7 wskazówek dotyczące bardziej skutecznego zarządzania czasem

Znalezienie wystarczającej ilości czasu jest wyzwaniem dla wielu właścicieli małych firm. Nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby wszystko zrobić, zwłaszcza gdy nosisz wiele różnych czapek i przyjmujesz wiele różnych ról. Jest to nie tylko frustrujące, ale może być stresujące poczucie, że podskakujesz od zadania do zadania i nigdy tak naprawdę nie przekraczasz rzeczy z listy.

Istnieje jednak nadzieja. Możesz opracować metodę zarządzania swoim czasem, ustawiając cele, planując działania, ustalanie priorytetów i ufanie innym zadaniom. Jeśli możesz to zrobić, możesz zwiększyć czas, jaki masz w ciągu dnia.

Wyznaczone cele

Podstawą dobrego zarządzania czasem jest wiedza, dokąd się wybierasz i jak się tam dostać. Wyznaczanie celów może pomóc w stworzeniu planu, aby poprowadzić Twoją firmę, w której chcesz.

Trudno jest osiągnąć wszystko bez konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, realistycznych i związanych z czasem celów. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, wydajność i osiągnięcie celu, praca nad osiągnięciem małych, krótkoterminowych celów ma najwięcej.

Możesz zacząć od podziału swoich długoterminowych celów na miesięczne cele, a następnie podzielić je jeszcze bardziej na cotygodniowe i codzienne cele. Twoje cele na każdy dzień pomogą ci wyznaczyć cel i zmierzyć, gdy trafisz go pomyślnie.

Zaplanuj swoje działania

Zaplanuj swój miesiąc, tydzień i dni w oparciu o cele, które sam dla siebie ustawiłeś, oraz pracy, którą należy wykonać. Być może będziesz musiał robić wpisy do książek każdego dnia, więc zaplanuj ten czas. Z góry zaplanuj sesje zwrotne z pracownikami. Zaplanuj czas na wszystko, co musisz zrobić.

Najskuteczniejszym sposobem planowania miesięcznych działań jest zaplanowanie czasu na planowanie. Skorzystaj z tego czasu planowania, aby sprawdzić miesięczne wskaźniki wydajności, sprawdź pracowników z powodu sesji opinii i wyszukaj możliwości biznesowe, które możesz sprawdzić.

Jeśli ustaliłeś miesięczne cele dla swojej firmy, pracuj wstecz od daty osiągnięcia celów. Zaplanuj niektóre punkty kontrolne dla zadań, które należy wykonać, aby cele zostały osiągnięte.

Priorytetyzuj punkty kontrolne według podtoksów, które należy wypełnić na przykład, jeśli zadanie A wymaga wykonania zadania B, zaplanuj działania potrzebne do zadania B do końca pierwszego tygodnia, aby zadanie A może zostać zakończone na końcu drugi tydzień. Zrób to dla wszystkich cotygodniowych, miesięcznych i półrocznych celów.

Tworząc plan, aby poprowadzić swoich pracowników i siebie w kierunku mniejszych celów, tworzysz ścieżkę do większego osiągnięcia. Przekaż swoje plany i cele z pracownikami. Chcesz, żeby zrozumieli, gdzie chcesz być. Możesz nawet uzyskać od nich informacje zwrotne, które mogą być korzystne dla osiągnięcia swoich celów.

Wybierz system i zatwierdź

Istnieje wiele systemów zarządzania czasem i produktywności, w tym określone oprogramowanie, aplikacje online, a nawet ogólne filozofie. Naprawdę nie ma znaczenia, jakiego systemu lub podejścia używasz, tylko to, że jest to coś, co kupujesz, rozumiesz i nadążasz za.

Jeśli starasz się znaleźć podejście do zarządzania czasem, które możesz w pełni zobowiązać, spróbuj połączyć pomysły kilku różnych filozofii, aby stworzyć dla Ciebie idealne zarządzanie czasem i produktywność.

Wszystkie narzędzia i planowanie nie przyniosą ci dobrego, jeśli nie trzymasz się swojego planu. To najtrudniejsza część zarządzania samodzielnym czasem wykonania zadań, które planowałeś wykonać. W niektóre dni możesz nie być w stanie osiągnąć czegoś w planowanym czasie.

Istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że wykonasz zadania, które uciekają i wszystko, co planujesz. W swoim planie codziennie odłóż czas, aby nadrobić zaległości w zadaniach. Lub możesz zostać później niż zwykle i upewnić się, że się skończą.

Korzyść z planowania czasu nadrabiania zaległości-jeśli wszyscy jesteście złapani, czy też nie wymyśliłeś żadnych zadań, możesz zrobić sobie przerwę lub porozmawiać z pracownikami. Szef, który zatrzymuje się na Chit-Chat, jest świetnym motywatorem.

Jeśli wszystkie zadania, które musisz wykonać, to piłki, jesteś żonglerem. Masz szklane kulki (wysoki priorytet, zadania, których nie możesz upuścić) i gumowe (niższy priorytet, zadania, które możesz upuścić). Upuść niewłaściwe, a oni się łamie. Gumowe odbijają się z powrotem i żonglujesz. Możesz priorytetowo traktować swoje zadania.

Poznaj swoje priorytety

Możesz nie wszystko zrobić każdego dnia. Większość z nas zawsze będzie miała kilka przedmiotów, które pozostanie każdego dnia, których nie ukończyliśmy. Możesz pomyśleć o ustaleniu listy zadań priorytetowych lub przynajmniej wiedzieć, które z nich możesz upuścić.

Aby uniknąć upuszczenia szklanej kulki, poświęć trochę czasu, aby wyjaśnić, jakie są twoje priorytety i zaplanuj czas na wykonywanie najważniejszych zadań, gdy jesteś najbardziej produktywny. Lub, jak wspomniano wcześniej, użyj wcześniej zaplanowanego czasu, aby nadrobić zaległości.

Znajdź swoją strefę wydajności

Niektórzy ludzie są najbardziej produktywnymi pierwszą rzeczą rano, kiedy ich umysły są świeże i zanim wszyscy inni są w pełni obudzone. Niektórzy ludzie wolą zagłębiać się w ważną pracę w połowie dnia, gdy ich pęd jest pełny, a jeszcze inni są nocnymi sowami, które opuszczają najważniejsze prace na koniec dnia, kiedy pomysły i koncepcje miały czas na rozstrzygnięcie.

Możesz skrócić czas potrzebny na ukończenie pracy, identyfikując się, kiedy pracujesz najlepiej, jesteś najbardziej produktywny i zaplanować najważniejszą pracę na ten czas. Możesz jeszcze bardziej zwiększyć swoją wydajność, jeśli jesteś w stanie zmniejszyć rozproszenie i przerwy w tym skoncentrowanym czasie pracy.

Śledź swój czas

Śledzenie czasu za pomocą dedykowanego narzędzia śledzenia czasu może być doskonałym sposobem na zarządzanie czasem, nawet jeśli nie musisz śledzić czasu spędzonego na kliencie lub rozliczalnej pracy.

Śledzenie czasu przez cały dzień może pomóc w zwiększeniu wydajności na dwa sposoby. Po pierwsze, może skupić się na zadaniu, nad którym pracujesz w tym momencie.

Po drugie, śledzenie czasu może dać ci zdjęcie dokładnie tego, gdzie spędzasz czas. Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, jest to otwarte i zapewnia cenny wgląd w sposób, w jaki spędzasz czas.

Jeśli jesteś szczery w dokumentowaniu czasu i działań, będziesz w stanie zidentyfikować kilka mocnych stron, słabości i ile czasu spędzasz na pracy nad zadaniami.

Delegat

Nie ma nic złego w przekazywaniu złotówki komuś innemu. Kiedy masz więcej na talerzu, niż możesz sobie poradzić, może być czas na delegowanie. Dobrym sposobem na rozpoczęcie delegowania jest ustalenie, jakie zadania możesz przekazać, które nie są niezbędne do wykonania osobiście.

Następnie zidentyfikuj pracownika zdolnego do wykonania zadania i upewnij się, że zostaniesz poinformowany o wynikach.

Ostatnia myśl

Nie zawsze łatwo jest przekazać, jeśli jesteś przyzwyczajony do samodzielnego żonglowania. Jeśli jednak planujesz swoje działania, trzymaj się planu (w granicach rozsądku) i znajdź odpowiednich ludzi do przekazywania zadań, nagle będziesz miał więcej czasu.