10 nawyków odnoszących sukcesy menedżerów projektów

Dlaczego niektórzy menedżerowie projektów wprowadzają swoje projekty na czas, na budżet i z zadowolonymi klientami, podczas gdy inni mają trudności? Spójrzmy na dziesięć nawyków, które bardzo odnoszą sukcesy menedżerowie projektów, aby się dowiedzieć.

Te nawyki są wspominane w kółko w ocenach wyników oraz w recenzjach na koniec projektu, w których klient, zespół lub sponsor oferuje informacje zwrotne dla kierownika projektu.

Nie musisz mieć dziesięciu lat doświadczenia, aby zapewnić sukces za każdym razem. Zmieniając swoje nawyki i szczotkując swoje umiejętności, możesz drastycznie poprawić szanse, że Twój projekt odniesie sukces i dać sobie mniej stresujący czas w pracy.

#1. Korzystanie z odpowiedniego zespołu

Najbardziej skuteczni i odnoszący sukcesy menedżerowie projektów znają możliwości członków swojego zespołu. Oznacza to, że mogą przeznaczyć odpowiednią pracę właściwym ludziom.

Korzystanie z niewłaściwego zasobu w zadaniu może prowadzić do tego. Pomaga poznać mocne i słabe strony osób pracujących z tobą, aby najlepiej je przydzielić na zadania projektowe.

#2. Zarządzanie problemami projektu

Wszystkie projekty od czasu do czasu pojawiają się problemy. Odnoszący sukcesy menedżerowie projektów nie pozwalają im ich martwić. Znają procesy zarządzania problemami, a także jak najlepiej poradzić sobie z problemami.

też możesz to zrobić. Gdy wiesz, jak ocenić problem z projektem, przekonasz się, że zarządzanie problemem staje się łatwym nawykiem do włączenia do cotygodniowej rutyny. Odłóż trochę czasu na przechodzenie przez dziennik problemów co tydzień, a wkrótce przekonasz się, że jest to łatwa praca, aby być na bieżąco z problemami.

#3. Radzenie sobie ze zmianami

Projekty mają na celu zmianę rzeczy, ale taka zmiana dzieje się z innymi ludźmi. Trudniej jest zarządzać zmianą skierowaną wprost do zespołu projektowego, denerwując szczegółowy harmonogram projektów i tworząc nowe prace i cały stos aktualizacji dokumentacji.

Odnoszący sukcesy menedżerowie projektów mają proces zarządzania zmianami. Poniższe zdefiniowane kroki ułatwia przekształcenie dowolnego działania w nawyk, ponieważ jest on zorganizowany i powtarzalny.

Proces zarządzania zmianami wygląda tak:

• Otrzymuj informacje o zmianie
• Oceń zmianę
• Ustalić, ile pracy byłoby dokonać zmiany
• Przygotuj zalecenie, czy warto iść naprzód

Po przygotowaniu rekomendacji poproś sponsora o podjęcie decyzji o tym, czy powinieneś włączyć zmianę, czy nie. Możesz sam zatwierdzić kilka niewielkich zmian, o ile znajdują się one w ramach twoich przekazów i autorytetów. Odnoszący sukcesy menedżerowie projektów wiedzą, że radzenie sobie ze zmianami jest częścią pracy i mają plan, aby z nimi poradzić, kiedy się pojawią.

#4. Zarządzanie kosztami projektu

Jest wysoce prawdopodobne, że twój projekt poniesie koszty, nawet jeśli sam nie masz pełnej kontroli nad sznurkami torebki. Możliwość zarządzania elementami finansowymi pod kontrolą musi być nawykiem. Jeśli nie podejdziesz do tego regularnie i rutynowo, przekonasz się, że praca staje się tak ogromna, że ​​nie można dobrze sobie radzić.

Fantastyczni menedżerowie projektów pozostają na bieżąco z wydatkami w systemach zgłoszenia, które działają na faktury, cytaty i szacunki. Zajmij się korzystaniem z oprogramowania budżetowego (nawet jeśli to tylko arkusz kalkulacyjny).

Nie możesz zarządzać kosztami projektu, dopóki nie będziesz mieć planu na to, co zamierzasz wydać. Dowiedz się, jak stworzyć budżet projektu, abyś mógł zacząć.

#5. Budowanie zespołu

Zespół projektowy może nie pracować bezpośrednio dla Ciebie. DLACZEGO Budowanie zespołu jest częścią nawyków odnoszących sukcesy menedżerów projektów? To dlatego, że potrzebujesz swojego zespołu do skutecznej współpracy i potrzebujesz osób zaangażowanych w projekt, aby szybko dojść do punktu, w którym ufają sobie nawzajem. Dostajesz to poprzez budowę zespołu. Uważaj na sytuacje, w których twój zespół się rozpada. W szczególności zachowanie zastraszania jest niedopuszczalne.

#6. Zrozumienie procesów

Szóstym nawykiem bardzo udanych menedżerów projektów jest to, że rozumieją procesy istniejące w ich sferze kontroli. Oznacza to, że wiedzą, jakie procedury pracy należy przestrzegać. Nie tracą czasu na próbę wypracowania, jak napisać uzasadnienie biznesowe, ponieważ wiedzą, że istnieje procedura i mogą wykonać kroki.

Najbardziej udani menedżerowie projektów nie są niewolnikiem tego procesu. Wiedzą, kiedy należy postępować w procesie. Wiedzą, kiedy lepiej jest nieco go ulepszyć, aby ułatwić wszystkim zadania. Przykładem byłoby usunięcie biurokracji z małego projektu poprzez odpowiednio dostosowanie procesów.

#7. Aktualizacja harmonogramu

Harmonogramy projektów nie powinny być pozostawione przypadkowi. Najbardziej odnoszący sukcesy menedżerowie projektów sprawi, że będzie to zwyczajne regularne sprawdzanie ich harmonogramów pod kątem dokładności i ich aktualizacji.

Istnieje wiele sposobów śledzenia postępów projektu. Najważniejsze jest to, że to robisz. Jeśli starasz się, aby ten nawyk był swoim własnym, zarezerwuj krótkie spotkanie w swoim dzienniku ze sobą i swoim harmonogramem raz w tygodniu. Używaj tej samej godziny co tydzień i poświęć 30 minut, aby przejrzeć, gdzie jesteś i gdzie musisz być. Dokonaj niezbędnych poprawek, powiedz zespołowi i kontynuuj projekt.

Jeśli zmiany harmonogramu mają wpływ na datę zakończenia projektu lub na datę dostawy głównych kamieni milowych, porozmawiaj z sponsorem. Nie powinieneś zmieniać podstaw bazowego planu bez przeprowadzania formalnego procesu zatwierdzenia.

#8. Zarządzanie ryzykiem projektu

Wiedza o tym, co należy uwzględnić w rejestrze ryzyka, to jedno, ale zwykłe przeglądanie go i działanie na temat podniesionego ryzyka to coś innego. Nie wystarczy użyć początku projektu, aby zidentyfikować ryzyko, a następnie nie myśleć o nich ponownie. Zarządzanie ryzykiem musi być częścią nawyków projektu, ponieważ bez niego zauważysz, że ryzyko zamienia się w problemy i tworzą dla Ciebie problemy.

Jest to kolejny obszar, w którym standardowe procesy i rezerwacja regularnego miejsca w celu przeprowadzenia przeglądu ryzyka mogą pomóc. Możesz to dołączyć jako część spotkań zespołu. Uczyń w zwyczaju przeglądać ryzyko z zespołem, zamknij wszystkie, które nie są już zagrożeniem i planem dla tych, które chcesz złagodzić.

#9. Czas śledzenia

Kierownicy projektów wiele wiedzą o zarządzaniu czasem projektu, ale to zwykle jest w dziedzinie planowania i planowania. To, o czym mówimy, to śledzenie czasu na bardziej regularnych, codziennie. Mówimy o arkuszach pracy.

Zespoły projektowe często nie są tak chętne do korzystania z arkuszów pracy, jeśli tego nie zrobiły. Wiele narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami ma śledzenie czasu związane z produktem. To może ułatwić wprowadzenie przełączania się do śledzenia czasu jako zespołu.

Niezależnie od tego, czy śledzisz czas swojego zespołu (który jest zalecany), ważne jest, aby wiedzieć, dokąd idzie twój czas dziennie. Powinieneś być nawykiem, aby mieć notatkę na temat tego, jak spędzasz czas. Pomoże ci to zrozumieć, czy spędzasz czas na zadaniach projektowych o najwyższym priorytecie. Możesz myśleć, że jesteś, ale jesteś? Arkusze czasu lub nagrywanie czasu w jakiejś formularzu pomoże, nawet jeśli jest to tylko godzinny log na notatniku.

#10. Dostarczanie zmian biznesowych

Wreszcie nawyk, który sprawia, że ​​menedżerowie projektów jest najbardziej skuteczne, jest ich zdolność do zrównania wyników projektów z wynikami biznesowymi. Jeśli użytkownicy nie korzystają z twojego produktu lub oprogramowanie szybko spada, lub klienci nie są tak zaskoczeni, jak to projekt był stratą czasu.

Zespoły projektowe odnoszące największe sukcesy upewniają się, że wiedzą, jakie wyniki biznesowe dążą. Budują rozwiązanie, które zapewnia zmianę biznesową w zrównoważony sposób. Co dostarczają po zakończeniu projektu, jest w pełni wykorzystywane i całkowicie przyjęte przez klienta. To sukces, ponieważ od samego początku został zbudowany jako sukces.

Zrozumienie celów biznesowych jest kluczowym kryterium dla każdego kierownika projektu, który chce wywrzeć wpływ na klientów i interesariuszy. Jeśli możesz pokazać, że dostarczyłeś coś wartościowego, łatwo jest wykazać wpływ, jaki masz i wartość, którą przynosicie firmie.

Spraw, by jest to zwyczajem pytania interesariuszy, jaką wartość biznesową oczekują i jak chcą użyć tego, co jest dla nich dostarcza. Porozmawiaj z nimi o tym, jak definiują sukces. Możesz zbudować to w powtarzalny proces na początku każdego projektu.