Komunikacja w zarządzaniu zmianami

Nie możesz nadmiernie komunikować się, gdy prosisz swoją organizację o zmianę. Każdy odnoszący sukcesy starszy menedżer, który poprowadził udane wysiłki zarządzania zmianami, wyraża potrzebę nadmiernej komunikacji podczas doświadczenia w zmianie i stwarza to z perspektywy czasu.

Nie istnieje organizacja, w której pracownicy są całkowicie zadowoleni z komunikacji. Komunikacja jest jednym z najtrudniejszych problemów w organizacjach. Jest to obszar, na który pracownicy najczęściej narzekają podczas zmian organizacyjnych i codziennych operacji. Powód?

Skuteczna komunikacja wymaga czterech komponentów, które doskonale współpracują, aby stworzyć wspólne znaczenie, ulubioną definicję komunikacji.

• Osoba wysyłająca wiadomość musi przedstawić wiadomość jasno i szczegółowo oraz promieniować integralność i autentyczność.
• Osoba otrzymująca wiadomość musi zdecydować się na słuchanie, zadawanie pytań o przejrzystość i zaufanie nadawcy wiadomości.
• Wybrana metoda dostawy musi pasować do okoliczności i potrzeb zarówno nadawcy, jak i odbiornika.
• Treść przesłania musi rezonować i połączyć się na pewnym poziomie z i tak już przekonaniami odbiorcy (pracownik). Musi zawierać informacje, które pracownik chce usłyszeć. Musi odpowiedzieć na najbardziej cenione i najbardziej trosowane o pytania.

Czy wszystko to dzieje się w każdej komunikacji, czy jest to cudowne, że organizacje rzadko robią to dobrze? Na szczęście praktykujący zarządzanie zmianami przedstawili szeroki zakres sugestii, jak dobrze się komunikować podczas wszelkich zmian organizacyjnych.

Zalecenia dotyczące komunikacji w celu skutecznego zarządzania zmianami

Opracuj pisemny plan komunikacji, aby zapewnić, że wszystkie poniższe nastąpiło w ramach procesu zarządzania zmianami. Każdy z nich jest ważny, gdy prosisz ludzi o zmianę ich poprzednich sposobów robienia rzeczy.

Zawsze pamiętaj, że ludzie nie boją się zmian tak bardzo, jak obawy i obawy dotyczące nowych sposobów prowadzenia działalności gospodarczej. Mają też pewne zaangażowanie w sposób, w jaki zawsze wykonywali pracę. W zmianie prosisz swoich pracowników o opuszczenie ich stref komfortu.

• Komunikuj się konsekwentnie, często i przez wiele kanałów, w tym mówienie, pisanie, wideo, szkolenia, grupy fokusowe, tablice biuletynowe, intranety i więcej o zmianie.
• Komunikuj wszystko, co wiadomo na temat zmian, tak szybko, jak informacje są dostępne. Wyjaśnij, że twoje uprzedzenie dotyczy natychmiastowej komunikacji, więc niektóre szczegóły mogą się ulec zmianie w późniejszym terminie. Powiedz ludziom, że twoim innym wyborem jest utrzymanie całej komunikacji, dopóki nie będziesz pozytywny w kwestii decyzji, celów i postępów, co jest katastrofalne w skutecznym zarządzaniu zmianami.
• Zapewnij znaczną ilość czasu na zadawanie pytań, żądania wyjaśnienia i wkładu. Jeśli kiedykolwiek byłeś częścią scenariusza, w którym lider przedstawił zmiany w dużej grupie za pośrednictwem przejrzystości ogólnych, a następnie uciekł, wiesz, jaka jest to zła wiadomość dla integracji zmian. Ludzie muszą czuć się zaangażowani w zmianę. Zaangażowanie powoduje, że zaangażowanie nie jest tak samo znaczące podczas procesu zmiany.
• Wyraźnie przekazuj wizję, misję i cele wysiłku zarządzania zmianami. Pomóż ludziom zrozumieć, w jaki sposób te zmiany wpłyną na nich osobiście. Jeśli nie pomożesz w tym procesie, ludzie będą tworzyć własne historie, zwykle bardziej negatywne niż prawda.
• Uznać, że prawdziwa komunikacja to rozmowa. Jest to dwukierunkowe i prawdziwa dyskusja musi wynikać. To nie może być tylko prezentacja.
• Liderzy lub sponsorzy zmiany muszą spędzać czas na rozmowach jeden na jednego lub w małych grupach z ludźmi, którzy powinni wprowadzić zmiany.
• Przekaż przyczyny zmian w taki sposób, aby ludzie rozumieją kontekst, cel i potrzebę. Praktycy nazywali to „budowaniem niezapomnianych, koncepcyjnych ram” i „tworzeniem ram teoretycznych w celu u podstaw zmiany."
• Podaj odpowiedzi na pytania tylko wtedy, gdy znasz odpowiedź. Przywódcy niszczą swoją wiarygodność, gdy dostarczają nieprawidłowych informacji lub wydają się potknąć lub oprzeć peddle. O wiele lepiej powiedzieć, że nie wiesz i że spróbujesz się dowiedzieć.
• Liderzy muszą słuchać. Unikaj obrony, usprawiedliwienia i odpowiedzi, które są udzielane zbyt szybko. Działać z troskliwością.
• Udostępniaj liderów i zmieniają sponsorzy codziennie, jeśli to możliwe, spotkać się z innymi w miejscu pracy.
• Zorganizuj interaktywne warsztaty i fora, na których wszyscy pracownicy mogą wspólnie odkrywać zmiany, ucząc się więcej. Wykorzystaj szkolenie jako formę interaktywnej komunikacji i jako okazję do bezpiecznego zbadania nowych zachowań i pomysłów na temat zmian i zarządzania zmianami. Wszystkie poziomy organizacji muszą uczestniczyć w tych samych sesjach.
• Komunikacja powinna być proaktywna. Jeśli młyn plotek jest już w akcji, organizacja zbyt długo czekała na komunikację.
• Zapewnij ludziom możliwość nawiązania kontaktów ze sobą, zarówno formalnie, jak i nieformalnie, aby dzielić się pomysłami na temat zmian i zarządzania zmianami.
• Publicznie przejrzyj pomiary, które są obowiązujące w celu wykresu postępów w zarządzaniu zmianami i zmianom zmian.
• Opublikować nagrody i uznanie dla pozytywnych podejść i osiągnięć w zarządzaniu zmianami i zmianami. Świętuj każdą małą wygraną publicznie.