Najlepsze umiejętności asystenta biurowe z przykładami

Pozycje asystentów biurowych można znaleźć we wszystkich branżach i dzielić duży zestaw umiejętności. Asystenci biurowi są czasami znani jako sekretarze lub asystenci administracyjni, ale to, co robią, pomaga w funkcjonowaniu biura.

Niezależnie od tego, czy biuro należy do kancelarii prawnej, praktyki medycznej, instytucji edukacyjnej czy korporacji, potrzeby są podobne: ktoś musi złożyć dokumentację, utrzymywać harmonogramy i dbać o rutynową komunikację w imieniu osób korzystających z biura.

Niektórzy asystenci biurowi pracują zdalnie. Wirtualni asystenci zazwyczaj pracują z domu, wykonując zadania, które normalnie wykonałby asystent administracyjny lub sekretarz.

Asystent pracy biurowej obowiązki zawodowe

Podczas gdy stanowiska asystentów biurowych są ogólnie podobne do siebie, praca jest nadal zmienna-jest to po prostu różni się z dnia na dzień, a nie od biura do biura. Dzisiaj możesz działać jako recepcjonistka, jutro może wymagać naprawy drukarki, a następnego dnia będziesz musiał przenieść całą szafkę na chmurę. Potrzebujesz bardzo szerokiego zestawu umiejętności, aby odnieść sukces.

Asystenci biurowe należą do wielkich nieznanych bohaterów świata biznesu, ponieważ kiedy wykonujesz swoją pracę, nikt nie zauważa, że ​​biuro wydaje się działać. Ale niektórzy ludzie lubią szybką, ale elastyczną pracę, poczucie bycia w centrum wszystkiego. Dobry sekretarz może znaleźć pracę prawie wszędzie, w każdej organizacji.

Najlepsze umiejętności asystenta biurowego

Oto niektórzy z najlepszych pracodawców, których szukają pracodawcy podczas zatrudniania personelu biurowego.

Umiejętności komunikacji werbalnej

Komunikacja jest krytyczną umiejętnością miękką dla asystenta biurowego. Będziesz musiał wchodzić w interakcje ze swoim przełożonym, kolegami z biura, profesjonalistami, których pomagasz, oraz być może klientami lub osobami w innych biurach tej samej organizacji. Wszyscy pracujesz jako zespół i jesteś jego głównym centrum komunikacji.

Musisz być radosny, pomocny, dobrze poinformowany, wyrażony i dobry słuchacz każdego dnia.

• Odpowiedz na telefony
• Relacje klientów
• Komunikacja
• Przekazywanie połączeń telefonicznych
• Przejrzenie wiadomości
• Połączenia telefoniczne routingu
• Tablica rozdzielcza
• Telefon
• Komunikacja werbalna

Umiejętności komunikacyjne pisemne

Większość asystentów biurowych dużo pisze. Mogą pisać notatki, wypełniać formularze lub szukają listów lub e -maili. Niektóre tworzą treści dla strony internetowej firmy lub edytują tekst dla innych. Jasna, profesjonalna komunikacja pisemna jest koniecznością.

• Korespondencja
• E-mail
• Poczta
• Mailings
• Pisanie na maszynie
• Przetwarzanie tekstu
• Komunikacja pisemna

Życzliwość

Asystent biurowy może być pierwszą osobą, którą klient widzi po wejściu do biura. Jeśli w tej chwili główny mieszkaniec biura jest w tej chwili poza. Musisz być gotowy powitać każdego gościa z uśmiechem i miłym słowem i pomóc mu w tym, co potrzebują, o ile jesteś w stanie. Tak więc dobre umiejętności interpersonalne są koniecznością.

• Obsługa klienta
• Reżyserowanie odwiedzających
• Elastyczny
• Przyjazny
• Pozdrów gości
• Interpersonal
• Pozytywne nastawienie
• Niezawodność
• Witaj odwiedzających

Umiejętności technologiczne

W dawnych czasach sekretarze dużo pisali. Czasy się zmieniły, podobnie jak technologia, ale asystenci biurowe mogą nadal spodziewać się mnóstwa czasu przed klawiaturą. Zamiast maszyny do pisania, będziesz musiał poznać różne aplikacje. Wiedza, jak wykonać lekkie wsparcie techniczne i jak naprawić oporną drukarkę.

• Komputer
• Dokumenty Google
• dysk Google
• Formularze Google
• Arkusze Google
• Slajdy Google
• Gmail
• Internet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPint
• Quickbooks
• Luźny
• Technologia
• Konferencje wideo
• Powiększenie

Organizacja

Asystenci biurowe muszą być wyjątkowo zorganizowani, aby skutecznie żonglować wieloma zadaniami. Musisz pomóc w zorganizowaniu innych osób, nie utrzymywania kalendarzy do uporządkowania biura.

• Wsparcie administracyjne
• Spotkania
• Dane do faktury
• Kalendarze
• Urzędniczy
• Wprowadzanie danych
• Dostarczanie poczty
• Zgłoszenie elektroniczne
• Raporty wydatków
• Piłowanie
• Operacje recepcji
• Obsługa pieniędzy
• Obowiązki biurowe
• Wyposażenie biura
• Zapasy dostaw biur
• Artykuły biurowe
• Wsparcie biura
• Organizacja
• Papierkowa robota
• Wysyłka

Umiejętność rozwiązywania problemów

Rozwiązywanie problemów lub umiejętności krytycznego myślenia są ważne dla każdego asystenta biurowego, ponieważ często będziesz osobą, do której inni przychodzą z pytaniami lub problemami.

• Koordynować działania biurowe
• Spotkania
• Umiejętność rozwiązywania problemów
• Odpowiedz na zapytania
• Planowanie
• Przeglądanie i reżyserowanie połączeń
• Arkusze kalkulacyjne
• Praca w zespole
• Zarządzanie czasem
• Organizacja podróży

Przykłady wznowienia i listu motywacyjnego

Przejrzyj przykłady CV i listu motywacyjnego oraz uzyskaj szablony do pobrania, aby uzyskać różne stanowiska biurowe:

• Wznowienie asystenta administracyjnego
• List motywacyjny asystenta administracyjnego
• Wznowienie osobistego asystenta
• Wznowienie recepcjonistki
• List motywacyjny recepcjonistki
• Przykłady wznowienia biznesu

Jak zaprezentować swoje umiejętności

• Nazwy tych umiejętności działają jako słowa kluczowe, więc użyj jak najwięcej, podczas pisania CV.
• Możesz użyć tych samych słów kluczowych w liście motywacyjnym. Skoncentruj się w szczególności na tych, o które najbardziej zależy na twoich potencjalnych pracodawcy.
• Upewnij się, że masz co najmniej jeden przykład czasu, który wykazałeś umiejętności z każdej kategorii gotowe do podzielenia się z ankieterami.