10 wskazówek dotyczących zarządzania plikami, aby uporządkować pliki elektroniczne

Utrzymanie zorganizowania dokumentów elektronicznych może być dość obowiązkiem w dzisiejszym „przewodowym” świecie.

Oprócz przechowywania dokumentów lokalnych na komputerach stacjonarnych, laptopach lub urządzeniach mobilnych coraz więcej firm korzysta z chmury do podstawowych aplikacji biznesowych i przechowywania plików.

Dalsze komplikowanie problemu z przechowywaniem jest potrzeba, aby wiele firm do udostępniania dokumentów między pracownikami. W biurze jest to zazwyczaj osiągane za pomocą serwera plików lub urządzenia pamięci podłączonych do sieci (NAS).

Jeśli wymagany jest udostępniony dostęp mobilny, dokumenty mogą być przechowywane w chmurze i udostępniać, przypisując uprawnienia do dostępu.

Rezultatem tego wszystkiego może być koszmar zarządzania plikami z niektórymi dokumentami osoby przechowywanej w chmurze i niektórymi lokalnie, a nawet poszczególnymi dokumentami przechowywanymi tylko w jednym lub drugim miejscu.

Organizacja jest kluczem do elektronicznego zarządzania plikami

Gdziekolwiek przechowywane są dokumenty, ważne jest, aby utrzymać je zorganizowane i aktualne. Celem elektronicznego zarządzania plikami jest upewnienie się, że możesz znaleźć to, czego szukasz, nawet jeśli szukasz go lat po jego stworzeniu.

Większość ludzi biznesowych była w tym czy innym czasie w zawstydzającej sytuacji, w której rozmawiał klient i nie był w stanie szybko zlokalizować odpowiedniej faktury lub innych ważnych dokumentów klientów. Równie denerwujące jest wspinanie się na koniec roku, próbując znaleźć dokumenty dotyczące rachunków firmy dla księgowego, a nawet gorzej, podatnik.

Właściwa organizacja dokumentów cyfrowych jest szczególnie krytyczna w wspólnym środowisku - jeśli jeden z twoich pracowników jest nieobecny (tymczasowo lub na stałe!) Powinieneś być w stanie łatwo zlokalizować dowolne dokumenty utworzone lub zarządzane przez tę osobę.

Potencjalna utrata problemów danych z niezadowolonymi, odchodzącymi pracownikami to kolejny powód do ochrony danych biznesowych.

Te wskazówki dotyczące zarządzania plikami pomogą Ci mieć dostęp do plików:

1. Użyj domyślnych folderów instalacyjnych dla plików programu

Użyj domyślnych lokalizacji plików podczas instalowania programów aplikacji. W ramach systemu Windows, według konwencji pliki programu aplikacji znajdują się w katalogu (litera Drive:)-> Program plików. Instalowanie aplikacji gdzie indziej jest mylące i niepotrzebne. 

2. Jedno miejsce dla wszystkich dokumentów

Umieść wszystkie dokumenty w jednym folderze „root”. Dla pojedynczego użytkownika w środowisku systemu Windows domyślną lokalizacją jest folder My Documents.

W środowisku udostępniania plików staraj się zrobić to samo. Utwórz pojedynczy folder główny (na przykład o nazwie „udostępnione dokumenty”) i przechowuj wszystkie dokumenty w podfolderach wewnątrz folderu głównego. Posiadanie pojedynczej lokalizacji dla wszystkich dokumentów elektronicznych ułatwia znalezienie rzeczy oraz uruchamianie tworzenia kopii zapasowych i archiwum.

 3. Utwórz foldery w hierarchii logicznej

To są szuflady szafki na komputerze, że tak powiem. Użyj zwykłego języka, aby wymienić swoje foldery; Nie chcesz patrzeć na tę listę folderów w przyszłości i zastanawiasz się, co „TFK” lub jakikolwiek inny interesujący skrót, który wymyśliłeś.

4. Foldery gniazda w folderach

Utwórz inne foldery w tych głównych folderach w zależności od potrzeb. Na przykład folder o nazwie „Faktury” może zawierać foldery o nazwie „2018”, „2017” i „2016”. Folder nazwany przez klienta może zawierać foldery „Dane klienta” i „Korespondencja”. Celem jest posiadanie każdego pliku w folderze, a nie na liście mnóstwa sierotowych plików.

Nie tworz złożonych, głęboko warstwowych struktur folderów. W miarę możliwości zamiast tego użyj opisowych nazw plików.

5. Postępuj zgodnie z konwencjami nazywania plików

Niektóre systemy operacyjne (takie jak UNIX) nie zezwalają na przestrzenie w nazwach plików lub folderów, więc unikaj tego, jeśli środowisko obliczeniowe jest mieszane.Zamiast tego użyj podkreślenia jako ogranicznika (e.G. Doe_john_proposal.Doc.) Inne znaki, takie jak / ? \: * | „ ^ są również zabronione w nazwach plików lub folderów w systemie Windows.

Użyj opisowych nazw plików, aby ułatwić identyfikację i wyszukiwanie, ale nie przechodzisz za burtę - nazwy pliku/ścieżek mają limity długości, które różnią się między systemami operacyjnymi.

Pod Windows maksymalna pełna długość ścieżki dla pliku (e.G. List do dysków + nazwy folderów + nazwa pliku) to 260 znaków.W miarę możliwości używaj powszechnych skrótów, takich jak Jan w styczniu lub korporacja dla korporacji.

6. Być specyficznym

Podaj pliki elektroniczne logiczne, określone nazwy i uwzględnij daty w nazwach plików, jeśli to możliwe. Celem podczas nazywania plików jest możliwość stwierdzenia, o czym polega plik bez konieczności otwierania i patrzenia. Jeśli więc dokument jest listem do klienta przypominającego mu, że płatność jest spóźniona, nazwij to coś w stylu „OPPLEUE_20180115”; zamiast czegoś takiego jak „list”. Skąd będziesz wiedzieć, do kogo jest ten list, nie otwierając go?

Jeśli udostępniasz pliki za pośrednictwem wiadomości e -mail lub urządzeń przenośnych.

Na przykład, jeśli Twój dokument znajduje się w moich dokumentach \ faktury \ 2017 \ klienci \ doe_john_20180416.Doc i plik jest udostępniany lub wysyłany pocztą elektroniczną, wszystkie odbiorcy zobaczą, to DOE_JOHN_20170416.Doc i może nie być w stanie stwierdzić, że plik jest fakturą klienta bez otwierania.

7. Plik w trakcie biegu

Najlepszym czasem na złożenie dokumentu jest to, że najpierw go tworzysz. Więc zdobądź zwyczaj używania okna dialogowego „Zapisz jako”, aby złożyć dokument, a także nazwij go, umieszczając go we właściwym miejscu.

8. Zamów swoje pliki dla Twojej wygody

Jeśli istnieją foldery lub pliki, których używasz, wymuszaj je na górze listy plików, zmieniając je za pomocą ! lub AA na początku nazwy pliku.

9. Zakładaj swoje pliki regularnie

Czasami to, co stare jest oczywiste, jak w przykładzie folderu o nazwie „Faktury” powyżej. Jeśli tak nie.

Do nie Usuń pliki związane z biznesem, chyba że jesteś absolutnie pewien, że nigdy więcej nie będziesz potrzebować pliku. Zamiast tego, w głównej kolekcji folderów pod folderem głównym, utwórz folder o nazwie „Old” lub „nieaktywny” i przenieś do niego stare pliki. 

10. Regularnie tworzyć kopie zapasowe plików

Niezależnie od tego, czy kopiujesz swoje pliki na inny dysk, czy na taśmę, ważne jest, aby skonfigurować i przestrzegać regularnego schematu tworzenia kopii zapasowych.

Dobre zarządzanie plikami sprawia, że ​​znalezienie tego, co chcesz

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi powinno być częścią ogólnej strategii zarządzania dokumentami dla Twojej firmy. Właściwy plan zarządzania dokumentami powinien zawierać wszystkie aspekty obsługi dokumentów, w tym przechowywanie, pobieranie, kopie zapasowe i bezpieczeństwo.

Funkcja wyszukiwania jest wspaniałą rzeczą, ale nigdy nie będzie pasować do łatwości przejścia bezpośrednio do folderu lub pliku. Jeśli konsekwentnie postępujesz zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania plikami, nawet jeśli nie wiesz, gdzie coś jest, wiesz, gdzie to powinno być - ogromna zaleta, jeśli chodzi o znalezienie tego, czego szukasz. Dobre praktyki zarządzania plikami zaoszczędzą Twój czas i pieniądze.