Przed zakupem kopiarki do małego lub domowego biura

Podczas gdy pojęcie biura bez papieru brzmi zasadniczo, w rzeczywistości wiele małych lub domowych firm (SoHo) wciąż potrzebuje kopiowania drukowanych dokumentów na tyle, aby rozważyć posiadanie kopiarki wewnętrznej.

Stary samodzielne maszyny do kopii biurowej prawie zniknęły w erze cyfrowej, zastąpione wielofunkcyjnymi drukarkami, które łączą funkcje drukowania, kopiowania, skanowania i opcjonalnie faksowania w jednym urządzeniu. Technicznie „kopiarka” w dzisiejszych warunkach jest zwykle drukarką, która ma wbudowane skanowanie, dzięki czemu dokument, który należy skopiować.

Podobnie jak w przypadku większości elektroniki, urządzenia kopiarskie/drukarki nadal spadają, a jednocześnie mają więcej funkcji niż kiedykolwiek, a wygodę kopiowania wewnętrznego niż jazdy do sklepu z drukiem/kopiowaniem nie może zostać pobita.

Oto kluczowe czynniki zakupowe, które pomogą Ci wybrać drukarkę/kopiarkę dla Twojego SoHo.

Atrament kontra laser/dioda LED

W przypadku szybkiego kopiowania dokumentów tekstowych drukarki laserowe/LED są na ogół lepszym wyborem. InkJets są w stanie drukować w znacznie wyższych rozdzielczości, co czyni je bardziej odpowiednimi do grafiki, zwłaszcza zdjęć.

Koszt

Podczas gdy koszty drukarki i atramentu/tonera można odliczyć od podatków, nadal musisz początkowo podnieść rachunek i może się sumować. Rozważając koszt drukarki/kopiarki, weź udział w koszcie atramentu lub tonera, zwłaszcza jeśli regularnie drukuje/kopiujesz. Producenci drukarek sprzedają urządzenia po koszcie lub poniżej, a zamiast tego osiągają zyski z sprzedaży atramentu i tonera. Aby upewnić się, że otrzymają wartość swoich pieniędzy, wiele firm wyposaża swoje jednostki w naboje z atramentem/tonerami, które mają wbudowane mikroczipy, które zapobiegają użyciu „nieoficjalnych” wkładów lub kaset „starter”, które mają połowę normalnej pojemności. Ten okazyjny atrament lub laser może nie być tak wielki, jak myślałeś, kiedy nadejdzie czas na zastąpienie drogiego tuszu lub kasety (y).

Kolorowa drukarka/kopiarki są szczególnie drogie w obsłudze, ponieważ wymagają 4 nabojów (czarno -biały, cyjan, magenta i żółty). Jest to typowe dla kosztów wymiany wkładów atramentowych/tonerowych, aby przekroczyć cenę zakupu całej jednostki. 

Dzięki Wi -Fi i połączeniu internetowym wiele firm drukarskich może teraz monitorować i automatycznie wysyłać Ci atrament/toner, gdy wykryjesz. Wymaga to usługi subskrypcyjnej, której koszt opiera się na liczbie stron, które drukujesz. Chociaż usługa subskrypcji może zaoszczędzić czas na zamówienie lub jazdę do sklepu, chcesz uwzględnić miesięczny koszt w porównaniu z wynikami drukowania.

Na szczęście większość kaset atramentowych i laserowych. Firmy takie jak Costco oferują jednogodzinne wkłady atramentowe. Zestawy do napełniania są również dostępne dla typów zrób to sam, ale uzupełnianie kaset atramentowych lub toner. Możesz także zmniejszyć ilość używanego atramentu, używając mniejszych czcionek, podgląd i udowodnienie dokumentu przed wydrukowaniem oraz za pomocą opcji „Druku” lub „Drukuj w skali szarości”. Zwróć też uwagę, że nadal masz więcej atramentu w kasetach, nawet jeśli otrzymasz ostrzeżenie „niskie atrament”.

Aby dowiedzieć się, ile będzie kosztować drukarka, sprawdź opublikowane koszty producenta na stronę.

Tom

Większość małych drukarek/kopiarów zorientowanych na biznes nie jest przeznaczona do ciężkiej wolumenu, więc sprawdź zalecane użycie urządzenia (strony celowe miesięcznie). Liczba stron, które można wydrukować z konkretnym wkładem, zwaną wydajnością ISO, da ci przybliżone wyobrażenie o tym, jak często wkłady będą wymagały wymiany.

Zauważ, że nawet jeśli masz wewnętrzną drukarkę/kopiarkę, nadal sensowne może być korzystanie z usług kopiowania lokalnego lub online do większych zadań drukowania/kopiowania lub drukowania specjalistycznego, takich jak broszury. W przypadku ceny atramentu i tonera po prostu nie jest opłacalne, aby wydrukować/kopiować duże objętość na tańszych drukarkach/kopiarach, szczególnie z dokumentami kolorystycznymi lub zdjęciami. Kupowanie tańszej drukarki/kopiarki dla podstawowych potrzeb i outsourcing większe zadania drukowania/kopiowania to idealny kompromis dla większości małych firm.

Dupleksowanie

Dupleksowanie to możliwość drukowania/kopiowania po obu stronach strony. Chociaż może to nie być konieczne dla twoich potrzeb, istnieją zalety dwustronnego drukowania, takie jak zapisanie papieru. Oprócz oszczędności na kosztach papieru i środowisku, dwustronne drukowanie może również ułatwić zszywcze pakiety papieru.

Łączność

Aby drukarka działała, potrzebuje sposobu, aby powiedzieć, co zrobić. Jeśli chodzi o kopiowanie, po prostu umieszczenie papieru na szklance kopii i szturchanie przycisku kopiowania skanuje i wydrukuje stronę.

Aby użyć jako drukarki, musisz mieć urządzenia, takie jak komputer, podłączone do komendy wydruku. Oprócz bezpośredniej łączności USB z komputerem, większość drukarek/kopiar. Zaletą tego są zmniejszone kable, a także możliwość drukowania z różnych urządzeń, takich jak tablet lub telefon.

Czarno -biały lub kolor?

Kopiowanie kolorów jest wolniejsze i droższe, ale może być funkcją, którą chcesz mieć drukarka/kopiarka, jeśli zamierzasz produkować materiały promocyjne dla swojej małej firmy, takie jak broszury lub kopiowanie kolorowych zdjęć. Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz wysokiej jakości drukowania kolorów, będziesz chciał upewnić się, że używasz papieru wysokiej jakości, który często jest droższy niż zwykła papier drukarki.

Wszechstronność mediów 

Wybierz kopiarkę, która jest w stanie obsłużyć różne rozmiary papieru i wagi oraz inne media, takie jak przejrzyste i karty indeksowe. Poszukaj kopii, które oferują kopiowanie platformy, jeśli martwisz się o kopiowanie z książek. Wielu ma podajniki arkuszy, które są przydatne, jeśli musisz skopiować kilka dokumentów jednocześnie.

Obsługa papieru

Jako mały przedsiębiorca masz lepsze rzeczy do zrobienia niż napełnianie tacek papierowych lub karmienie pojedynczych arkusz. Jeśli drukujesz/kopiujesz regularnie szukaj modelu o pojemności papierowej co najmniej 250 arkuszy lub więcej. Na pewno będziesz również potrzebować automatycznego podajnika dokumentów, który zawiera co najmniej 30 arkuszy. 

Czas odpowiedzi

Drukarka/kopiarki, które nie mają czasu rozgrzewki, są idealne dla małych i domowych biur, gdzie maszyna może siedzieć bezczynnie przez wiele godzin lub dni. Wysokie prędkości drukowania/kopiowania są świetne, ale nie zaoszczędzą cię w dowolnym momencie, jeśli musisz czekać minuty, aż urządzenie się rozgrzeje za każdym razem, gdy wychodzi z trybu uśpienia. Niektóre drukarki/kopiarki oferują teraz pierwszy czas kopii mniejszej niż 10 sekund.