Użyj dobrego zarządzania biurami, aby kontrolować chaos w swojej małej firmie

Dezorganizacja i zamieszanie mogą być irytujące, ale gorzej, są szkodliwe dla biznesu. Pomyśl o tym w ten sposób: w miarę wzrostu chaosu zyski zmniejsza. Odpowiedź? Dobre zarządzanie biurami. Gdy zaczniesz stosować siedem zasad dobrego zarządzania biurami, będziesz zaskoczony dobrym zarządzaniem biurem-i o ile więcej biznesu robisz.

1. Ustanowienie procedur

Rutynowe zadania wymagają rutynowych procedur, jeśli chcesz pozostać zorganizowane i utrzymywać sprawę płynnie. Skonfiguruj procedury obsługi dokumentów i systemów biurowych.

Każdy kawałek papieru, który pojawia się do twojego biura, powinien być obsługiwany raz, działać i zapisywał nie przypadkowo ułożony na biurku. Podobnie komunikacja cyfrowa, taka jak e -maile, powinny być priorytetów i działać natychmiast, jeśli to możliwe, lub oznaczone do przyszłych działań.

Systemy biurowe, w tym komputery stacjonarne, laptopy, serwery plików, drukarki wielofunkcyjne i urządzenia mobilne, potrzebują zarówno procedur administracyjnych, jak i awaryjnych. Kiedy system ulegnie awarii lub komputerowy sprzęt nie powiedzie się, dobre zarządzanie biurem wymaga, aby wszyscy w twoim biurze musieli wiedzieć, do kogo zadzwonić, co robić, a czego nie robić.

2. Definiowanie obowiązków

Dobre zarządzanie biurami zależy od osób wiedzących, kto jest odpowiedzialny za co. Ludzie, którzy są odpowiedzialni, są tymi, którzy często robią rzeczy.

Co by się stało, na przykład, gdyby zakupy dla twojego małego biznesu zostało wykonane przez każdego? Czy byłbyś w stanie znaleźć papier drukarki, gdy go potrzebujesz? Umieszczenie jednej osoby odpowiedzialnej za zamawianie całego sprzętu i materiałów eksploatacyjnych rozwiązuje problem i utrzymuje sprawę płynnie. Poproś pracowników e -mailem wyznaczonej osoby wszelkie prośby o dostawy lub opublikują odręczną listę w widocznym miejscu, w którym ludzie mogą dodać to, czego potrzebują.

Tak samo jest z administracją systemów komputerowych. Musisz mieć jedną osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo systemów komputerowych i śledzenie takich rzeczy, jak konta, hasła i oprogramowanie. Korzystanie z systemów w chmurze do aplikacji biurowych, oprogramowania księgowego i przechowywania danych jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, ale nadal musisz mieć zaufaną osobę przypisaną do wykonywania zadań administracyjnych, takich jak dodawanie/usuwanie użytkowników, przypisanie uprawnień itp. Aby Twoje biuro mogło działać sprawnie.

3. Utrzymanie zapisów

Prowadzenie płyt brzmi jak najłatwiejsza część dobrego zarządzania biurem. Zrób to rutynę biurową. Na przykład, gdy otrzymasz nowego klienta lub klienta, wprowadzenie go do bazy danych kontaktów zajmuje tylko chwilę. Wtedy zaktualizowanie płyty zajmie tylko kolejną chwilę po rozmowie z nim przez telefon.

4. Wykorzystanie przestrzeni

Spaceruj po swoim biurze. Czy jest to przykład zarządzania przestrzenią lub niewłaściwym zarządzaniem przestrzenią? Czy musisz pokonać przeszkody lub ryzykować potknięcie się o coś? Kiedy siadasz przy biurku, czy mógłbyś tam wygodnie pracować? Czy rzeczy logicznie ułożone, więc rzeczy, których najbardziej potrzebujesz, są najbliższe ręce?

Istnieje wiele rzeczy zatłoczonych w biura, od stojaków z drukarki po szafki. W celu dobrego zarządzania biurami musisz mieć pewność, że wszystkie rzeczy w biurze są ustawione dla maksymalnej wydajności i maksymalnego bezpieczeństwa. Postępuj zgodnie z podstawami projektowania biur, aby zaspokoić potrzeby zasilania, oświetlenia i wentylacji w przestrzeni biurowej i uczynić go bezpieczniejszym, lepszym miejscem do pracy.

5. Planowanie żmudnej pracy

Zbyt łatwo jest odłożyć rzeczy, których nie lubisz robić, a większość ludzi biznesu nie lubi zadań, takich jak zgłoszenie, wysyłka i otrzymanie lub księgowość. Niestety biuro, podobnie jak kuchnia, nie będzie dobrze funkcjonować bez wykonywania obowiązków domowych.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, który nie jest w stanie przypisać wszystkim, co postrzegasz jako nudną lub nieprzyjemną pracę, zmuszaj się do tego, aby regularnie się do niego dotrzeć, planując czas co tydzień.

Weźmy poranek lub popołudnie i wydawaj go na zimne połączenia, zwracając zapytań e -mail nieporębia, dokonywanie postów w mediach społecznościowych, nadrabianie zaległości w rachunkowości lub aktualizacji rekordów. Zrób to wystarczająco tygodni z rzędu, a stanie się dobrym nawykiem zarządzania biurem.

6. Delegowanie i outsourcing

W doskonałym świecie wszyscy robią tylko to, co on lub ona ma czas na dobrze. Ponieważ świat nie jest doskonały, wiele osób robi rzeczy, których nie ma czasu ani talentu, aby dobrze sobie radzić.

Delegowanie i outsourcing może poprawić zarządzanie biurem małej firmy i uwolnić Cię na skupienie. Asystent w niepełnym wymiarze godzin lub wirtualny może być w stanie obsłużyć wiele zadań biurowych lub administracyjnych.

7. Priorytetyzacja planowania

Wielu właścicieli małych firm spędza dni, reagując i reagując, a następnie zastanawiają się, dlaczego wydają się kręcić koła. Planowanie biznesowe jest ważnym elementem dobrego zarządzania biurami i musi być częścią regularnej rutyny zarządzania biurem.

Odnoszący sukcesy właściciele małych firm spędzają czas co tydzień na planowaniu biznesowym, a wielu korzysta z codziennych sesji planowania biznesowego jako narzędzie do ustalania celów i rozwoju. Jeśli masz personel, angażuj ich w planowanie biznesowe, formalnie lub nieformalnie.