Jakie są wytyczne dotyczące planowania wydarzenia publicznego lub społecznego?

Organizacje sąsiedzkie w miastach w całym kraju organizują specjalne wydarzenia publiczne i społeczne, takie jak festiwale na świeżym powietrzu, targi uliczne i karnawał. Wiele z tych wydarzeń publicznych - szczególnie tych, które odnoszą sukcesy - stają się oczekiwanymi uroczystościami, a czasem dumą dla społeczności hostingowej. Chociaż istnieją aspekty planowania wydarzeń i realizacji, które są udostępniane we wszystkich rodzajach wydarzeń, od wesel po konferencje korporacyjne, wydarzenia publiczne mają zwykle własne potrzeby i wyzwania. Jednym z tych unikalnych publicznych czynników planowania wydarzeń jest współpraca i otrzymanie zgody od agencji rządowych.

Czasami najlepszym sposobem na naukę jest po prostu wskakiwanie. Innym razem warto się uczyć na podstawie lekcji i doświadczeń innych. W tym przypadku będziemy się uczyć z miasta Chicago. Doświadczona w organizowaniu około 350 wydarzeń specjalnych w całym Chicago, Burmister of Special Events stworzyło swój specjalny przewodnik zasobów i wydarzenia specjalne, które obejmuje praktyczne pomysły, które inne miasta i miasta mogą chcieć włączyć do swoich wydarzeń społecznościowych. Oto najlepsze wskazówki dotyczące planowania udanych wydarzeń społecznościowych od samych mistrzów.

01 z 10

Mieć formalny proces aplikacji

W Chicago kodeks miejski wymaga od organizacji, które chcą zorganizować wydarzenie społeczne złożenia formalnego wniosku, która zgadza się z niektórymi wytycznymi dotyczącymi zdarzeń, takich jak:

• Za wstęp (ustal kwotę darowizny).
• Dostawcy żywności muszą być licencjonowani i posiadać certyfikat.
• Dostawcy alkoholu muszą być licencjonowani (tylko piwo i wino).
• Sprzedawcy towarów muszą być licencjonowani.
• Chicago Transit Authority musi zostać powiadomiony.

Posiadanie formalnego procesu składania wniosków na specjalne wydarzenia publiczne i społeczne może zmniejszyć obciążenie pracą i usprawnić zatwierdzenia, co jest dla wszystkich korzystnych dla wszystkich.

02 z 10

Wymagają specjalnego zezwolenia na zdarzenie

Oprócz procesu składania wniosków, miasto Chicago wymaga również od organizatorów złożenia wniosku o zezwolenie na specjalne wydarzenie, który zawiera własne wymagania, takie jak:

• Wniosek musi zostać złożony co najmniej 45 dni przed wydarzeniem.
• Zastosowania muszą być notarialne.
• Organizatorzy muszą wyprodukować certyfikat ubezpieczenia za 1 milion USD w komercyjnej odpowiedzialności ogólnej nazywania miasta Chicago jako dodatkowym ubezpieczonym.

Na początku może się wydawać, że Chicago po prostu tworzy całkiem sporo biurokratycznych obręczy, które można przeskakiwać, jeśli chodzi o wydarzenia społeczne, bez utrudniania aplikacji miasto zapewniło, że wszystkie wydarzenia publiczne spełnią ich zestaw wymagań - wiele z nich - wiele z nich - wiele z nich odnoszą się do bezpieczeństwa.

03 z 10

Wymagaj mapy zdarzeń z aplikacją zezwolenia

Organizatorzy powinni złożyć w ramach dowolnego wniosku o zezwolenie na wydarzenie, mapę zdarzeń, która identyfikuje proponowane obszary zamknięcia ulicy i plan ponownego prowadzenia. Mapa powinna również rozważyć publiczne przestrzenie garażowe, dostęp do podjazdów i przestrzeń. Znaki objazdowe i barykady muszą być zgodne z wymogami miasta, a organizatorzy są zobowiązani do bezpośredniego uzyskania tych materiałów eksploatacyjnych. Podczas wydawania zezwolenia uwzględniane są następujące pozycje:

• Bezpieczeństwo publiczne.
• Bliskość kolejnego wydarzenia w okolicy.
• Poprzednie wydanie pozwolenia na inne wydarzenie na tej samej mapie lokalizacji.

04 z 10

Wymagają zezwoleń na namiot i baldachim

W Chicago namioty lub zadaszania większe niż 240 stóp kwadratowych na wydarzeniach publicznych wymagają pozwoleń z miasta. Jeśli większe niż 600 stóp kwadratowych, rysunki muszą być stemplowane przez licencjonowanego architekta lub inżyniera strukturalnego oraz należy przedłożyć plany wyjścia i awaryjne, w tym znaki i oświetlenie. Jeżeli rozmiar przekracza 4000 stóp kwadratowych, wniosek zezwolenia musi zostać złożony przez spółkę odpowiedzialną za wzniesienie struktury. Proces ten zapewnia poważne środki bezpieczeństwa.

05 z 10

Wymagają partnerstwa z urzędnikami bezpieczeństwa publicznego

Wydarzenia specjalne w Chicago muszą obejmować zarówno policję, jak i straży pożarnej. Organizatorzy muszą spotkać się z dowódcą policji (i/lub jego przedstawicielem), aby rozwiązać takie kwestie, jak pas do pojazdów ratunkowych, plany bezpieczeństwa i wyznaczone stanowisko dowodzenia na imprezie. Organizatorzy powinni wyznaczyć osobę, która będzie działać jako łącznik dla Departamentu Policji, straży pożarnej, ulic i departamentów sanitarnych, Biuro wydarzeń specjalnych i innych. Pomoże to mieć co najmniej jedną kompetentną i doświadczoną osobę w twoim zespole, która służy jako sens koordynacji dla wszystkich tych departamentów publicznych.

06 z 10

Podaj listę kontrolną kodu bezpieczeństwa pożarowego

Festiwal i organizatorzy wydarzeń na świeżym powietrzu w Chicago otrzymują listę kontrolną i wymagane do spełnienia określonych wymagań kodeksu bezpieczeństwa pożarowego, w tym:

• Namioty powinny być wykonane z materiału przeciwpożarowego (wymagana certyfikacja).
• Gaśnice są wymagane w każdym stoisku.
• Tymczasowe rzędy siedzące powinny pomieścić od 5 do 14 osób (maksimum).
• Tymczasowe przejścia do siedzenia powinny wynosić minimum 36 cali.
• Łajniejsze płyny nie będą przechowywane w żadnym namiocie, baldachimu lub kabinie.
• Śmieci nie mogą się gromadzić.
• Przewody elektryczne powinny być przyklejone, a zalecane jest wiele gniazd.
• Zalecane są ścieżki przeciwpożarowe dla pojazdów ratunkowych (10-metrowy pas pożarowy).
• Podstawowy c.P.R. a kursy pierwszej pomocy są zalecane dla pracowników.

Doświadczeni i nowi planiści wydarzeń publicznych doceniają dobrą listę kontrolną.

07 z 10

Zapewnij bezpieczne praktyki obsługi żywności

Miasto Chicago wymaga od dostawców uczestnictwa w zajęciach przez Departament Zdrowia przed złożeniem wniosków. Ponadto sprzedawcy muszą uzyskać letni festiwalowy szkolenie sanitarne i certyfikat (oferowane przez Illinois Restaurant Association). Urzędnik ds. Zdrowia, który ustala, czy sprzedawca otrzyma zezwolenie na działanie, utrzymuje uprawnienia do zawieszenia jakiegokolwiek zezwolenia w dowolnym momencie.

Miasto przedstawia szczegółowe zasady dotyczące żywności, pojemników, etykiet, ochrony żywności, higieny personelu osobowego, sprzętu żywnościowego, odpadów, budowy stoiska i toksycznego materiału. Wymaga to również od dostawców uczestnictwa w obowiązkowym seminarium sanitarnym.

W powiązanej notatce,Licencje alkoholowe specjalnego wydarzenia muszą być otrzymane 20 dni przed wydarzeniem.

08 z 10

Mieć plan zawierania umowy o usługach miejskich

Kontrahenci publiczni lub prywatni muszą zostać zatrudnieni do szeregu usług, w tym publikacji Nie parkować Znaki, dostarczanie barykad, holowanie, odrzucanie bębnów, recykling bębnów, wkładki, zamiatanie, pobieranie odpadów, usługi elektryczne i/lub sprzęt dźwiękowy. W Chicago Departament Street i Sanitation jest dostępny, aby zapewnić takie usługi na podstawie harmonogramu opłat godzinowych w oparciu o wiedzę specjalistyczną.

Również program recyklingu jest wymagany w ramach pakietu Specjalnego Zezwolenia na wydarzenie w Chicago. Wraz ze wzrostem popularności zielonych wydarzeń nie jest to zły pomysł!

09 z 10

Wymagają pozwoleń na zwierzęta

Jeśli zwierzęta są zaangażowane w jakiś sposób, miasto Chicago wymaga złożenia zastosowania wydarzenia nazwy lokalnego weterynarza, który będzie obecny na imprezie. Ta osoba będzie odpowiedzialna za zapewnienie chorych lub rannych zwierząt. Ponadto Komisja ds. Opieki i Kontroli Zwierząt może sprawdzić zwierzęta przed ich wykorzystaniem w działaniach publicznych.

10 z 10

Zarządzaj oznakowaniem wydarzeń i promocją

Organizatorzy wydarzeń publicznych w Chicago mają możliwość uzyskania dodatkowej ekspozycji na wydarzenia z lekkimi sztandarami. Oczywiście miasto zarządza tymi wnioskami wymagającymi, aby organizatorzy wypełnili wniosek o zezwolenie na baner, w tym kopię proponowanej grafiki banerowej, datą zdarzenia i wszelkich innych znaczących aspektów żądania. Departament ulic i warunków sanitarnych zarządza tego rodzaju żądaniami.

Specjalne podziękowania

Specjalne podziękowania dla Burmistrza Biura wydarzeń specjalnych w Chicago za rozszerzenie pozwolenia na podkreślenie przewodnika zasobów i wymagań dotyczących aplikacji zezwoleń.