Przewodnik dla menedżerów, aby zrozumieć całkowity koszt własności (TCO)

W świecie wielkiego biznesu koncepcja całkowitego kosztu własności (TCO) jest ważna zarówno dla kupujących, jak i sprzedawców. Jako kupujący początkowy koszt pozyskania produktu może być stosunkowo mały w porównaniu z rocznym kosztem utrzymania i wsparcia produktu. Skuteczni menedżerowie badają swoje produkty w celu ustalenia zrozumienia oczekiwanego całkowitego kosztu własności w stosunku do długości życia oferty. Jako sprzedawca, Twoi klienci zazwyczaj porównują Twoją ofertę w porównaniu z konkurentami z całkowitego kosztu perspektywy własności. Najlepsi sprzedawcy rozumieją obawy ich klienta o TCO i włącz to do ich propozycji, aby pomóc kupującemu w procesie oceny. 

Podstawy całkowitego kosztu własności

Według projektu całkowity koszt własności (TCO) to obliczenie mającym na celu pomóc ludziom w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji finansowych. Zamiast po prostu patrzeć na cenę zakupu obiektu, TCO analizuje pełny koszt od zakupu do usuwania, w tym oczekiwane koszty poniesione w ciągu życia produktu, takiego jak usługa, naprawa i ubezpieczenie. TCO jest uwzględniany w analizie kosztów i korzyści.

Całkowity koszt własności nie jest nowy 

Chociaż TCO jest często odwoływane w związku z technologią informatyczną (IT), koncepcja istnieje od lat 50. i 60. XX wieku, kiedy była regularnie omawiana w branży windy. Niektórzy eksperci uważają, że koncepcja (jeśli nie termin) sięga czasu Napoleona, kiedy „inżynierowie zaczęli zwracać bardzo szczególną uwagę na kwestie takie jak skuteczność armat i jak łatwo zostały przeniesione i naprawione, i jak długo trwały w aktywnej służbie."

Całkowity koszt własności różni się w zależności od branży

Dodatkowe koszty, które należy dodać do początkowej ceny zakupu, aby obliczyć całkowity koszt własności (TCO) różnią się w zależności od branży:

• Sprzęt technologii informatycznych. TCO było szeroko stosowane w pozyskiwaniu sprzętu informatycznego. Szacunki dla TCO sprzętu zazwyczaj szacują koszt napraw spoza zawarcia, koszt rocznych umów serwisowych oraz proradowany koszt dodatkowego sprzętu i oprogramowania wymaganego do wykorzystania sprzętu. Ponieważ liczba dostawców usług internetowych stale rośnie, coraz więcej firm informatycznych wynajmuje przestrzeń od tych dostawców, eliminując w ten sposób duże inwestycje w sprzęt, a w związku z tym zmniejszając roczne koszty i TCO ponoszone w celu uruchamiania aplikacji firmy. 
• Tradycyjne licencjonowanie oprogramowania. W większości historii branży oprogramowania zakupiono licencjonowanie na podstawie kosztów początkowych (lub opłaty licencyjnej) oraz rocznej opłaty za konserwację oprogramowania, która została obliczona jako procent pierwotnej opłaty licencyjnej. Początkowo ta roczna umowa konserwacyjna zawierała poprawki błędów i aktualizacje funkcji, jeśli są dostępne. Jednak tego rodzaju wieczne licencjonowanie straciło popularność na korzyść licencjonowania opartego na subskrypcji, w której klient ponownie zakłada prawo do korzystania z oprogramowania w systemie corocznym. 
• Przemysł samochodowy. Edmunds.COM ma kalkulator TCO, który dodaje amortyzację, odsetki, podatki i opłaty, składki ubezpieczeniowe, koszty paliwa, konserwacja i naprawy ceny zakupu samochodu lub ciężarówki.
• Przemysł finansowy. Wiele funduszy inwestycyjnych i podobnych produktów pobiera kwartalne opłaty za zarządzanie i/lub mają opłaty za wypłata. Te pośrednie koszty należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu prawdziwych kosztów tych inwestycji.

Rozważania dotyczące obliczeń TCO

Rozważ następujące niuanse, próbując zrozumieć TCO oferty:

• Ukryte koszty zawsze stanowią problem. Na przykład nowy pakiet oprogramowania może wymagać wstępnego szkolenia dla użytkowników i dodatkowych szkoleń dla nowych użytkowników. 
• Metoda finansowania wpłynie na całkowity koszt własności i leczenie rachunkowości odliczeń, kapitalizowane wydatki i amortyzacja, która wpłynie na szczegółowe obliczenia TCO. Pamiętaj, aby współpracować z działem księgowym lub finansowym, aby upewnić się, że masz pełny obraz wszystkich konsekwencji (i kosztów lub potrąceń) związanych z zakupem.
• Nie zapomnij o kosztach pracy. Możesz uzyskać wydajność z nowych inwestycji, zmniejszając w ten sposób ogólne koszty operacyjne. Korzyści z tych efektywności mogą faktycznie obniżyć lub przewyższyć, faktyczne koszty. I odwrotnie, możesz ponieść dodatkowe koszty pracy w wyniku inwestycji. 
• Całkowity koszt własności często zmienia się z czasem. Logicznie, roczne koszty naprawy samochodu wzrosną w miarę starzenia się, podobnie jak koszt obsługi samochodu na podstawie inflacji. Upewnij się, że uwzględniasz oczekiwane zmiany kosztów w ciągu całego życia pojazdu.