3 wypróbowane i prawdziwe sposoby na zorganizowanie małej firmy w tym roku

Zorganizowanie firmy obejmuje o wiele więcej niż tylko schludne stosy papierów i odkurzanie bałaganu na biurku. Organizacja polega na tworzeniu systemów i procedur dla wszystkich różnych części firmy, co może pomóc ci stać się bardziej produktywnym i opłacalnym.

Poniższe pomysły obejmują niektóre z najlepszych sposobów, w których możesz stać się bardziej zorganizowany w swojej małej firmie. Wypróbuj tylko jeden dla powolnej i trwałej poprawy lub planuj wprowadzenie nowego procesu organizacyjnego każdego miesiąca w swojej firmie w tym roku.

01 z 03

Przejąć kontrolę nad dokumentami i dokumentami

Papier jest największym źródłem nieładu w wielu biurach. Jeśli nie masz systemu zgłoszenia ani cyfrowego systemu archiwizacji, teraz nadszedł czas na zbudowanie. Zacznij od spojrzenia na dokumenty, które leżą w pobliżu. Zrób stos, a pala odrzucona, a następnie niszcz lub recykling wszystkie papiery, czasopisma, biuletyny, karty, notatki itp., To dotarło do drugiego stosu. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, sprawdź, jakie rodzaje dokumentów powinieneś przechowywać. Reszta to uczciwa gra dla niszczarki.

Po odrzuceniu dokumentów rozważ utworzenie systemu zarządzania dokumentami, który może pomóc w tworzeniu lub dostosowaniu procesu papieru i utrzymanie go.

Jeśli zdecydujesz, że nadszedł czas, aby zacząć przejść do biura bez papieru, możesz zacząć od zeskanowania i digitalizacji rachunków, korzystania z usług fakturowania i płatności online, przejścia do programu podpisu cyfrowego, takiego archiwizacja. Jeśli zbierasz wizytówki na wydarzeniach w ciągu roku, warto zainwestować w skaner wizytówki, abyś mógł natychmiast zdigitalizować dane kontaktowe i porzucić karty papierowe.

02 z 03

Użyj odpowiednich narzędzi wydajności

Wszyscy mamy nasze ulubione aplikacje i narzędzia, których używamy każdego dnia, chociaż niektóre są prawdopodobnie bardziej przydatne niż inne. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby przynajmniej raz w roku zapasy aplikacji i narzędzi, których używasz w swojej małej firmie, i zdecyduj, czy nadal spełniają Twoje potrzeby. To także świetny czas na rozważenie, czy jakieś nowe narzędzia mogą poprawić organizację Twojej firmy.

Poniżej znajdują się niektóre z najlepszych obszarów, w których wielu właścicieli małych firm uważa, że ​​narzędzia produktywności są przydatne. Powinny one dać ci solidny punkt wyjścia do optymalizacji narzędzi wydajności w tym roku:

• Zarządzanie kontaktem: Od śledzenia klientów po zapamiętywanie osób, które spotykasz podczas pracy, każdy właściciel małych firm potrzebuje systemu do zarządzania danymi kontaktowymi. Możesz zdecydować się na kompleksowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM), taki jak Salesforce lub, dla zarządzania na mniejszej skali, możesz skonfigurować swoją aplikację kontaktową, aby pracować dla Twojej firmy.
• Spotkania i komunikacja: Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz spotkania osobiste, przez telefon, czy za pośrednictwem usług wideo, istnieje sposób na uczynienie tego procesu bardziej zorganizowanego. Możesz skorzystać z usługi takiej jak zrobić, aby uzyskać spotkania bardziej zorganizowane przed, w trakcie i po.
• Rachunkowość i księgowość: Zorganizuj i usprawniaj sposób fakturowania, przyjmujesz płatności i zarządzasz przepływami pieniężnymi za pomocą narzędzi takich jak QuickBooks Online, Xero i Wave.
• Podróż i śledzenie wydatków: Możesz używać aplikacji takich jak Expedia i TripAdvisor, aby ułatwić planowanie podróży. W drodze na drodze aplikacje takie jak wykłady pomagają śledzić wydatki, aby raportowanie po powrocie do domu było znacznie łatwiejsze do zorganizowania.
• Zarządzanie mediami społecznościowymi: Wszyscy wiemy, ile czasu można zmarnować w mediach społecznościowych, jeśli nie zbliżasz się do niego w sposób systematyczny i zorganizowany. Właśnie dlatego narzędzia takie jak Hootsuite i Buffer mogą być nieocenione dla właścicieli małych firm.
• Zarządzanie e -mail: Jeśli korzystasz z Gmaila w swojej małej firmie, masz dostęp do kilku rozszerzeń Google, które mogą szybko zorganizować Twoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli używasz innej aplikacji e -mail, wypróbuj Sanebox do automatycznego filtrowania, przypomnień i innych.
• Zarządzanie projektem: Dobra aplikacja do zarządzania projektami pomoże. Wypróbuj Basecamp lub Asanę, aby uzyskać rozwiązanie do zarządzania projektami.

Produktywność jest bardzo osobistym procesem, a aplikacje, których potrzebujesz, będą specyficzne dla pracy, którą wykonujesz i sposób, w jaki masz tendencję do pracy. Poświęć trochę czasu na zbadanie, jakie są Twoje potrzeby przed włączeniem nowego narzędzia w procesie. Możesz nie potrzebować tyle, ile myślisz.

03 z 03

Zorganizuj komputer

Jest to duży dla każdego właściciela małego biznesu, który wykonuje większość swojej pracy na komputerze. Prawdopodobnie wiesz, że pulpit nie trwa dużo czasu, aby zaśmieć się ikonami, folder do pobrania, aby być tak pełen dziwnie nazwanych dokumentów, że nie można znaleźć nic lub skrzynki odbiorcze e -mail, aby wymknąć się spod kontroli myśleć, że to naprawdę może eksplodować. Jest to nie tylko okropne dla Twojej wydajności, ale może również znacznie spowolnić wydajność komputera.

Oto kilka rzeczy, które możesz teraz zrobić, aby komputer zorganizował i wrócił do kształtu działającego:

• Posprzątać pulpit: Istnieje kilka sposobów na skonfigurowanie pulpitu, a wszystko zależy od twojego stylu pracy i tego, jak korzystasz z komputera. Możesz pozbyć się wszystkiego na pulpicie, z wyjątkiem kosza na śmieci (pamiętaj, że ikony aplikacji na pulpicie są po prostu skrótami-wszystkie rzeczywiste aplikacje zwykle żyją w folderze aplikacji). Lub możesz dodać kilka skrótów do najczęściej używanych aplikacji i plików.
• Skonfiguruj cyfrowy system zgłoszeń: Aby wszystko łatwiej było nawigować, musisz utworzyć system zgłoszenia, który ma dla Ciebie pełny sens. W ten sposób możesz szybko znaleźć potrzebne dokumenty, kiedy je zorganizujesz.
• Zaktualizować oprogramowanie: Jeśli komputer jest ustawiony na automatycznie instalowanie aktualizacji aplikacji i systemu operacyjnego, to jesteś ustawiony. Jeśli jest to dla Ciebie proces ręczny, powinieneś sprawdzić, czy aktualizacje przynajmniej dwa miesiące, ponieważ wielu zawiera łatki bezpieczeństwa. Następnie, raz w roku, przejrzyj aktualne wersje oprogramowania, którego używasz, i zdecyduj, czy nadszedł czas na aktualizację.
• Skanuj w poszukiwaniu wirusów i problemów z wydajnością: Niezależnie od tego, jaki masz komputer, wszystkie mogą uzyskać wirusy lub złośliwe oprogramowanie (tak, nawet Macs!). Jeśli masz komputer oparty na systemie Windows, mądrze jest uruchamiać regularną konserwację, aby był wolny od wirusa i płynnie działać.
• Sprawdź integralność kopii zapasowej danych: Tworzysz kopię zapasową swoich danych, prawda? Jeśli nie, pomiń wszystko inne na razie i zrób to najpierw. Możesz albo użyć opartej na chmurze usłudze pobierania danych, takiej jak Carbonite, Backblaze lub Crashplan, albo możesz użyć zewnętrznego dysku twardego, który podłączasz do komputera. Za pomocą dowolnej opcji skonfiguruj Usługę lub Dysk, aby przeprowadzić ciągłe automatyczne kopie zapasowe, aby nie musieć nic robić ręcznie. Następnie, raz lub dwa razy w roku, idź do usługi tworzenia kopii zapasowych lub przejdź i szturchnij, aby upewnić się, że wszystko jest i dostępne, jeśli będziesz musiał pociągnąć kopie do lokalnego komputera.
• Wymień swoją skrzynkę odbiorczą: Wielu właścicieli małych firm ma związek z nienawiścią do swojej skrzynki odbiorczej e-mail. Uwielbiają to, ponieważ jest to wysoce produktywne i wydajne narzędzie komunikacyjne, ale nienawidzą go, ponieważ może szybko wymknąć się spod kontroli i powodować niepotrzebne stres. Są rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać swoją skrzynkę odbiorczą w kolejce, takie jak korzystanie z automatyzacji, usprawnienie tego, co otrzymujesz na co dzień i ograniczanie, jak często sprawdzasz e -mail w ciągu dnia.

Powyższe wskazówki pomogą ci natychmiast zorganizować swoją małą firmę. Ale nie zapomnij, jak szybko rzeczy mogą wymknąć się spod kontroli. Połącz te działania z rozdzielczością w celu przeprowadzenia szybkiego i łatwego przeglądu dokumentów, narzędzi do wydajności i statusu komputera kilka razy w miesiącu, abyś mógł zachować zorganizowanie i zapobiec osiągnięciu przytłaczających poziomów dezorganizacji.