Przewodnik po planowaniu wydarzeń po planowaniu miejsca

Decyzja o najlepszej przestrzeni lub miejscu wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla ogólnego sukcesu wydarzenia. Podczas gdy planowanie miejsca wymaga czasu, nie musi się to przytłaczać. Dla wielu profesjonalnych planistów wydarzeń i amatorów może to być zabawne wyzwanie.

Zakładając, że zidentyfikowałeś już rodzaj zdarzenia, które planujesz i jego cel, należy wziąć pod uwagę wiele innych czynników, gdy zaczynasz wybierać samo miejsce. Poniżej ta mapa drogowa pomoże ci poprowadzić kroki w wyborze idealnej przestrzeni wydarzeń.

Twoja grupa docelowa

Podczas planowania miejsca na wydarzenie, jedną z najważniejszych informacji, które musisz wiedzieć, jest to, kim będą twoi goście i ile oczekujesz. Podczas gdy rodzaj zdarzenia z pewnością poinformuje o wyborze miejsca, jednym z największych czynników ograniczających przestrzeń zdarzeń jest jego pojemność. Upewnij się, że znasz przynajmniej dokładne oszacowanie (może to być zasięg) liczby gości, ponieważ natychmiast ograniczy to opcje miejsca. Powinieneś również rozważyć swoją publiczność. Upewnij się, że miejsce odzwierciedla nie tylko samo wydarzenie, ale także gusta i oczekiwania gości.

Daty wydarzenia

Sprawdź swój kalendarz, ponieważ czas wpłynie na wiele decyzji, w tym w wybranym miejscu. Po liście gości data wydarzenia będzie następnym czynnikiem ograniczającym. W zależności od rodzaju wydarzenia, które planujesz, może się okazać, że musisz być elastyczny w dniu wydarzenia, aby uzyskać żądane miejsce, albo będziesz musiał być elastyczny w wyborze miejsca, aby uzyskać żądaną datę. Powinieneś rozpocząć planowanie miejsca, wiedząc, gdzie Ty lub klient jesteś elastyczny. Oto kilka pytań do rozważenia:

• Kiedy twoi goście najprawdopodobniej są dostępne na podstawie ich harmonogramów?
• Jakie miejsca mają odpowiednie i dostępne miejsce na te czasy?
• Kiedy jest najlepszy czas dla twojego zespołu zarządzającego, aby zorganizować wydarzenie?

Obliczyć swój budżet

Z otwartym budżetem, każdy może zaplanować świetne wydarzenie i mieć nieskończony wybór wyborów. Ale bardziej niż prawdopodobne, twoje zasoby finansowe są ograniczone i od początku są wiedzą, jakie są twoje ograniczenia finansowe - nawet jeśli budżet na wydarzenie jest po prostu szacunkiem lub zasięgiem boiska. Planista wydarzeń może zawsze zaplanować świetne wydarzenie w rozsądnym budżecie.

• Czy miejsca należą do twoich parametrów budżetowych na koszty przestrzeni, techniczne i gastronomiczne?
• Czy wynegocjowałeś korzystną stawkę za usługi i zademonstrowałeś wartość swojej roli?
• Czy zezwoliłeś na elastyczność w budżecie w przypadku wydatków pozycji linii przekraczają plan?

Zakres różnych lokalizacji

Po zawężeniu numerów list gości i możliwych dat zdarzeń ważne jest, aby zidentyfikować lokalizacje, w których wydarzenie może się odbyć. Hotele, centra wydarzeń lub konferencji to jedne z najpopularniejszych przestrzeni wydarzeń na imprezy korporacyjne i przyjęcia weselne, ale nie są to jedyne opcje. To czas, aby być kreatywnym w twoim myśleniu. Rozważ następujące:

• Na podstawie tematu twojego spotkania przychodzą na myśl trzy najlepsze lokalizacje?
• Gdzie woleliby twoi goście uczestniczyć w tym spotkaniu?
• Co będzie najwygodniejsze dla twoich gości?
• Oprócz hotelu, jakie nieoczekiwane lokalizacje mogą zwiększyć wskaźnik RSVP?

Znajdź odpowiedni rodzaj przestrzeni

Wybrane miejsce musi mieć odpowiednie miejsce na rodzaj wydarzenia, które planujesz. Czy Twoje wydarzenie będzie wymagało parkietu tanecznego? Czy potrzebujesz systemu PA? Co z podium lub ekranem projektora głośnika? Jakiego rodzaju konfiguracji stołu potrzebujesz? Oprócz rozważania tego rodzaju pytań, oto niektóre z najważniejszych pytań dotyczących planowania sobie:

• Czy miejsce wydarzenia spełnia specjalne kryteria twojego programu lub wydarzenia?
• Czy miejsce może pomieścić Twoją produkcję, rozrywkę, klimatyzację, dźwięk i inne potrzeby techniczne?
• Czy stan obiektu odzwierciedla wysokie standardy Twojej organizacji?

Rozważ usługi i ograniczenia miejsc

Oprócz znalezienia odpowiedniego rodzaju przestrzeni zdarzeń, będziesz chciał zajrzeć do rodzajów innych usług oferowanych przez miejsce i zdecydować o ich wartości wydarzenia. Niektóre miejsca będą miały również preferowaną listę dostawców, z której musisz pracować, aby znaleźć dostawców lub dostawców innych usług. Inne miejsca mają ograniczenia dotyczące dekoracji lub innych aspektów samego wydarzenia. Niektóre pytania, które należy zadać, to:

• Czy to miejsce oferuje dobre opcje parkowania lub parking?
• Czy to miejsce oferuje bezpieczeństwo?
• Czy to miejsce oferuje dodatkowe usługi, takie jak catering, ustalenia kwiatowe, czynsze lniane i stołowe itp.?
• Czy to miejsce ma konfigurację i sprzątanie załogi?
• Czy to miejsce ogranicza, z którymi inni dostawcy pracujesz?
• Czy to miejsce ma minimum żywności i napojów?

Rozważ reputację

Reputacja serwisu jest krytyczna. Często jest to różnica między utrzymaniem dobrego wydarzenia a stworzeniem świetnego wydarzenia. Sposób, w jaki miejsce zarządza swoim obiektami, personelem i klientami. Aby zrozumieć wartość reputacji miejsca, rozważ te pytania:

• Jaka jest kadencja menedżera konferencji, menedżera cateringowego lub szefa kuchni?
• Czy kierownictwo traktuje cię jak klienta VIP lub jako jeden z wielu programów?
• Ile elastyczności jest miejscem, które może cię rozszerzyć?
• Czy mają dostępne referencje lub recenzje?
• Czy miejsce oferuje zdjęcia z wydarzeń podobnych do twoich?

Zaplanuj wizytę

O ile nie zapobiegają logistyce i czasu, każdy planista wydarzeń powinien przeprowadzić kontrolę witryny przed zawarciem miejsca. Zdjęcia mogą być niezwykle pomocne, ale istnieje wiele aspektów, które można ocenić tylko osobiście. Poproś o wycieczkę po miejscu, w tym wszystko, od parkingu po wejście i przestrzeń wydarzeń po łazienki. Będziesz zadowolony, że to zrobiłeś.

Uwzględnij preferencje klienta

Planiści wydarzeń muszą przedstawić swojemu klientowi zalecenia dotyczące miejsca (czy to klient, taki jak kierownictwo firmy, czy klientów zewnętrznych) i uzyskać zatwierdzenia. Jedynym pytaniem, które należy sobie zadać w odniesieniu do klienta w fazie planowania miejsca, jest to, że klient zatwierdzi zalecenia (y)? Aby móc odpowiedzieć na to pytanie z pewnym zaufaniem, musisz upewnić się, że rozumiesz oczekiwania i preferencje klienta od samego początku.