Asystent Asystent Pytania i odpowiedzi wywiadu

Podczas przeprowadzania wywiadu w sprawie pracy asystenta administracyjnego ankieter będzie chciał dowiedzieć się, jak istotne są Twoje kwalifikacje na stanowisko i jak pasowałbyś do firmy i działu.

Ponieważ praca wymaga zarówno umiejętności administracyjnych, jak i interpersonalnych, menedżerowie ds. Zatrudniania często pytają o konkretne atrybuty, które kwalifikują Cię do tego stanowiska, a także o mniej wymiernych umiejętnościach ludzi.

Przygotowanie do wywiadu

Jednym ze sposobów przygotowania jest analiza opisu stanowiska, aby spróbować zrozumieć, czy istnieje szczególny zestaw umiejętności, na którym koncentruje się pozycja.

Na przykład nacisk na planowanie podróży, koordynacja projektu, codzienne planowanie spotkań, pomoc osobistą lub cokolwiek innego?

Pamiętaj, aby podkreślić swoje najbardziej odpowiednie doświadczenie, odpowiadając na pytania dotyczące wywiadu specyficznego dla pracy.

Zrób listę umiejętności wymienionych w pracy w pracy i możesz dodać kilka innych, które Twoim zdaniem również miałyby zastosowanie. Następnie spójrz na własne umiejętności administracyjne i biurowe i dopasuj swoje kwalifikacje do pracy.

Pomoże to dostosować odpowiedzi w najbardziej odpowiedni sposób do konkretnej pozycji.

Obejrzyj teraz: jak odpowiedzieć na 4 wspólne pytania dotyczące zadań administracyjnych

Wskazówki dotyczące obsługi wywiadu

Ważne jest, aby pamiętać, że dyskusja prawdopodobnie wykracza poza interpersonalne umiejętności miękkie, takie jak umiejętności komunikacyjne, umiejętności organizacyjne lub terminowość. Powinieneś być również gotowy do rozmowy o twardych umiejętnościach.

Przygotuj się na omówienie programów

Ponieważ wiele stanowisk asystentów administracyjnych wymaga częstego korzystania z konkretnego oprogramowania, być może będziesz musiał omówić różne programy, z którymi pracowałeś, sposób, w jaki korzystałeś z tych programów, oraz poziom wiedzy specjalistycznej.

Uwielbiam używać technologii i uczyć się o nowych programach. Mam też talent do nauczania współpracowników, którzy mogą nie być tak bystrzy w korzystaniu z systemów. W mojej ostatniej pracy w Kent Associates zgłosiłem się na ochotnika do przeglądu systemów zarządzania projektami dla zespołu profesjonalistów, które wspierałem. Mój szef zatwierdził moją rekomendację i przynieśliśmy system internetowy Asana, który pomaga nam śledzić projekty i udostępniać informacje na platformie internetowej.

Jestem osobą w biurze dla slajdów PowerPoint i cieszę się pomaganiem naszym sprzedawcom w zachowaniu klientów w swoich prezentacjach. Jestem również zaawansowanym użytkownikiem Excel i tworzę złożone makra, aby przygotować projekcje budżetowe dla propozycji projektów.

Twoje odpowiedzi będą bardziej imponujące, jeśli zapewnisz określone anegdoty, które są przykładem polecenia narzędzi i procesów administracyjnych.

Przygotuj się do omówienia procesów administracyjnych

Powinieneś być przygotowany do omówienia przepływu pracy i procesów administracyjnych na poprzednich stanowiskach. Jako profesjonalista administracyjny nie powinno byćwątpliwości, że jesteś zorganizowany i zorientowany na szczegóły. Twój ankieter będzie chciał wiedzieć Jak Manifestujesz te cechy w swoim codziennym przepływie pracy.

Zdolności organizacyjne i dbałość o szczegóły należą do moich najsilniejszych aktywów. Rozkłuszyłem się w sytuacjach, w których mogę wnieść porządek do złożonych projektów. Na przykład wcześniej wspierałem ośmiu profesjonalistów, którzy planowali wydarzenia promocyjne dla klientów. Opracowałem szablon śledzenia celów i postępów dla każdego projektu i ustawiłem go na wspólnym popędu, aby wszyscy zaangażowani pracownicy mogli śledzić swoje postępy w zakresie projektów i wydarzeń zespołu.

Podczas pracy dla grupy Alfreda utworzyłem podręcznik procedur, który nakreślił kroki wymagane do przetwarzania wniosków o pożyczkę, a następnie przesłałem je online, aby wszyscy urzędnicy pożyczkowi mogli przestrzegać tych samych procedur.

Zawsze reaguj pozytywnie

Pamiętaj o swoim zachowaniu podczas wywiadu. Uśmiechnij się, zachowaj kontakt wzrokowy z ankieterem i porozmawiaj z entuzjastycznym (ale wciąż spokojnym i pewnym siebie) tonem głosu.

Ponieważ asystenci administracyjni często bardzo ściśle współpracują z osobami, dla których pracują, konieczne jest bycie pozytywnym, profesjonalnym i uprzejmym.

Będziesz chciał, aby ankieter nie miał wątpliwości, że praca z tobą byłaby przyjemnym doświadczeniem.

Pracowałem w recepcji w naszej agencji i bardzo ważne było, aby zrobić pierwsze pierwsze wrażenie zarówno dla obecnych, jak i potencjalnych klientów. Jestem naturalną osobą „can -can”, a moje recenzje regularnie chwalały moją orientację obsługi klienta. 

Firma bada klientów po interakcjach, a moje nazwisko konsekwentnie ukazuje się jako pracownik, który jest pomocny, przyjemny i profesjonalny. Mój szef skomentował, jak często klienci proszą o mnie, dzwoniąc do biura o pomoc.

Asystent Asystent Pytania i odpowiedzi wywiadu

Przygotowując się, przydatne może być przeglądanie pytań. Zastanów się, jak oprawić odpowiedź, podkreślając określone doświadczenia i sukcesy z poprzednich miejsc pracy.

• Jakie masz umiejętności komputerowe i jakie programy wygodne używasz? - Najlepsze odpowiedzi
• Czy czujesz się komfortowo, używając telefonu z wieloma wierszami i obsługę dużej ilości połączeń telefonicznych? - Najlepsze odpowiedzi
• W tej firmie lubimy myśleć o sobie jako o zespole, który współpracuje z tymi samymi celami. Co sądzisz o pracy w środowisku zespołowym? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak byś poczuł się nadzorowanie dwóch lub trzech innych pracowników? - Najlepsze odpowiedzi
• Jaka jest twoja największa siła i jak by to pomogło Twojej wydajności w tej pozycji? - Najlepsze odpowiedzi
• Jaka jest twoja największa słabość? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak radzisz sobie ze stresem i ciśnieniem? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak to było pracować dla twojego przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
• Czego oczekujesz od przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
• Wolisz pracować niezależnie lub w zespole? - Najlepsze odpowiedzi
• Czy dobrze pracujesz z ludźmi? - Najlepsze odpowiedzi
• Podaj osobiste przykłady pracy zespołowej. - Najlepsze odpowiedzi
• Recepcjonistka Pytania: - Lista pytań

Pytania, aby zadać ankietera

Powinieneś również przeprowadzić badania na temat firmy i być przygotowane do zadawania odpowiednich pytań, gdy pojawi się okazja.

Pomocne może być wymyślanie kilku pytań z wyprzedzeniem, które możesz zadać lub omówić dalej, jeśli nie miałeś okazji wcześniej w wywiadzie.

Często będzie to blisko końca wywiadu, więc ważne jest, aby pozostawić ankietera (ów) z dobrym wrażeniem. Świetnym sposobem na to jest pokazanie zainteresowania i przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej poprzez wiązanie w pytaniach, które zadano, z pewnymi własnymi pytaniami.

• Jakie są obowiązki tej pozycji?
• Czy możesz opisać typowy dzień (tydzień) w tym dziale?
• Jakie są mocne strony w tym dziale? Jakie są słabości?
• To, co powiedzieliby Twoi dawni asystenci, było dla Ciebie najlepszą częścią pracy? To, co powiedzieliby, było najgorsze?
• W jakim kierunku widzisz firmę w ciągu najbliższych pięciu lat? Czy czujesz, że istnieją jakiekolwiek zagrożenia dla jego sukcesu?
• Dlaczego twój ostatni asystent opuścił stanowisko? Jakie były jego mocne strony? Jakie były jego słabości? Co on/ona teraz robi?
• Jakie atrybuty miał najlepszego asystenta? A co z twoim najgorszym asystentem?
• Jak często wykonują recenzje wydajności? Kto je prowadzi?
• Jakie umiejętności są dla Ciebie najważniejsze w asystenta administracyjnym?
• Jak nagradzasz i zachęcasz ludzi, którzy pracują w Twoim dziale?
• Czy w tym dziale są jakieś problemy produkcyjne?
• Jak radziłeś sobie z problemami personelu w przeszłości?
• Jakie są niektóre z największych wyzwań dla osoby na tym stanowisku?
• Jaki jest najbardziej satysfakcjonujący aspekt tej pozycji?
• Czy ty (wykonuje firmę/dział) wspiera członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych i ciągły rozwój zawodowy?
• Co byś opisał jako rolę personelu administracyjnego w tym biurze?
• Czy oczekiwane są nadgodziny lub godziny weekendowe?
• Co najbardziej lubisz w pracy w tej firmie? Czy są jakieś zmiany, które byś wprowadziłbyś?
• Co lubisz przynajmniej w pracy tutaj?
• Czy zachęcasz dział do pracy jako zespół lub bardziej koncentrujesz się na indywidualnych wkładach?

Przygotuj się na więcej pytań dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej

Oprócz pytań dotyczących wywiadu specyficznych dla pracy zostaniesz również zadawany bardziej ogólnymi pytaniami dotyczącymi historii zatrudnienia, edukacji, mocnych stron, słabości, osiągnięć, celów i planów.

Oto lista najczęstszych pytań do rozmowy kwalifikacyjnej i przykładowych odpowiedzi.