6 sposobów na uczynienie wiadomości e -mail biznesowych jeszcze bardziej profesjonalnymi

Wielu właścicieli małych firm polega na wiadomości e -mail jako podstawowym trybie komunikacji biznesowej. Nie jest to zaskakujące; E -mail jest szybki, łatwy i zapewnia papierowy szlak. Ale to nie znaczy, że Twoje wiadomości e -mail, szczególnie jeśli chodzi o komunikację biznesową, powinny zostać zrelaksowane. W rzeczywistości słaba komunikacja e -mail może kosztować klientów, raniąc Twoją markę i reputację.

Wysyłanie profesjonalnej wiadomości e -mail biznesowej sprowadza się do tworzenia nawyków, które koncentrują się na jasnej, zwięzłej i odpowiedniej komunikacji. 

1. Użyj biznesowego adresu e -mail

Kiedy jesteś właścicielem firmy, prowadząc działalność w imieniu swojej firmy, upewnij się, że używasz biznesowego adresu e -mail. Idealnie oznacza to, że masz adres biznesowy (ja.mi., [email protected]) że używasz do całej komunikacji biznesowej.

Jeśli nie jest to możliwe, możesz utworzyć bezpłatny adres e -mail, który zawiera nazwę firmy (i.mi., [email protected]). Korzystanie z osobistego adresu e -mail, który jest wyraźnie niezwiązany z Twoją firmą, może w najgorszym przypadku zranić profesjonalizm, aw wielu przypadkach nie możesz być traktowany poważnie.

2. Trzymaj wiadomości krótkie i słodkie

Nie ma nic złego w szczegółowym wyjaśnianiu rzeczy; może zapewnić jasność i zmniejszyć nieporozumienia. Ale kiedy wiadomość e -mail zaczyna wyglądać jak powieść, możesz szybko stracić uwagę odbiorcy i pomylić problem z nieistotnymi informacjami. Aby tego uniknąć, trzymaj się jednego tematu na e -mail, a kiedy trzeba podać więcej informacji, użyj pogrubionych podrzędnych, aby najważniejsze szczegóły są jasne.

3. Użyj opisowych linii tematycznych

Czy kiedykolwiek otworzyłeś wiadomość e -mail na podstawie tematu, i zakończyłeś się całkowicie zdezorientowanym i trochę zirytowanym, gdy chodziło o coś zupełnie innego? Ponieważ już przechowujesz każdy e -mail, który piszesz ograniczony do jednego tematu na wskazówkę powyżej, powinieneś również upewnić się, że Twój temat odzwierciedla ten temat i nic więcej. To nie tylko pomoże odbiorcy, ale pomoże ci również ułatwić zarządzanie własną skrzynką odbiorczą e -mailową.

4. Ton to

Łatwo jest pozwolić, aby rzeczy latały podczas wysyłania wiadomości e -mail, ponieważ możesz czuć, że jesteś chroniony przez ekran komputera, ale niektóre rozmowy mogą być łatwo niezrozumiane w e -mailu. W rzeczywistości, bez werbalnych wskazówek komunikacyjnych w celu opuszczenia wysyłanej wiadomości, każdy e -mail można podjąć niewłaściwą drogę. Jeśli wysyłasz wiadomość, która może być wątpliwa, ponownie ją ponownie wyślij, a jeśli nadal nie jesteś pewien, prawdopodobnie lepiej jest odebrać telefon.

5. Spraw, aby Twój podpis e -mail jest przydatny

Cytaty, promocje i biuletyny podpisania w podpisie e -mail mogą być skuteczne w niektórych sytuacjach, ale te elementy nigdy nie powinny przerywać twojego podpisu e -mail do tego, do czego należy użyć - dostarczanie informacji kontaktowych. Twój początkowy e -mail lub odpowiedź powinna zawierać podpis e -mail z pełnym nazwiskiem, firmą i adresem URL. Numer telefonu, tytuł i powtórzenie adresu e-mail też nie boli.

6. Sprawdź swoją pisownię i korekta

Sprawdzanie pisowni jest łatwe. Uczyń go domyślnym ustawieniem w swoim kliencie e -mail, aby sprawdzić wszystkie wiadomości przed ich wysłaniem. E -mail jest bardziej nieformalny i jest nieco więcej łagodności z błędami pisowni i gramatycznymi, ale wygląda okropnie, aby wysłać wiadomość pełną błędów. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz, to zrobić złe wrażenie, ponieważ spieszyłeś się, aby wysłać wiadomość e -mail i pominąć sprawdzanie pisowni i gramatyki.

E -mail jest ważną metodą komunikacji w biznesie, nawet jeśli nie jest to twoja pierwsza preferencja. Przestrzeganie tych najlepszych praktyk e -mail biznesowych pomoże Ci zachować profesjonalną i produktywną komunikację e -mail, a możesz mieć pewność, że wrażenia, które robisz, jest dobre.