5 Umiejętności planowania wydarzeń potrzebne do sukcesu

Jeśli zastanawiasz się nad karierą jako planistę wydarzeń, albo jako niezależny podmiot lub z firmą planującą wydarzenia, upewnij się, że dobrze pasuje do tej roli. Najbardziej udane planiści wydarzeń mają imponujący zestaw umiejętności. Poniżej znajduje się pięć umiejętności planowania wydarzeń, do których regularnie sięgasz. Te umiejętności mogą osiągnąć lub złamać Twój sukces.

Planiści wydarzeń są wysoce zorganizowani

W planowaniu wydarzeń sukces jest w szczegółach. I jest ich wielu! Śledzenie wielu zadań, wielu dostawców i ciągle zmieniająca listę rzeczy do zrobienia po raz na raz, utrzymując swoje klienta szczęśliwe, stanowi wyzwanie dla niektórych i zniechęcające dla innych.

Wysoko zorganizowane jest koniecznością do udanego planowania wydarzeń. Dla tych, którzy tworzą i zarządzają listami do zrobienia w życiu osobistym, organizowanie może przyjść naturalnie. Dla innych, którzy starają się zapamiętać terminy lub zbierać czyszczenie na sucho, zorganizowanie może wymagać więcej wysiłku.

Planiści wydarzeń mogą zarządzać jednym wydarzeniem na raz lub być na etapie planowania wielu wydarzeń jednocześnie. Niektóre wydarzenia, takie jak roczne konferencje, zajmują ponad rok planowania, więc planiści wydarzeń muszą pozostać zorganizowani na dłuższą metę.

Mnóstwo narzędzi organizacyjnych dla planistów wydarzeń, od oprogramowania, które śledzi rejestrację po szablony formularzy i arkuszy kalkulacyjnych. Lista kontrolna planowania zdarzeń, która jest dostosowana do każdego projektu, jest jednym z najcenniejszych narzędzi, jakie możesz mieć, niezależnie od naturalnej zdolności organizacyjnej.

Wymyśl system organizacyjny, który jest dla Ciebie najlepiej, ponieważ zorganizowanie ma kluczowe znaczenie dla kariery planowania wydarzeń.

Planiści wydarzeń są przystojne

Co mają wspólne wszystkie wydarzenia? Ludzie. Udane planiści wydarzeń są ujmowani, angażujący, dobrzy konwersacjonalistowie i doskonali słuchacze. Planowanie wydarzeń jest zawodem społecznym, ponieważ wynik - samo wydarzenie - będzie obejmować grupę ludzi, dużych lub małych. Zrozumienie ludzi i przyjemność z nimi rozmawianie jest częścią pracy.

Nie oznacza to, że jako planista wydarzeń spędzisz większość dnia na lunchach klienta i masz koktajle na imprezach towarzyskich. Planowanie wydarzeń to ciężka praca, a większość z nich spędza przy biurku z telefonem lub komputerem; Jednak przyjazna postawa jest koniecznością, gdy walka z jednym z tych wspólnych zadań planujących zdarzenia:

• Negocjowanie z hoteli
• Omawianie menu z menedżerami cateringowymi
• Spotkanie z dostawcami
• Rozmieszczenie pomysłów na wydarzenia potencjalnym klientowi
• Networking w dowolnym miejscu i wszędzie
• Nadzorujący personel wydarzeń
• Praca z wydarzeniem i interakcja z gośćmi i pracownikami

W życiu codziennym większość z nas pamięta przyjemnych, pomocnych ludzi, z którymi wchodzimy w interakcje, i ta interakcja może sprawić, że doświadczenie będzie bardziej konstruktywne dla obu stron. Wiedza o tym, jak odnosić się do różnych osobowości, jak się z kimś połączyć i robić pozytywne wrażenie, to klucze do sukcesu. Nikt nie chce pracować z kimś, kto trudno jest rozmawiać, trudny do zrozumienia lub niegrzeczny i nieprofesjonalny w jakikolwiek sposób, więc uważaj, że jestem przystosowującą niezbędną umiejętność planowania wydarzeń.

Słuchaj i komunikuj się wyraźnie

Doskonałe umiejętności komunikacyjne są niezbędne w wielu zawodach. W planowaniu wydarzeń nieporozumienia może spowodować liczne problemy zarówno dla planisty wydarzeń, jak i klienta, a proste nieporozumienie może przynieść katastrofalne wyniki. Dlatego umiejętność słuchania jest kluczowa, abyś zrozumiał potrzeby klienta.

Oto kilka przykładów komunikacji i sposób, w jaki te umiejętności planowania zdarzeń są wykorzystywane podczas planowania wydarzeń:

Komunikacja pisemna:

• Pisanie propozycji wydarzeń dla potencjalnego klienta
• Tworzenie materiałów na promowanie Twojej firmy
• Pisanie umów dla klientów i dostawców
• Opracowanie notatek z podziękowaniami dla głośników gości i VIPS

Komunikacja werbalna:

• Zdolność do wyjaśnienia zakresu i celu wydarzenia
• Skutecznie przekazując swoje pomysły na przełożonego, klienta lub dostawcy
• Zrozumienie i przetwarzanie informacji, które są dostarczane, takie jak obawy klienta lub pytania od firmy cateringowej
• Umiejęta negocjowanie stawek hotelowych, danych kontaktowych lub dodatków od dostawcy

Planiści wydarzeń są kreatywni

Udane planiści wydarzeń mają pomysły - wiele z nich. I z tą kreatywnością przychodzi zdolność przekształcenia pomysłu w coś namacalnego. Planiści wydarzeń mogą podjąć wizję i ożywić. Od opracowania unikalnego motywu na imprezę po opracowanie niedrogiego rozwiązania dekoracyjnego, które spełnia niewielki budżet, kreatywność jest niezbędna przy planowaniu wydarzenia.

Kreatywność odgrywa również rolę w rozwiązywaniu problemów. Możliwość kreatywnego myślenia w celu opracowania rozwiązań problemów może pozytywnie wpłynąć na sukces Twojego wydarzenia.

Planiści wydarzeń to wielozadaniowcy

Na różnych etapach procesu planowania zdarzeń istnieje wiele zadań do zarządzania. Możesz negocjować umowę hotelową, spotkać się z klientem w celu omówienia potencjalnych mówców, rezerwacji cateringowej, przeprowadzania wywiadów z wypożyczalniami i badaniem opcji rozrywki. I to tylko na jedno wydarzenie. Dodaj wiele zdarzeń na etapach planowania jednocześnie, a efekt końcowy jest aktem żonglerki. Udane planiści wydarzeń muszą wiedzieć, jak skutecznie wielozadaniowy i utrzymywanie wielu aspektów wydarzenia poruszającego się jednocześnie bez upuszczania piłki na żadnym z tych zadań.

Sukces w planowaniu wydarzeń polega na możliwości ustalenia priorytetów i skupienia się na każdym zadaniu, nie rozpraszając innych rzeczy lub przytłoczenia licznymi szczegółami, które wymagają twojej uwagi. Zachowanie spokoju, skupienia i elastycznego są atrybutem udanego wielozadaniowca.