Jakie informacje są przechowywane w dokumentacji medycznej pracowników?

Akta medyczne dla pracowników jest repozytorium wszystkiego, co ma wspólnego z zdrowia, świadczeń zdrowotnych, urlopów zdrowotnych oraz wyboru świadczeń i ubezpieczenia dla pracownika. Pracodawca przechowuje plik medyczny osobno dla każdego pracownika. Zawartość tych plików nigdy nie jest spotykana z żadnym innym plikiem pracowniczym, takim jak personel personalny.

Ponieważ plik medyczny zawiera poufne i poufne informacje, musi znajdować się w bezpiecznej, zablokowanej, niedostępnej lokalizacji. Gabinet plików, w którym mieści się pliki medyczne pracowników, a personel HR powinien mieć jedyne klucze. Dostęp do plików medycznych pracowników jest ograniczony tylko do personelu zasobów ludzkich.

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności ubezpieczenia zdrowotnego z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracowników jako poufnej; Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana osobno i oprócz innych dokumentacji biznesowej. Nigdy nie przechowuj dokumentacji medycznej pracowników w aktach personalnych pracownika.

Ze względu na poufność informacji należy odizolować rekordy od plików, do których pracownicy tacy jak przełożeni lub menedżerowie mogą uzyskać dostęp. (W rzeczywistości jest to również zalecane w przypadku plików personelu w dostępie tylko do pracowników HR.)

Zawartość pliku medycznego pracownika

Są to rodzaje przedmiotów, które powinny być bezpiecznie przechowywane w pliku medycznym pracownika. W razie wątpliwości, błędu po stronie ochrony medycznie powiązanych informacji swoich pracowników. 

• Wnioski i formularze ubezpieczenia zdrowotnego
• Wnioski i formularze ubezpieczeń na życie
• Wyznaczone informacje o beneficjentach
• Wnioski o wszelkie inne świadczenia pracownicze, które mogą wymagać informacji medycznych, takich jak ubezpieczenie widzenia
• Prośby o opłacone lub niezapłacone liście nieobecności
• Raporty i powiązane zastosowania i dokumenty i dokumenty rodzinne (FMLA)
• Dokumenty FMLA podpisane przez lekarza
• Dokumentacja o chorobach członka rodziny lub dziecka, o które ubiegasz się o czas FMLA, aby zapewnić ciągłą opiekę
• Dokumentacja urlopowa powiązana z medycznie dla pracowników, którzy nie kwalifikują się do FMLA czas wolny od pracy
• Egzaminy lekarza, notatki, korespondencja i zalecenia
• Wymówki związane z medycznie za absenteizm lub opóźnienie od lekarza
• Ograniczenia pracy medyczne z dokumentacją od lekarza rekomendującego
• Raporty o wypadkach i obrażeniach, w tym dokumenty zużyte OSHA
• Raporty dotyczące odszkodowań pracowników o obrażeniach lub chorobie
• Każdy inny formularz lub dokument zawierający prywatne informacje medyczne na temat pracownika

Jeśli zachowujesz te pliki poufne, Twoi pracownicy będą ci ufać i zachować ducha i znaczenie prawa. 

Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane dla dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatowe przepisy dotyczące publiczności i zatrudnienia, różnią się w zależności od państwa i kraju. Proszę o pomoc prawną lub pomoc stanu, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja jest przeznaczona do wskazówek, pomysłów i pomocy.