Typowe błędy, które prawnicy popełniają podczas wysyłania e -maili

Prawnicy są znani ze swojej ostrożnej natury, ale jak wszyscy inni mogą popełniać błędy podczas korzystania z wiadomości e -mail. Niektóre stają się horrorami, podczas gdy inni są po prostu zawstydzani. Poniżej znajdują się częste błędy, które adwokaci popełniają w e -mailach.

Wysyłanie go „z biurka”

Ta staromodna terminologia jest głupia i pretensjonalna. Co gorsza, część lub cała nazwa nadawcy jest odcięta, ponieważ większość skrzynek odbiorczych systemów e -mail nie wyświetla nazwisk nadawcy tak długo. Po prostu użyj swojego imienia.

Dodawanie fantazyjnych rozkwitów

Niektórzy prawnicy starają się być kreatywni z pojawieniem się wiadomości e -mail. Fantazyjne kwiaty w podpisach są powszechne, podobnie jak niepotrzebna grafika lub dzieła sztuki. Wszystko, co sprawia, że ​​słowa trudne do odczytania, jest złym pomysłem. To również sprawia, że ​​wiadomość jest wolniejsza do otwarcia. Nie komplikuj. Nie sprzedajesz swoich umiejętności artystycznych.

Zapominanie o użyciu bloku podpisu

Większość systemów e-mail ma łatwy w użyciu zautomatyzowany blok podpisu. Użyj go, aby wyeliminować ryzyko, że zapomnisz podać podstawowe informacje, takie jak nazwisko, adres i numer telefonu. Niektórzy prawnicy zamieniają stopy e-mail w mini-komendy, podczas gdy inni podejmują minimalistyczne podejście. Wielu dodaje powiadomienia o prywatności lub prawne zastrzeżenie. Wszystkie są akceptowalne zastosowania bloku podpisu e -mail. 

E -mailem, gdy jest zły

Prawnicy mogą być szczególnie narażeni na wysyłanie wiadomości e -mail, chociaż może się to zdarzyć każdemu. W dawnych czasach prawnicy mieli sekretarki wpisane swoje listy i długie opóźnienie przed odbiorem poczty. Odnoś ten okres odpoczynku dla siebie przed zwolnieniem e-maila. Może to zrobić różnicę między utrzymaniem lub utratą klientów, przyjaciół i pieniędzy.

Nieprzestrzeganie szybkiego reagowania

Niektórzy prawnicy zakładają, że stara pięciodniowa zasada reagowania na korespondencję biznesową dotyczy e-maila. To nie. Ludzie oczekują szybszych odpowiedzi na e -mail niż list wysłany pocztą. Spróbuj odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Jeśli sprawa jest skomplikowana, wyślij potwierdzenie i poinformuj osobę, kiedy oczekiwać odpowiedzi. W przeciwnym razie klient ma spekulować, czy nadchodzi jakakolwiek odpowiedź.

Wysyłanie poczty na niewłaściwy adres

Auto-kompletna funkcja w systemach e-mail jest dużą wygodą, ale zwiększa ryzyko wysłania wiadomości e-mail do niewłaściwego odbiorcy. To może być tylko niewielkie zawstydzenie, ale w niektórych przypadkach może to stanowić zaniedbanie zawodowe. Nie przypadkowo wysyłać e -mailem poufną komunikację z klientami do przeciwnego doradcy lub innego klienta.

Używając „Odpowiedz All” bez podwójnego sprawdzania

Powiedz, że przeciwny doradca wysyła wiadomość e -mail z propozycją lub twierdzeniem o opinii. Przekazujesz e -mail do innych prawników w Twojej firmie, którzy są zaangażowani w sprawę. Wkrótce przycisk „Odpowiedz All” jest liberalnie używany i nikt nie zauważa, że ​​przeciwna doradca jest kopiowana podczas wewnętrznej dyskusji w Twojej firmie. Zdarza się. Po naciśnięciu „Odpowiedz All” sprawdź każdy adres e -mail na liście odbiorców przed naciśnięciem Wyślij.

Używając niechlujnych linii pacjentów

Prosta i pouczająca tematyka, taka jak „Case Parkerson” lub „Proponowana umowa Smith”, działa najlepiej. Nie pozostaw linii tematu pustego lub Twoja wiadomość może zostać przeoczona. Zachowaj ton poważny i profesjonalny, unikając pokusy, aby użyć tematu, takiego jak „mój idiotyczny klient” lub „Zamówienie głupiego sędziego.„Nigdy nie zapominaj, że e -mail można przekazać każdemu. 

Nie kłóć się za pośrednictwem poczty e -mail

Kiedy ludzie mówią twarzą w twarz, wskazówki twarzy i odcienie wokalne pomagają wyjaśnić. W rozmowach telefonicznych głos głośnika sygnalizuje, gdy oświadczenie ma być sarkastyczne, żartowane lub poważne. Ale w e -mailu niebezpiecznie łatwo jest całkowicie błędnie odczytać intencję danej osoby i odpowiedzieć niewłaściwie.

Prawnicy, którzy cały czas się ze sobą kłócą, mogą być szczególnie zagrożeni. Reakcja wyzwalacza włosów na postrzeganą niegrzeczność lub wrogość może być katastrofalna. Poczekaj chwilę, a następnie przeczytaj ponownie wiadomość. Nawet jeśli nadal postrzegasz niegrzeczność, spróbuj odpowiedzieć uprzejmością. Może się okazać, że rozwiąże sytuację.