10 krytycznych kroków do uwzględnienia w planie projektu

Plan projektu jest zwieńczeniem drobiazgowego planowania przez kierownika projektu. To dokument główny, który kieruje, jak będzie działał projekt, zgodnie z intencjami menedżera dla każdego kluczowego aspektu projektu. Chociaż plany projektu różnią się w zależności od firmy, istnieje dziesięć krytycznych elementów lub kroków, które powinny być uwzględnione w skutecznym planie projektu, aby uniknąć zamieszania i przymusowej improwizacji podczas fazy realizacji projektu.

Cele projektu

Cele projektu są zdefiniowane w karcie projektu, ale powinny być włączone do planu projektu, aby dalej wyjaśnić cele projektu lub uwzględnić Kartę jako załącznik. Bez względu na to, w jaki sposób kierownik projektu decyduje się na włączenie celów do planu projektu, ważne jest utrzymanie wyraźnego związku między pierwszym kluczowym dokumentem projektu-a drugim kluczowym dokumentem projektu, jego planem projektu, jego planu projektu.

Zakres projektu

Podobnie jak cele projektu, zakres jest zdefiniowany w karcie i powinien być dalej udoskonalany w planie projektu przez kierownika projektu. Określając zakres, kierownik projektu może zacząć pokazywać, jak będzie wyglądał cel projektu lub gotowy produkt. Jeśli zakres nie jest zdefiniowany, może zostać rozszerzony w całym projekcie i doprowadzić do przekroczenia kosztów i nieudanych terminów.

Na przykład, jeśli kierujesz zespołem marketingowym do stworzenia broszury dla linii produktów firmy, powinieneś oznaczać, ile stron będzie i podać przykłady wyglądu gotowego produktu.

Dla niektórych członków zespołu broszura może oznaczać dwie strony, podczas gdy inne mogą uznać dziesięć stron za wystarczające. Określenie zakresu może przynieść całą drużynę na tej samej stronie na początku.

Kamienie milowe i główne rezultaty

Kluczowe osiągnięcia projektu nazywane są kamieniami milowymi, a kluczowe produkty robocze nazywane są głównymi rezultatami. Oba reprezentują duże elementy pracy nad projektem. Plan projektu powinien zidentyfikować te elementy, zdefiniować je i ustalić terminy ich ukończenia.

Jeśli organizacja podejmie projekt opracowania nowego oprogramowania, główne rezultaty mogą być ostateczną listą wymagań biznesowych i sposobu ich wdrożenia.

Po nich projekt może mieć kamienie milowe do zakończenia projektowania, testowanie systemu, testowanie użytkowników i datę wdrażania oprogramowania. Te kamienie milowe mają z nimi powiązane produkty robocze, ale bardziej dotyczą procesów niż samych produktów.

Kamień milowy i główne terminy dostarczania nie muszą być dokładne daty, ale im bardziej precyzyjne, tym lepiej. Precyzyjne daty pomagają menedżerom projektom dokładniej rozbić struktury pracy.

Na tym etapie planu będziesz tworzyć kamienie milowe, abyś mógł wziąć duże lub wysokie wyniki i rozbić je na małe rezultaty, które można nakreślić w następnym kroku.  

Struktura podziału pracy

Struktura załamania pracy (WBS) dekonstruuje kamienie milowe i główne rezultaty w projekcie na mniejsze fragmenty, aby jedna osoba mogła przypisać odpowiedzialność za każdy aspekt. Opracowując strukturę podziału pracy, kierownik projektu rozważa wiele czynników, takich jak mocne i słabe strony członków zespołu projektowego, współzależności wśród zadań, dostępnych zasobów i ogólny termin projektu.

Kierownicy projektów są ostatecznie odpowiedzialni za sukces projektu, ale nie mogą wykonać pracy samodzielnie. WBS jest narzędziem, którego kierownik projektu używa, aby zapewnić odpowiedzialność za projekt, ponieważ mówi sponsorowi projektu, członkom zespołu projektu i interesariuszom, którzy są odpowiedzialni za co. Jeśli kierownik projektu jest zaniepokojony zadaniem, wiedzą dokładnie, z kim się spotkać w zakresie tego problemu.

Budżet

Budżet projektu pokazuje, ile pieniędzy przydzielono do ukończenia projektu. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za odpowiednio rozproszenie tych zasobów. W przypadku projektu, który ma dostawców, kierownik projektu zapewnia realizację według warunków umowy, zwracając szczególną uwagę na jakość. Niektóre budżety projektowe łączą się z planem zasobów ludzkich.

Ważne jest, aby ustalić koszty każdego kamienia milowego i dostarczane, sprawdzając, ile czasu jest wymagane, i koszty pracy w celu wykonania zadań. Koszt projektu jest powiązany z tym, jak długo trwa projekt, który sięga do zakresu projektu. Zakres, kamienie milowe, zadania i budżet muszą być wyrównane i realistyczne. 

Plan zasobów ludzkich

Plan zasobów ludzkich pokazuje, w jaki sposób projekt zostanie obsadzony. Czasami znany jako plan kadrowy, plan HR określa, kto będzie w zespole projektowym i jak wiele zobowiązań, oczekuje się, że każda osoba. Opracowując ten plan, kierownik projektu negocjuje z członkami zespołu i ich przełożonymi, ile czasu każdy członek zespołu może poświęcić na projekt. Jeśli potrzebny jest dodatkowy personel, aby skonsultować się z projektem, ale jest częścią zespołu projektowego, jest to również udokumentowane w planie sztabowym. Ponownie konsultuje się odpowiednich nadzorców.

Ryzykowny plan zarządzania

Wiele rzeczy może pójść nie tak w projekcie. Chociaż przewidywanie każdej możliwej katastrofy lub niewielkiej czkawki jest trudne, można przewidzieć wiele pułapek. W planie zarządzania ryzykiem kierownik projektu identyfikuje ryzyko projektu, prawdopodobieństwo, że te scenariusze się wydarzy, oraz strategie ich złagodzenia. Aby sformułować ten plan, kierownik projektu szuka wkładu sponsora projektu, zespołu projektowego, interesariuszy i ekspertów wewnętrznych.

Strategie łagodzenia są wprowadzane w celu ryzyka, które prawdopodobnie wystąpią lub mają z nimi powiązane wysokie koszty. Ryzyko, które raczej nie wystąpi, a te, które mają niskie koszty, są odnotowane w planie, nawet jeśli nie mają strategii łagodzenia.

Plan komunikacji

Plan komunikacji przedstawia, w jaki sposób projekt zostanie przekazany różnym odbiorcom. Podobnie jak struktura podziału pracy, plan komunikacji przypisuje odpowiedzialność za wypełnienie każdego komponentu członkowi zespołu projektowego.

W tym etapie ważne jest, aby nakreślić, w jaki sposób problemy będą komunikowane i rozwiązywane w zespole oraz jak często komunikacja będzie wykonywana zespołowi i interesariuszom lub szefowi. Każda wiadomość ma zamierzoną publiczność. Plan komunikacyjny pomaga menedżerom projektom zapewnić, że odpowiednie informacje dotarją do właściwych ludzi we właściwym czasie.

Plan zarządzania interesariuszami

Plan zarządzania interesariuszami określa, w jaki sposób zainteresowane strony będą wykorzystywane w projekcie. Czasami interesariusze muszą tylko otrzymywać informacje. Które można zająć w planie komunikacji. Jeśli potrzebne jest więcej od interesariuszy, plan zarządzania interesariuszami przedstawia, w jaki sposób zostanie uzyskany.

Plan zarządzania zmianami

Plan zarządzania zmianami przedstawia ramy do wprowadzania zmian w projekcie. Chociaż menedżerowie projektów chcą unikać zmian w projekcie, czasami są nieuniknione. Plan zarządzania zmianami zapewnia protokoły i procesy wprowadzania zmian. W przypadku odpowiedzialności i przejrzystości sponsorzy projektu, kierownicy projektów i członkowie zespołu projektowego przestrzegają planu zarządzania zmianami.