Format listu biznesowego z przykładami

List biznesowy to formalny dokument często wysyłany z jednej firmy do drugiej lub od firmy do jej klientów, pracowników i interesariuszy, na przykład. Listy biznesowe są również używane do profesjonalnej korespondencji między osobami fizycznymi.

Chociaż e-mail uznał za najczęstszą formę korespondencji, wydrukowane litery biznesowe są nadal używane do wielu ważnych, poważnych rodzajów korespondencji, w tym listów referencyjnych, weryfikacji zatrudnienia, ofert pracy i innych.

Pisanie skutecznego, dopracowanego listu biznesowego może być łatwym zadaniem, o ile przestrzegasz ustalonych zasad układu i języka.

Zdaj sobie sprawę, że twój odbiorca regularnie czyta znaczną korespondencję i będzie faworyzować dobrze wykonane litery, które są wolne od literówek i błędów gramatycznych.

Co uwzględnić w liście

Wyjaśnij cel twojego listu poprzez prosty i ukierunkowany język, utrzymując krótki akapit otwierający. Możesz zacząć od „Piszę w odniesieniu do…” i stamtąd komunikować tylko to, co musisz powiedzieć.

Kolejne akapity powinny zawierać informacje, które dają czytelnikowi pełne zrozumienie twojego celu, ale unikać meandrujących zdań i niepotrzebnie długich słów. Ponownie, zachowaj zwięzłość, aby utrzymać ich uwagę.

Jeśli Twoim celem jest przekonanie odbiorcy w jakiś sposób, niezależnie od tego, czy chodzi o inwestowanie pieniędzy, udzielić odniesienia, zatrudnić, współpracować z Tobą lub naprawić problem, stworzyć przekonujący argument dla twojej sprawy.

Jeśli na przykład chcesz, aby czytelnik sponsorował wydarzenie charytatywne, określ dowolne nakładanie się z celami filantropijnymi. Przekonaj czytelnika, że ​​pomoc będzie korzystna, a zwiększysz swoje szanse na zdobycie ich wsparcia.

Sekcje listu biznesowego

Każda sekcja listu powinna przestrzegać odpowiedniego formatu, zaczynając od danych kontaktowych i informacji o odbiorcy; pozdrowienie; ciało listu; zamknięcie; I wreszcie twój podpis.

Twoje Informacje Kontaktowe

• Twoje imię
• Twoje stanowisko
• Twoja firma
• Twój adres
• Miasto, stanowy kod pocztowy
• Twój numer telefonu
• Twój adres email

Data

• Data piszesz korespondencję

Dane kontaktowe odbiorcy

• Ich imię
• Ich tytuł
• Ich towarzystwo
• Adres firmy
• Miasto, stanowy kod pocztowy

Pozdrowienie

• Użyj „Kogo może dotyczyć”, jeśli nie masz pewności, do kogo się zwracasz.
• Użyj formalnego pozdrowienia „Szanowny Mr./SM./Dr. [Nazwisko] ”, jeśli nie znasz odbiorcy.
• Użyj „Drogi [imienia]”, tylko jeśli masz nieformalny związek z odbiorcą.

Ciało

• Użyj linii pojedynczych z dodatkową przestrzenią między każdym akapitem, po ujściu i powyżej zamknięcia.
• Pozostawiono uzasadnienie listu (przeciw lewej marginesu).

Zamknięcie pozdrowienia

Trzymaj akapit zamykający do dwóch zdań. Po prostu powtórz powód pisania i podziękuje czytelnikowi za rozważenie Twojej prośby. Kilka dobrych opcji na zamknięcie obejmuje:

•  Z poważaniem
•  Z poważaniem
•  Serdecznie
•  Z szacunkiem

Jeśli twój list jest mniej formalny, rozważ użycie:

• Wszystkiego najlepszego
• To, co najlepsze
• Dziękuję
• Pozdrowienia

Twój podpis

Napisz swój podpis tuż pod zamknięciem i zostaw cztery pojedyncze przestrzenie między zamknięciem a typem pełnego imienia imienia, tytuł, numer telefonu, adres e -mail i wszelkie inne dane kontaktowe, które chcesz dołączyć. Użyj poniższego formatu:

Twój odręczny podpis

Wpisane pełne imię i nazwisko
Tytuł

Upewnij się, że nic nie przegapiło

Dobrą zasadą jest dwukrotne korektę korespondencji, a następnie sprawdzenie jej kolegę, aby upewnić się, że nic nie przegapiło.

Szablon listu biznesowego

Możesz użyć tego listu biznesowego jako modelu i pobrać szablon (kompatybilny z dokumentami Google i Word Online) dla wersji tekstowej poniżej.

Próbka listu biznesowego (wersja tekstowa)

Linda Lau
Northern State University
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
Linda.lau@e -mail.com

5 marca 2020

Oscar Lee
Redaktor naczelny
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Szanowny Panie. Zawietrzny,

Chciałbym zaprosić cię do uczestnictwa w naszym wydarzeniu w sieci pracy w dziale sztuk wyzwolonych. Wydarzenie odbędzie się po południu 1 maja 2020 r. Chcemy zapewnić naszym absolwentom seniorów możliwość spotkania się z liderami biznesu w okolicy, którzy mogą szukać nowych pracowników, którzy posiadają stopnie naukowe w sztukach wyzwolonych.

Wydarzenie odbędzie się w Centrum Studentów Cox na Northern State University i potrwa około dwóch do trzech godzin. Jeśli jesteś zainteresowany uczestnictwem lub wysłaniem przedstawiciela firmy na spotkanie z naszymi studentami, daj mi znać w najbliższym wygodę, a ja mogę zarezerwować stół dla Ciebie.

Dziękuję za poświęcony czas i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Z szacunkiem,

(podpis List do papieru)

Linda Lau
Przewodniczący wydziału sztuk wyzwolonych

Przykład podpisu e -mail

Jeśli wysyłasz list e -mail, twój podpis będzie nieco inny. Zamiast włączyć dane kontaktowe w nagłówku listu, wymień je poniżej podpisu. Na przykład:

Wysłanie e -maila list biznesowy

Z poważaniem,

Imię Nazwisko
Tytuł
Twój adres
Twój numer telefonu
Twój adres email

Wyjaśnij, dlaczego wysyłasz wiadomość. Dołącz temat, o którym piszesz w temacie wiadomości e -mail, aby czytelnik jasno nazywa się, dlaczego wysyłasz wiadomość.

Wskazówki dotyczące pisania listu biznesowego

Recenzja próbek listu, w tym listy motywacyjne, wywiad z podziękowaniami, listy uzupełniające, akceptacja pracy i listy odrzucające, listy rezygnacyjne, listy do uznania oraz więcej próbek listu biznesowego i związanego z zatrudnieniem oraz wskazówki pisania.