9 Umiejętności ułatwienia spotkania dla menedżerów

Spotkania mogą być możliwościami dzielenia się pomysłami, omawiania wyzwań i definiowania planów działania, albo mogą skończyć jako nieproduktywne marnotrawstwo czasu. Niestety menedżerowie często są głównymi czynnikami przyczyniającymi się do spełnienia dysfunkcji procesu. Potrzebujesz umiejętności, aby poprawnie prowadzić spotkania.

Wzmocnienie umiejętności ułatwienia spotkania

Z definicji ułatwianie środków: „Ułatwienie lub mniej trudności; Pomóż naprzód.„Aby menedżer mógł ułatwić spotkanie (zamiast je uruchomić), muszą być gotowi puścić swoją moc i być otwarty na różne wyniki i podejścia.

Gdzie menedżerowie nie pomyczają się ze spotkaniami

Wielu menedżerów uważa, że ​​wie, jak „prowadzić” spotkanie. Ustawiają program, robią wszystkie rozmowy i podejmują wszystkie decyzje. Chociaż może to być łatwe i wydajne dla menedżerów, często jest to strata czasu i nie wykorzystuje twórczego potencjału zespołu.

W rzeczywistości ma to odwrotny skutek, ponieważ pracownicy mają tendencję do wycofania się, odraczając menedżera, który chce być odpowiedzialny. 

Dlaczego menedżerowie nie angażują pracowników

Istnieje wiele powodów, dla których menedżerowie nie angażują swoich pracowników bardziej na spotkania. Podczas gdy pierwsze trzy elementy poniżej to zachowania biednych menedżerów, ostatnie, umiejętności ułatwiające, można się nauczyć i wzmocnić praktyką:

• Strach przed odpuszczeniem
• Fałszywe przekonanie, że ponieważ są oni odpowiedzialni, muszą udzielić wszystkich odpowiedzi
• Brak zaufania do umiejętności lub umiejętności rozwiązywania problemów swoich pracowników
• Brak umiejętności ułatwienia spotkania

Te pomysły dla menedżerów na wszystkich poziomach wzmocnią ich umiejętności ułatwiania spotkania w celu poprawy wydajności spotkania.

Kierownicy umiejętności muszą ułatwić spotkania

Właściwe ułatwienie spotkania obejmuje zaangażowanie wszystkich na spotkanie w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów. Zespoły prawie zawsze rozwijają się lepiej, bardziej kreatywne rozwiązania niż jakikolwiek menedżer mógł sam. Zespoły częściej wspierają wdrażanie rozwiązań, które pomogli stworzyć. Możesz podzielić te umiejętności ułatwiania spotkania na trzy różne kategorie:

1. Planowanie spotkania
2. Prowadzenie spotkania
3. Rozwiązywanie problemów z spełnieniem

Jak zaplanować spotkanie

Przed rozpoczęciem spotkania potrzebujesz programu. Na spotkanie współpracy zaproś uczestników spotkania, aby poinformowali o tym, jakie problemy musi rozwiązać lub jakie zmiany musi realizować. Upewnij się, że tematy pozwalają na uczestnictwo w grupie. Ułatwienie spotkania różni się od prezentacji informacji na spotkaniu.

1. Włącz zaangażowanie grupy

Upewnij się, że zezwalasz na zaangażowanie grupy i że nie próbujesz rozwiązać zbyt wielu problemów w krótkim czasie. Jednak zbyt dużo czasu może również skutkować niekończącym się cyklem „Cóż, co z…” upewnij się, że Twój plan spotyka się na spotkanie. Potrzebne umiejętności obejmują te.

• Umiejętności ułatwienia grupy
• Planowanie spotkania
• Rozwiązywanie problemów
• Podejmowanie decyzji
• Rozwój programu

2. Upewnij się, że zapewniasz odpowiednią logistykę

Ostrożnie wybierz lokalizację spotkania i czas. Jeśli spróbujesz wcisnąć 15 osób do sali konferencyjnej z sześcioma krzesłami, spotkanie będzie katastrofą. Kiedy ludzie czują się niekomfortowo, nie widzą się, nie słyszą ani nie są głodni, wyniki spotkania będą ucierpiały.

Dowiedz się, jak używać logistyki jako sposobu na zachęcenie do wielkiego uczestnictwa i usuwanie barier. Musisz zaplanować to wszystko z wyprzedzeniem. Wysyłanie kogoś średniego spotkania na zamówienie kanapek sprawia, że ​​spotkanie jest mniej skuteczne. Planowanie logistyczne obejmuje te umiejętności.

• Planowanie i doświadczenie logistyczne i doświadczenie
• Podejmowanie decyzji
• Przemyślane rozważanie potrzeb innych

3. Nagrywanie minut spotkań

Ostatnią kluczową częścią planowania spotkania są minuty spotkań. Kto je zabierze? Kto je dystrybuuje? Jeśli nie masz wyznaczonej osoby administracyjnej, rozważ wykonanie jej samodzielnie lub obróć odpowiedzialność wśród członków zespołu. Jeśli Jane zrobiła minuty w zeszłym tygodniu, w tym tygodniu jest kolej Johna. Jeśli używasz tablicy lub wykresu klapki do zbierania pomysłów, daj osobie pisanie wystarczająco dużo czasu, aby je poprawnie udokumentować.

• Umiejętności notatki
• Znaczenie dokumentacji 
• Zrozumienie różnorodności i włączenia

Jak przeprowadzić spotkanie

Dzięki solidnemu planowi, dobrej lokalizacji i odpowiednim poczęstunku jesteś gotowy na spotkanie. Aby twoje spotkanie stało się świetnym spotkaniem roboczym (a nie tylko zrzutem informacji), musisz wykazać odpowiednie umiejętności ułatwiania spotkania.

Aby to zrobić, będziesz chciał skupić się na tych trzech elementach ułatwienia spotkania.

1. Zadawać pytania

Świetne pytania stymulują świetną dyskusję. Artykuł „70 niesamowitych pytań coachingowych za pomocą modelu Grow”, oferuje wyjątkowe dyskusje na temat dyskusji.

• Zadaj pytania, aby uzyskać dodatkowe informacje
• Zadaj pytania, aby dowiedzieć się o różnych punktach widzenia
• Zadaj pytania, aby zwrócić uwagę na obszary porozumienia i nieporozumienia
• Zadaj pytania, aby potwierdzić, że naprawdę słyszysz dokładnie, jakie członkowie zespołu przyczyniają się
• Zadaj pytania, aby ustalić, że dzielisz znaczenie członkom zespołu

2. Wykazać aktywne słuchanie

Aktywne słuchanie pozwala naprawdę i głęboko wiedzieć, że ty i osoba, której słuchasz, dzielisz znaczenie i doszliśmy do przemyślanego zrozumienia pozycji. Kiedy parafrazujesz, sprawdzasz zrozumienie i zadawanie pytań kolejnych, zachęca do większego uczestnictwa i utrzymuje dyskusję.

• Sprawić, by głowa kiwnęła głową i inne odpowiednie gesty, aby wskazać zrozumienie
• Powtórz to, co usłyszałeś z drugiej strony, abyś wiedział, że dzielisz znaczenie
• Zadaj pytania, aby wyjaśnić wszystko, co nie jest pewne
• Zadawaj pytania uzupełniające, aby dalej rozszerzyć swoje zrozumienie
• Użyj słów takich jak „ah-ha”, „tak, rozumiem” i tym podobne do wskazania zrozumienia

3. Poprowadź właściwą sesję burzy mózgów

Większość ludzi uważa, że ​​już wie, jak burzy burzy mózgów. Jednak zwykle nie. W zbyt wielu warunkach skuteczność burzy mózgów jest zmniejszona przez słabe zarządzanie procesami, silne presja społeczna lub polityczna oraz słabe umiejętności ułatwienia. Wiele osób nigdy tak naprawdę nie doświadczyło siły dobrze prowadzonej sesji burzy mózgów.

• Ćwicz skuteczne umiejętności ułatwiania
• Zarządzaj wprowadzeniem pomysłów przez uczestników
• Upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają równe szanse na mówienie
• Zarządzaj konkurującymi rozmowami i ludzi rozmawiających o siebie
• Opracować skuteczny sposób na zawężenie wyborów burzy mózg
• Rozwiąż wszelkie pojawiające się konflikty

Jak rozwiązać problemy na spotkaniu

Drugi rodzaj spotkania wymaga różnych umiejętności ułatwienia spotkania. Nie będziesz musiał się spotkać, gdyby wszyscy już zgodzili się na rozwiązanie. Spotykasz się, aby udostępniać informacje i opracować odpowiedzi, a to oznacza, że ​​będziesz musiał połączyć ludzi. Oto umiejętności, których potrzebujesz.

1. Umiejętności budowania konsensusu

Konsensus nie oznacza, że ​​każdy musi się zgodzić z decyzją. Oznacza to, że każdy miał okazję podzielić się swoimi perspektywami (potencjalnie przez burzę mózgów) i proponować pomysły. Następnie kluczem do konsensusu jest to, że wszyscy członkowie zespołu zgadzają się poprzeć kierunek, nawet jeśli nie był to ich oryginalny wybór.

• Właściwe ułatwienie spotkania poprowadzi grupę od dzielenia się pomysłami do opracowania skutecznej decyzji.
• Osiągnięcie konsensusu zajmuje więcej czasu, ale zwykle zyskuje silniejszy wpis z dużej grupy. Pamiętaj jednak, że konsensus nie jest ostatecznym celem.
• Najważniejszą kwestią jest skuteczna decyzja dotycząca danego problemu.

Zasoby podejmowania decyzji konsensusowych

Zobacz „Sześcioetapowe ramy podejmowania decyzji”, aby uzyskać więcej informacji na temat prowadzenia zespołu przez konsensus proces decyzyjny.

2. Umiejętności rozwiązywania konfliktów

Ilekroć jest pokój osób zaangażowanych w rozwiązanie problemu, konflikt jest nieunikniony. W rzeczywistości konflikt o zadanie lub problem jest postrzegany przez badaczy zespołu w ramach procesu skutecznego podejmowania decyzji. Menedżer musi nauczyć się wykorzystać moc konfliktu w pozytywny sposób.

• Zarządzaj dyskusją, aby wysłuchać wszystkich punktów widzenia
• Poprowadź dyskusję do identyfikacji obszarów porozumienia i nieporozumień
• Użyj umiejętności ułatwiania, aby niektórzy uczestnicy czują się wysłuchani

3. Umiejętności komunikacyjne niewerbalne

Podczas gdy naukowcy kłócą się o dokładne odsetki, większość zgodzi się, że ponad 50% komunikacji jest niewerbalne.

• Menedżer musi być w stanie przeczytać ton i język ciała grupy, aby ocenić ich poziom zaangażowania, szczerości i zaangażowania.
• Twoje zrozumienie komunikacji niewerbalnej może pomóc zobaczyć, kiedy istnieje prawdziwa porozumienie w porównaniu z umową mówioną tylko w celu ukończenia spotkania.
• Bądź świadomy mowy ciała jako sposobu na doświadczenie całkowitego głosu komunikacyjnego osoby lub zespołu.

Dolna linia

Czas jest cennym atutem w życiu i w pracy. Staraj się zarządzać spotkaniami w celu optymalnej wydajności i skuteczności. Uczenie się, ćwiczenie i stosowanie dziewięciu umiejętności ułatwiających zidentyfikowane powyżej jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia.