Przewodnik po planowaniu specjalnych wydarzeń związanych z pozyskiwaniem funduszy

Planiści wydarzeń specjalnych - zwłaszcza w świecie non -profit - wiedz, że organizowanie zbiórki funduszy na świeżym powietrzu to świetny pomysł. Tego rodzaju wydarzenia, podobnie jak inne pomysły na zbieranie funduszy społeczności, wymagają planowania przyszłorocznego wydarzenia rozpoczęte natychmiast po tym, jak tegoroczne wydarzenie zbiórki pieniędzy. Ważne jest, aby zwolnić wydarzenie i omówić, co poszło dobrze i co można poprawić, podczas gdy wydarzenie jest jeszcze świeże w umysłach zespołu. Omówienie sukcesów i ulepszeń zapewnia, że ​​funkcje te mogą zostać uwzględnione lub ulepszone na wydarzenie w przyszłym roku. Takie proaktywne planowanie zwiększa również wartość sponsorom. I, nieuchronnie, wszystkie udane spacery społeczności mają nadzieję rosnąć i rozwijać się z roku na rok.

Ważne jest, aby skupić się na głównym celu organizowania takich wydarzeń: zbierania funduszy. Dla planistów wydarzeń, którzy wcześniej odbyli spacer społeczności, jeden z najważniejszych czasów planowania faktycznie dzieje się po zakończeniu. Aby dowiedzieć się o wielu aspektach planowania i realizacji spaceru z fundraiser społeczności, zobaczymy zakulisowe spojrzenie na wydarzenie z okazji Dnia Matki, organizowane przez Chicago Y-Me Organizacje raka piersi.

Spacer z tytułu zbiórki pieniędzy na raka piersi z okazji Dnia Matki

Y-Me został założony przez dwóch osób, które przeżyły raka piersi w 1979 roku. Organizacja non-profit była najbardziej znana z wielojęzycznego krajowego programu infolinii raka piersi dla pacjentów z rakiem piersi. Program zyskał sławę jako jedyna w kraju bezbłędna infolinia obsadzona w całości przez osoby, które przeżyły raka piersi, którzy są przeszkolonymi doradcami rówieśniczymi. Ale organizacja zorganizowała również coroczny zbiórkę pieniędzy na Dzień Matki, który wspierał ich programy i usługi. W 2007 roku Y-Me zebrał ponad 7 milionów dolarów z prawie 43 000 spacerowiczów z 12 miast. Do 2008 roku wzięło udział 15 miast. Niestety Y-Me zamknął swoje podwoje w 2012 roku, ale dziedzictwo jego corocznej zbiórki pieniędzy pozostaje świetnym studium przypadku dla planistów wydarzeń non-profit.

Znaczna część sukcesu w zakresie pozyskiwania funduszy Y-Me można przypisać zorganizowanemu podejściu do planowania i najpierw uważać na najważniejsze cele. Liz Klug, były dyrektor organizacji ds. Wydarzeń specjalnych miała to do powiedzenia po rekordowym roku w 2007 r.: „Mamy plan na różne punkty podczas procesu planowania. Dlatego podejmiemy kroki w celu promowania tych najbardziej krytycznych punktów na czas, aby upewnić się, że się udało. Na przykład w mieście, w którym możemy organizować wydarzenie po raz pierwszy, musimy skupić się na upewnieniu się, że mamy świetne miejsce i lokalizację, w którym ludzie będą chcieli wrócić. Na drodze możemy skupić się na tym, które kawiarnie zrzucimy broszury.„Rzućmy okiem na to, jak Klug i zespół planowania wydarzeń Y-Me zorganizowali tak udane wydarzenie.

Analiza liczb

Prowadzenie spaceru społecznościowego lub podobnego wydarzenia wymaga zebrania kilku różnych celów składowych, ale ostatecznie stowarzyszenie lub organizacja charytatywna, która jest taka, aby zebrać pieniądze na swoją sprawę. Dlatego pierwszy krok w planowaniu następnego wydarzenia ma miejsce, gdy kończy się obecne wydarzenie, a większość z nich otacza „liczby."

„Przyjrzeliśmy się uważnie liczbom po zakończeniu wydarzenia”, wyjaśnia Klug, „porównaliśmy, jak to zrobiliśmy w porównaniu z poprzednim [rokiem]. Patrzyliśmy na doświadczenie uczestnika. Oceniliśmy nasze kategorie sponsorowania. Odpowiedzieliśmy na wszelkie bezpośrednie e-maile na temat wydarzeń.„Planiści wydarzeń podejmą również natychmiastowe kroki, aby zapewnić, że wszystkie zaangażowane w tegoroczne wydarzenie będą kontynuowane w przyszłym roku.

Klug również wykopał się w szczegóły. W swoich ocenach spojrzała na wszystko, od liczby wolontariuszy, którzy uczestniczyli w tomie rozproszonych koszulek. Następnie zapytałaby, czy potrzebowała mniej więcej na następny rok.

Planowanie harmonogramu

Dla osób organizujących spacer zbierania funduszy społecznych ważne jest, aby wiedzieć, jakie kroki powinny być obsługiwane w różnych momentach. Większość organizacji non -profit nie ma luksusu wielu pracowników i członków komitetu wolontariuszy, aby zwiększyć sukces wydarzenia. Ale planiści uznają, że muszą upewnić się, że ściśle współpracują z biurem burmistrza miasta i działami robót publicznych, aby uzyskać wydarzenie w kalendarzu publicznym.

Klug sugeruje, że pierwszym krokiem po przeanalizowaniu zeszłorocznych liczb jest skupienie się na rekrutacji korporacyjnej. Jeśli wydarzenie nie jest nowym programem, ważne jest, aby uzyskać wsparcie korporacyjne dla przyszłorocznego wydarzenia natychmiast po zakończeniu tegorocznej wydarzenia. „Skupiliśmy się na odnowieniu sponsoringu, kiedy dostarczyliśmy raport z podsumowującym wydarzenia”, mówi Klug. Oferuje również następujące wydarzenia dla planistów zainteresowanych organizowaniem spacerów społeczności jako wydarzenia z pozyskiwania funduszy:

• Zidentyfikuj sponsorów korporacyjnych
• Opracuj programy zespołu chodzącego
• Określ działania zdarzeń
• Zacznij spacerować rekrutację
• Sfinalizuj logistykę zdarzeń
• Zorganizuj wydarzenie
• Zorganizuj wydarzenie „Dziękuję”
• Oceń i rozpocznij kolejne wydarzenie

Y-Me zatrudniłby również zewnętrzną firmę logistyczną, aby poradzić sobie z wieloma wymogami logistycznymi. Ale jednym z najbardziej pomocnych było wdrożenie systemu rejestracji online.

Sukces systemu rejestracji online

Y-Me szybko dowiedziała się o znaczeniu korzystania z sieci do rejestracji online i od tego czasu zdecydowanie opowiadał się za wykorzystaniem technologii do rejestracji online i zbierania funduszy.

Zainwestowali w internetowy system zarządzania relacjami, aby służyć jako strona internetowa wyścigowa w 2003 roku. Ten rodzaj systemu służy jako osobista strona internetowa dla wolontariuszy do spersonalizowanych apelacji o darowizny i inne zaangażowanie. Przechwytuje informacje w jednej bazie danych i służy jako narzędzie dla kapitanów zespołu chodzenia, aby zachęcić ich członków. 

Uczestnicy online wzrosły z 4000 do 11 594. Darowizny online wzrosły z 5000 do 19 650. Zespół Y-Me wierzył, że przyczynił się do osiągnięcia 2 USD.35 milionów celów, a jako bonus, technologia obniżyła koszty administracyjne o około 20 USD.000.

Taki system może również służyć jako ważne narzędzie komunikacyjne, które pozwala organizacji na kontynuację i dalsze angażowanie składników poza samym dniem wyścigu.

Oś czasu wyścigu

Spacery społecznościowe są najczęściej zaplanowane rano. W zależności od złożoności oznakowania i lokalizacji, skonfigurowanie wydarzenia może zwykle rozpocząć się już tydzień przed wydarzeniem, a większość aktywności nastąpi kilka dni przed spacerem.

Kiedy Y-ME planowałby swoje coroczne wydarzenie pozyskiwania funduszy, zespół zazwyczaj próbowałby ograniczyć obszar, w którym odbył spacer, aby nie wymagał znacznej ilości czasu na wykonanie niektórych zadań operacyjnych, takich jak zamykanie ulic. Ich spacer był na ogół niekonkurencyjny, więc pomaga również, że nie musieli rozważać wymagań potrzebnych do bardziej konkurencyjnego środowiska wyścigowego.

Harmonogram samego dnia wyścigu zwykle płynął w następujący sposób:

• Przybywa zespół planowania wydarzeń (2.5 godzin przed spacerem)
• Zameldowanie wolontariuszy (2 godziny przed spacerem)
• Sponsor odprawy i konfiguracji (2 godziny przed spacerem)
• Rozpoczyna się rejestracja (1.5 godzin przed spacerem)
• Konfiguracja linii początkowej (30 minut przed spacerem)
• Ceremonie otwarcia (10 minut przed spacerem)
• Rozpoczyna się rasa
• Rozrywka na scenie głównej zaczyna się (1 godzinę po rozpoczęciu spaceru)
• Oficjalne uwagi na scenie głównej (po zakończeniu spaceru; o 1.5-godzinny znak)
• Program oficjalnie kończy się (3 godziny po rozpoczęciu spaceru)
• Rozpad wydarzenia rozpoczyna się (po oficjalnym zakończeniu wydarzenia)

Wskazówki dotyczące planowania spaceru lub biegu społecznościowego

Dla tych organizacji zainteresowanych odbywaniem spaceru lub biegu po raz pierwszy KLUG oferuje kilka sugestii, które pomogą zapewnić udane wydarzenie.

• Zacznij od ciepłych potencjalnych klientów, w tym dobrze połączonych wolontariuszy, sponsorów lub dużej drużyny. Zdefiniuj wymierne wyniki.
• Oceń wydarzenia konkurentów w swoim mieście/lokalizacji, aby zidentyfikować ich najlepsze praktyki i obszary w celu poprawy.
• Współpracuj z biurem burmistrza miasta i okręgami parkowymi, aby omówić wymagane zezwolenia i logistyka wydarzeń: czas, lokalizacja, liczba uczestników. Upewnij się, że jesteś przygotowany na te spotkania.
• Zrozum swój budżet i upewnij się, że utrzymujesz swoje wydatki operacyjne do 25-30% na nowe wydarzenie. Niektóre organizacje charytatywne będą dążyć do 15-20% całkowitych wydatków.
• Bezpieczni sponsorzy w celu wchłaniania 100% wydatków operacyjnych wydarzenia.