Dlaczego, kiedy i jak opracować politykę firmy

Zasady i procedury firmy zapewniają bezpieczne, zorganizowane, towarzyskie, wzmacniające i niedyskryminacyjne miejsce pracy. Polityki chronią pracowników przed wolnym środowiskiem faworyzowania i nieuczciwego traktowania. Uważaj jednak, aby nie tworzyć zasad dla każdej awaryjnej, ponieważ kierownictwo nie będzie miało szerokości geograficznej zaspokojenia potrzeb poszczególnych pracowników. Nadmiar polityk zwiększa prawdopodobieństwo, że menedżerowie zastosują je nierówno i niesprawiedliwie.

Możesz uderzyć w zdrową równowagę. W większości przypadków, jeśli bezpośrednio zwracasz się do pracowników, którzy zachowują się w sposób niewłaściwy dla twojego miejsca pracy, może nie być konieczne opracowywanie nowej polityki firmy.

Wytyczne polityczne

Zastanów się nad utworzeniem zasad w tych sytuacjach:

• Zamieszanie na temat najbardziej odpowiedniego sposobu zachowania (zasady ubioru, e -maile, zasady internetowe lub korzystanie z smartfonów)
• Wytyczne dotyczące obsługi wspólnych sytuacji (standardy postępowania, wydatki na podróż lub zakup towarów firmy)
• Ochrona prawna dla firmy (nieobecność na podstawie nękania lub dyskryminacyjnego zatrudniania i promocji)
• Zgodność z prawem i agencjami rządowymi (Ustawa o urlopie rodzinnej i lekarskiej, Ustawa o Amerykanach z niepełnosprawnością, Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia lub płaca minimalna)
• Ustal spójne standardy pracy, zasady i przepisy (dyscyplina postępowa, zasady bezpieczeństwa, przerwy lub zasady palenia)
• Zapewnij konsekwentne i sprawiedliwe traktowanie dla pracowników (kwalifikowalność świadczeń, płatny czas wolny, pomoc czesnego, czas żałoby lub obowiązek jury)

Mogą istnieć inne powody opracowania polityki, ale nie pozwól, aby wdrożenie polityki przez jednego pracownika na zasady wpłyną na inne.

Wyrażaj cele polityczne

Po ustaleniu zasady jest konieczne, dokument w pisaniu celów dotyczących tworzenia zasad. Jeśli to możliwe, powiedz pracownikom, dlaczego wdrażasz politykę. Dołącz wystarczające szczegóły, aby wyjaśnić pozycję firmy, ale nie próbuj obejmować każdej potencjalnej sytuacji.

Jeśli to możliwe, zachowaj zasady krótkie i proste. Niektóre zasady dotyczące obszarów prawnych-takie jak podejście firmy do Ustawy o urlopie rodzinnej i lekarskiej, dyskryminacji lub dochodzeniu w sprawie skargi lub postępowej dyscypliny, które mogą być długie i kompleksowe.

Zbierać informacje

Sprawdź przykładowe zasady. Nie możesz znaleźć dokładnego dopasowania do okoliczności swojej firmy, języka i kultury, ale możesz je użyć jako punktu wyjścia. Nie musisz zaczynać od zera.

Towarzystwo zarządzania zasobami ludzkimi (SHRM) zapewnia próbki polityki dla swoich członków. Inne źródła to adwokaci prawa pracy. Firmy prawne zazwyczaj piszą ogólne zasady, których ich klienci mogą dostosowywać, gdy przepływa odpowiednie prawo lub U.S. Kwestie Departamentu Pracy nowe zasady.

Opracuj, pisz i przejrzyj zasady

Napisz zasady za pomocą prostych słów i koncepcji. Porozmawiaj bezpośrednio z pracownikami, którzy będą czytać, egzekwować i żyć według polityki.

Po każdym akapicie zadaj sobie pytania „co-jeśli”, aby upewnić się, że polityka obejmuje podstawy oraz normalne wyjątki i pytania. Nie obsesyj się jednak na tym; Żadna polityka nie pokryje wszelkich możliwych awaryjnych.

Wybierz grupę pilotażową pracowników, aby przeczytać polisę i zadaj pytania, aby ustalić, czy pracownicy będą mogli ją zrozumieć i śledzić. Dostosuj na podstawie informacji zwrotnej.

Uzyskaj wsparcie zarządzania i przegląd prawny

Przejrzyj politykę z menedżerami, którzy będą musieli ją śledzić, aby uzyskać wsparcie i własność polityki. Prawdopodobnie proces ten rozpoczął się po zidentyfikowaniu potrzeby, ale wsparcie zarządzania ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia. Dobrym pomysłem jest również pokazanie go adwokatowi, aby uniknąć wszelkich wyzwań prawnych na drodze.

Wdrożyć zasadę

Rozpowszechniać i przejrzyj nową politykę pracownikom w małych grupach, indywidualnie lub na spotkaniu w całej firmie, w zależności od tego, czy polisa jest kontrowersyjna i jak łatwo jest zrozumieć. Daj pracownikom szansę na zadawanie pytań.

Zapewnij pracownikom kopię polisy i poproś ich o podpisanie, że otrzymali i zrozumienie. Powinny zachować kopię dla własnych plików.

Przykładowy oświadczenie o podpisaniu zasad

Przyjmuję otrzymanie i zrozumienie polityki [Twojej firmy]. Polityka obowiązuje [data] do odwołania.

___________________________________________________

Podpis pracownika

___________________________________________________

Nazwa pracownika (proszę wydrukować)

________________________________

Data

Zdecyduj, jak przekazać politykę w przyszłości

Dołącz zasady w podręczniku pracownika. Możesz także chcieć, aby polityka stała się częścią nowej orientacji pracowników. Niektóre firmy nakładają zasady dotyczące intranetu lub w folderze zasad w wspólnym napędzie sieci komputerowej. Ustal, czy chcesz rozpowszechniać zasadę również dodatkowymi metodami.

Datę i archiwij wszelkie poprzednie zasady, które zastępuje ta. Możesz ich potrzebować do celów prawnych lub odniesienia.

Interpretuj i zintegruj politykę

Twoje zastosowanie polityczne i praktyki pracy określi prawdziwe znaczenie polityki. Pamiętaj, aby być konsekwentnym i uczciwym, gdy interpretujesz politykę w czasie. Jeśli okaże się, że twoje praktyki różnią się od pisemnej zasady, w razie potrzeby przejrzyj i przepisz zasadę.