7 Wskazówki dotyczące zarządzania e -mailami w celu szybkiego zwiększenia wydajności

Jednym z najczęstszych wyzwań dla właścicieli małych firm jest zrównoważenie potrzeby osiągnięcia tego, co nigdy nie wydaje się wystarczająco dużo czasu. Jesteśmy często nadmiernie zaplanowaną grupą i większość z nas może skorzystać z dodatkowego czasu lub przynajmniej bardziej produktywnego wykorzystania czasu.

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, ustalenie, jak bardziej produktywnie wykorzystać czas, jest często wyzwaniem. Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest zarządzanie pocztą e -mail; Jest to jeden obszar, który znajduje się na szczycie listy zabójców czasowych dla wielu właścicieli małych firm.

Ponieważ e -mail jest ciągłą formą komunikacji i nie mamy pełnej kontroli nad przychodzącym przepływem, musimy popracować nad poprawą naszej wydajności w zakresie otrzymywania, organizowania, odpowiadania, a nawet myślenia o e -mailu. Poniższe wskazówki pomogą Ci utworzyć system zarządzania pocztą e -mail w sposób, który wspiera wydajność zamiast jeść.

1. Wyłącz powiadomienia e -mailowe

E -mail zwykle przychodzą przez cały dzień i noc, więc ważne jest, aby kontrolować sposób, w jaki przepływ przychodzących wiadomości pasuje do twojego dnia. Wyłącz nowe powiadomienia o wiadomościach zarówno na komputerze, jak i smartfonie, aby zapobiec ciągłej rozproszenia i zakłóceniu harmonogramu, i sprawdź pocztę, gdy jest to dla Ciebie wygodne.

2. Zdecyduj, jak korzystać z skrzynki odbiorczej

Istnieje wiele różnych filozofii, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką odbiorczą e -mail. Możesz użyć swojej skrzynki odbiorczej jako Catchall, ograniczyć je tylko do wiadomości o wysokim priorytecie lub uczynić ją listą zadań działających. Kluczem jest wybranie jednego celu dla Twojej skrzynki odbiorczej i trzymanie się tego.

3. Utwórz e -mail białych i czarnych list

Większość klientów e -mail i dostawców e -maili pozwala użytkownikom na tworzenie list bezpiecznych adresów, aby zapewnić te wiadomości, podczas gdy czarna lista lub blokowanie, co uważasz za adresy spamu. Poświęć trochę czasu na często aktualizację tych list, aby utrzymać przychodzący e -mail w czystości.

4. Ustaw licznik czasu i procesu wsadowego

Niektórzy właściciele małych firm korzystają z kieszeni czasu w ciągu dnia tylko na e -mail. Jeśli to działa dla Ciebie, odłóż określoną ilość czasu w ciągu dnia, aby odpowiedzieć na wiadomości, przenieś elementy działania na listę zadań, usuń śmieci i uzyskaj pomysł na to, co wymaga Twojej uwagi.

5. Użyj reguł, aby zautomatyzować proces

Aby jeszcze bardziej usprawnić proces zarządzania pocztą e -mail, użyj reguł w swoim kliencie e -mail, które sorują, flagę, przesuń i uporządkuj swoje wiadomości. Chociaż utworzenie reguł obsługujących sposób korzystania z wiadomości e -mail zajmie trochę czasu, możesz skrócić znaczną część czasu przetwarzania wiadomości e -mail.

6. Zdobądź przewagę od smartfona

Wielu właścicieli małych firm ma smartfony, aby mogli pozostać w kontakcie i na bieżąco, nawet gdy są poza biurem. Jeśli często sprawdzasz wiadomość e -mail na urządzeniu mobilnym, możesz zaoszczędzić znaczną ilość czasu, czytając i rozpoczynając przetwarzanie wiadomości podczas telefonu komórkowego. Nawet jeśli po prostu uczynisz usuwanie śmieci i wiadomości, których nie musisz zapisywać, możesz skorzystać z usprawnionej skrzynki odbiorczej po powrocie do biura.

7. Jeśli go nie przeczytasz, zrezygnuj z subskrypcji

Biuletyny e -mail i inne wiadomości e -mail marketingowe mogą być świetnym sposobem na utrzymanie kontaktów z klientami, współpracownikami, partnerami i innymi firmami, które Cię interesują, ale te wiadomości mogą szybko się gromadzić. Jeśli nie przeczytałeś konkretnego powtarzającego się wysyłki w kilku problemach, zatrzymaj subskrypcję. Ograniczenie biuletynów e -mail i innych zautomatyzowanych wiadomości tylko do tych, które regularnie czytasz.

Po wypłaty e -maila rozważ wypróbowanie dodatkowych narzędzi cyfrowych, aby stać się jeszcze bardziej wydajne.