Dlaczego fragment jest lepszy niż wielozadaniowość w celu poprawy wydajności pracy

Jako menedżerowie spędzamy zbyt wiele dnia, próbując dopasować więcej pracy w mniej czasu. Powszechną odpowiedzią dla przepracowanych specjalistów na wszystkich poziomach jest próba wielozadaniowości poprzez wykonywanie wielu działań w tym samym czasie. Problem polega na tym, że wielozadaniowość nie działa.

Dlaczego wielozadaniowość nie jest najskuteczniejszym podejściem

Wyobraź sobie na przykład, że podczas rana myjesz zęby, zaczynasz myśleć o porządku obrad wielkiego spotkania później tego dnia. Nie wymaga dużej mocy przetwarzania mózgu, aby szczotkować zęby, a możesz skoncentrować się na porządku obrad, jednocześnie mechanicznie obsługując poranne zadanie czyszczenia zębów.

Ale co z dwoma zadaniami, które wymagają większej pojemności mózgu? Możesz rozmawiać przez telefon, przygotowując śniadanie. Możesz wykonać oba zadania poprawnie, ale szansa na błędy z powodu upływu uwagi jest duże.

Fragment jako alternatywa dla wielozadaniowości

„Funkcjonowanie” opisuje, jak działa wykorzystanie pamięci ludzkiej. Ważne jest, aby pamiętać o tej koncepcji, gdy patrzymy na wykonywanie kilku zadań jednocześnie. W rzeczywistości przełączamy się między nimi, a nie robimy je jednocześnie (chociaż w przypadku szczotkowania zębów może się wydawać, że są jednocześnie).

Wyobraź sobie, że rozmawiasz przez telefon, gdy ktoś wchodzi do twojego biura. Proszą o twoją radę lub szybką decyzję w sprawie. Przestajesz krótko słuchać osoby przez telefon, zeskanuj notatkę przed tobą, zapiskuj odpowiedź i wróć do rozmowy telefonicznej. Nie wykonałeś dwóch działań (rozmowa telefoniczna i osobista) w tym samym czasie.

W rzeczywistości wykonałeś trzy zadania: rozpoczął rozmowę telefoniczną, przeprowadziłeś osobistą rozmowę, a następnie wznowił telefon. Podobnie jak w powyższym przykładzie śniadania, mogliście zrobić oboje lepiej i w krótszym czasie, gdybyś je zrobił jeden po drugim, zamiast w tym samym czasie. Powodem jest to, że na początku każdego zadania musisz się na nim skupić i zacząć.

Nieskuteczny czas uruchamiania wielozadaniowości

Kiedy zacząłeś rozmowę telefoniczną, musiałeś o tym pomyśleć, znaleźć numer telefonu i zadzwonić. Kiedy zostałeś przerwany, musiałeś dowiedzieć się, czego osoba chce od ciebie, aby mogła podjąć decyzję. Wreszcie, kiedy wznowiłeś połączenie telefoniczne, musiałeś pamiętać, gdzie się skończyłeś. Być może miałeś nawet powiedzieć, „Ups, przepraszam, ktoś wszedł. Co mówiłeś?"

Im więcej zaczyna się i zatrzymujesz w ciągu dnia, tym więcej czasochłonnych momentów start-up. Te momenty to czas nieproduktywny. Jeśli masz codzienny raport do przygotowania, moment start-upa jest prawdopodobnie dość krótki w porównaniu do raportu, który robisz tylko kwartalnie. Jeśli jednak przygotowujesz ten raport i zostaniesz przerwany, za każdym razem masz prawie taki sam czas na uruchomienie.

Powiedzmy, że na przykład możesz napisać raport w 30 minut bez żadnych przerw. Jednak może to potrwać kilka godzin, jeśli nieplanowane zadania i przerwy pojawiają się przez cały dzień. To znaczne opóźnienie często nie pochodzi tyle z rzeczywistych przerw, jak czas potrzebny na ponowne uruchomienie raportu w kółko.

Dlaczego powinieneś spróbować fragment

Ok, czasami musisz wiele zadań. Twoja praca może działać, więc co jest lepsze niż wielozadaniowość? Liczba jest lepsza dla produktywności.

Funkcjonowanie to koncepcja rozbicia dnia na większe fragmenty zamiast reagowania na ciągłe przerwy. Im więcej fragmentów czasu możesz poświęcić na określone zadania, tym mniejsze momenty start-upów, a Twoja wydajność poprawia się. Ponieważ nie będziesz spędzać tyle czasu w momentach start-upów, będziesz miał więcej czasu i zrobisz więcej. Jako bonus, ponieważ będziesz mógł skupić się na pojedynczym zadaniu, zrobisz to lepiej.

Jako pasek boczny menedżerowie projektów już dawno wymyślili moc tej techniki i stworzyli własną wersję „fragment” za pośrednictwem procesu struktury rozpadu pracy.

Jak zacząć od występowania w pracy

Jak więc możesz zacząć omijać?

• Zacznij od małego, aż się zorientujesz. Wybierz jedno zadanie, być może Twój cotygodniowy raport.
• Odłóż na 30 minut, o których wiesz, że to zajmie.
• Zamknij drzwi lub umieść znak z napisem „Geniusz w pracy” lub coś w tym rodzaju, a następnie koncentruje się na raporcie i tylko w raporcie.
• Zignoruj ​​telefon.
• Nie sprawdzaj e -maila.
• Po prostu napisz raport.

Spróbuj tego samego z rozmowami telefonicznymi, spotkań pracowników i innych regularnych działań. Skoncentruj się, odrobinę dni, a po kilku tygodniach ćwiczeń poczujesz się i będziesz bardziej wydajny.

Dolna linia

Nie marnuj tyle czasu na wielozadanianie. Zamiast tego uczyń się bardziej wydajnym i bardziej produktywnym przez fragment. Chociaż termin jest niezręczny, koncepcja jest skuteczna.

Zaktualizowane przez Art Petty