kiedy w końcu wyślesz naprawdę ważny e -mail, nie zwróci uwagi, na jaką zasługuje. 

Zastanów się, czy „odpowiedz wszystko” jest konieczne

Nie klikaj instynktownie przycisku „Odpowiedz na wszystko” dla każdego e -maila, który ma wielu nadawców lub odbiorców. Rozważ temat i zdecyduj, kto musi przeczytać Twoją odpowiedź. Nieustannie reagowanie na wszystkich niepotrzebnie przyniesie ci reputację „spamera biznesowego”, a ludzie mogą zupełnie ignorować twoje e -maile.

Oddzielne konta e -mail biznesowe i osobiste

O ile nie jest to nagły wypadek, nigdy nie używaj wiadomości e -mail biznesowych do osobistej korespondencji. Nawet jeśli posiadasz własną firmę, dobrym pomysłem jest mieć dwa oddzielne konta e -mail. Umożliwi to priorytetowe rozliczenie wiadomości e -mail i przechowywanie niepowiązanych wiadomości osobistych poza siecią biznesową.

Używaj profesjonalnych nazw konta e -mail

Użyj własnej nazwy jako części dowolnego adresu e -mail biznesowego. Na przykład James.Bucks@Przykład.com lub jbuki@przykład.com. Unikaj pseudonimów, uchwytów, pseudonimów lub niejasnych odniesień. Na przykład nie używaj piłki nożnej.Mom@Przykład.com lub baseball.Nut@Przykład.com.

Czy e -mail jest najlepszy dla tej odpowiedzi?

Nie używaj wiadomości e -mail jako jedynego narzędzia komunikacji. Nie wszystkie wiadomości są odpowiednie do wiadomości e -mail i będą chwile, kiedy krótka rozmowa telefoniczna lub krótka wizyta w biurze może być bardziej skutecznym sposobem przekazania wiadomości. Spotkanie lub rozmowa przez telefon może wprowadzić ludzki element do interakcji, a to może mieć znaczenie, gdy próbujesz coś wyjaśnić, lub chcesz przekonać kogoś do podjęcia działania. 

Bądź wrażliwy i dostępny

Nigdy nie używaj wiadomości e -mail, aby rozwiązać związek lub umowę. W profesjonalnej korespondencji biznesowej zawsze zawieraj linię podpisu, która zapewnia alternatywne sposoby skontaktowania się z Tobą. Na przykład możesz dołączyć swoje biuro, faks i numery telefonów komórkowych oraz adres pocztowy biura.

Unikaj wysyłania e -maili do ogromnych załączników

Nigdy nie wiesz, jak i gdzie Twój odbiorca będzie dostępny do ich e -maila. Urządzenia mobilne mogą rozpocząć pobieranie pliku, zanim poprosi użytkownika o potwierdzenie pobierania. Może to zająć dużo czasu i pochłonąć przepustowość, za którą odbiorca musi zapłacić. Zachowaj łączny rozmiar załączników poniżej 50 MB.

Jeśli musisz wysłać duży plik, najpierw skontaktuj się z odbiorcami i zapytaj, jak chcieliby odebrać plik. Używasz również usługi przesyłania plików, aby wysłać plik.

Pomyśl, zanim wyślesz ten e -mail

Na koniec poświęć chwilę i zastanów się, co napisałeś przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”. Czy to coś, czego nie należy wysłać w e -mailu? Czy jest to charakter osobisty i nie jest odpowiedni do korzystania z systemu e -mail firmy? Czy napisałeś wiadomość e -mail, gdy jest zły i zawierał fragmenty, którego możesz później żałować? Jeśli tak, naciśnij przycisk „Usuń”.