Co to jest spotkanie przedconowe?

Spotkanie przed conm jest krótkie na „spotkanie przed konferencją.„Jest to okazja na wspólne zebranie kluczowych graczy na konferencji, aby każdy mógł przejrzeć swój plan realizacji udanej konferencji. Spotkanie to zwykle odbywa się w przestrzeni konferencyjnej.

Oto, co musisz wiedzieć o spotkaniu przedconowym przed zorganizowaniem następnego wydarzenia.

Co to jest spotkanie przedconowe?

W zależności od wielkości konferencji może być kilkadziesiąt setek osób odpowiedzialnych za udane wykonanie wydarzenia. Spotkanie przed Conem lub po prostu „The Pre-Con” jest szansą dla tych wszystkich osób na spotkanie w jednym miejscu i omówienia szczegółów planowanego wydarzenia. Jest to szansa dla dostawców do zadawania pytań, aby organizatorzy przygotowują personel do jakichkolwiek dziwactw, a także załogi do oceny przestrzeni i decydowania o tym, gdzie umieścić stoły, krzesła, etapy lub inne urządzenia.

Spotkanie przedprzewodne odbywa się zwykle na kilka dni przed wydarzeniem. W dniu imprezy krótszy przejście może odświeżyć uczestników planu tuż przed otwarciem drzwi.

Niektóre osoby mogą kojarzyć spotkania przed CON z planowaniem większych konferencji, konwencji, kongresów i programów motywacyjnych. Często jednak organizowanie spotkania przed Con na seminaria i inne wydarzenia specjalne. Nawet małe spotkania w hotelowej sali konferencyjnej powinny być poprzedzone spotkaniem przed.

Jak działa spotkanie przed?

Dla tych, którzy mogą nie planować częstego spotkania, spotkanie przed CON może na początku wydawać się niewygodne lub niezręczne, ponieważ może zawierać nowe warunki lub język, takie jak „Resume wydarzenia” lub „Zamówienie wydarzenia bankietowego.„Jednak spotkania pre-con mają na celu wygładzenie wszelkich nieporozumień lub niejasnych aspektów wydarzenia. To twoja szansa na pytanie, co oznaczają te terminy, i wszelkie inne pytania, które poprawi sukces wydarzenia.

Czego można się spodziewać podczas spotkania przed

Na spotkaniu przedprzestrzeniowym planista wydarzeń dokona przeglądu wszystkich końcowych logistyki dla danego programu z zespołem zarządzania dostawcą zaangażowanym w program.

Zazwyczaj spotkanie przed CON jest koordynowane i zaplanowane przez kierownika usług konferencyjnych miejsca. Na przykład, jeśli konferencja odbywa się w hotelu, hotel prawdopodobnie będzie miał pracownika, którego zadaniem jest koordynowanie wydarzeń takich jak Twoja. Ta osoba zaprosi menedżerów z różnych obszarów, które są zaangażowane w wydarzenie do przeglądu swojej konkretnej roli wydarzenia.

To doskonały czas na spotkanie lub planistę wydarzeń, aby nawiązać kontakt z wszystkimi zaangażowanymi.

Podczas pre-CON należy, aby planista wydarzenia podkreślił niektóre z kluczowych celów wydarzenia, w tym ważne informacje o organizacji hostingowej wydarzenia, kluczowe wiadomości przekazywane na imprezie oraz ważne VIP-ów, które mają wziąć udział.

Przejrzyj CV wydarzenia

Wydarzenie wznowić szczegółowo wszystkie specyfikacje wydarzenia. Obejmuje wszystkie istotne informacje, w tym daty, godziny, kontakty, profile uczestników, kontakty awaryjne, żywność i napoje, transport, informacje o wysyłce, rozliczenia, audio/wizualne i inne specjalne potrzeby.

Każdy kierownik działu dokona przeglądu swojej roli w wydarzeniu, w tym odpowiednich szczegółów i typowych procedur operacyjnych. Przejrzą również swoje zrozumienie umowy o wydarzenie i informacje wcześniej udostępnione w zamówieniach dotyczących zdarzeń bankietowych.

Planiści spotkań i wydarzeń powinni pamiętać o zadawaniu szczegółowych pytań związanych ze specyfikacjami zdarzenia w tym czasie, takie jak poziomy personelu i nazwiska kluczowych kontaktów ze wszystkich reprezentowanych obszarów, które będą obecne podczas faktycznego wydarzenia. Kluczowe elementy dyskusji przed CON mogą obejmować przegląd:

• Wymagania dotyczące żywności i napojów
• Wymagania listy pokoi gości
• Wymagania dotyczące konferencji i targów
• Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i targów (w tym szczegółowe plany pięter)
• Wymagania techniczne, takie jak specyfikacje elektryczne i telekomunikacyjne
• Szczegóły dotyczące umieszczania oznakowania i innych dekoracji

Dokonaj zmian w ostatniej chwili

Spotkanie przed Con to idealny czas na wprowadzenie wszelkich zmian w ostatniej chwili. Chociaż nie zawsze mogą to lubić, większość dostawców i dostawców oczekuje kilku poprawek i substancji w ostatniej chwili, ale starają się zachować rozsądne żądania.

Oczywiście zakres zmian, które można uznać za rozsądne, zależy od tego, jak wcześnie się dzieje. Jeśli pre-con jest zaplanowane w czasach, gdy konfiguracja jest już w toku, rozważ przeprowadzenie inspekcji wczesnej pomieszczenia, aby upewnić się, że wszystko działa gładko. W ten sposób będziesz wiedział, jakie zmiany można wprowadzić bez narażania postępów, które już miało miejsce.

Kluczowe wyniki

• Spotkanie przedporne to spotkanie, które odbywa się przed konferencją w centrum kongresowym, hotelu lub w jakiejkolwiek innej przestrzeni wydarzeń.
• Spotkanie przed Con stanowi możliwość dla wszystkich kluczowych graczy i pracowników do przeglądu ich obowiązków, celów i oczekiwań.
• Spotkanie przedprzewodne odbywa się zwykle na kilka dni przed wydarzeniem.
• Jest to jedna z ostatnich możliwości, które organizatorzy będą musieli poprosić o zmiany przed rozpoczęciem wydarzenia.