10 najlepszych pytań z rozmowy z recepcjonistami i najlepszymi odpowiedziami

W wielu organizacjach recepcjonistki są twarzą firmy. Każdy nowy klient, wnioskodawca pracy, pracownik lub zewnętrzny dostawca przejdzie lub zamelduje się z recepcjonistą, więc pracodawcy chętnie znajdą kogoś, kto będzie odpowiedzialny, przyjazny i spokojny.

Poświęć trochę czasu na sprawdzenie pytań, które najprawdopodobniej zostaniesz zadany podczas wywiadu, przykłady odpowiedzi i wskazówki dotyczące zrobienia najlepszego wrażenia podczas rozmów kwalifikacyjnych.

10 typowych pytań zadanych w wywiadzie recepcjonistów

Tutaj znajdziesz często zadawane pytania dla recepcjonistów, przykładowe odpowiedzi i wskazówki dotyczące tego, co powiedzieć podczas wywiadu.

1. Co robisz, aby nadążyć w szybkim środowisku pracy?

Co chcą wiedzieć: Twój ankieter chce mieć pewność, że możesz nadążyć. Jak to robisz, jest prawdopodobnie nieistotne, ale powinieneś mieć jasną i pewną siebie odpowiedź.

Najważniejsze, co robię, to zachować spokój, ponieważ szalone, zestresowane postawa nie jest pomocne i nie jest dobrego wyglądu przed żadnym personelem lub klientami. Staram się rozróżniać zadania, aby zawsze najpierw pracuję nad najważniejszym zadaniem. Zwykle to wszystko, co dotyczy jednego z klientów firmy. Również prowadzę bieżącą listę wszystkiego, co muszę zrobić, aby nie zaniedbać żadnych ważnych obowiązków. 

2. Jak zachować codzienny harmonogram?

Co chcą wiedzieć: To, jak organizujesz swój dzień, nie jest tak naprawdę celem. Chodzi o to, aby wykazać, że jesteś dobrze zorganizowany i wykonasz wszystkie swoje obowiązki w sposób kompetentny i terminowy.

Zaczynam codziennie od tworzenia listy wszystkiego, czego potrzebuję do osiągnięcia. Sprawdzam swój kalendarz na wszelkie spotkania lub spotkania, więc mogę być ich świadomy i w razie potrzeby uzyskać zasięg na recepcji. W mojej pracy komunikacja jest kluczem, więc nieustannie odbieram telefon i sprawdzam e-mail w celu uzyskania nowych żądań, a następnie aktualizuję moją listę do zrobienia za pomocą zadań kontrolnych. 

3. Jaką rolę odgrywa recepcjonistka w pierwszym wrażeniu organizacji klienta?

Co chcą wiedzieć: Twój ankieter musi mieć pewność, że rozumiesz stanowisko, o które się ubiegasz, ale to pytanie może być również kulturalne, dotykając twojej filozofii pracy.

Recepcjonistka może zrobić dużych wrażeń lub negatywnych klientów. Ponieważ jestem jednym z pierwszych osób, które widzą klienci, frustrująca lub słaba interakcja może naprawdę zakwaterować swoją opinię na temat firmy lub ogólnego doświadczenia. Dla mnie jest to podobne do tego, gdy gospodarz wita cię w restauracji. Jeśli wydają się szalone lub zachowują się niegrzecznie, to może poczuć się później, jakby twoje jedzenie po prostu nie smakuje tak pyszne. Właśnie dlatego zawsze witając ludzi z uśmiechem na twarzy i upewniam się, że wszyscy klienci czują, że zwrócili moją uwagę.

4. Opowiedz mi o czasie, w którym musiałeś poradzić sobie z gniewnym klientem lub gościem, przez telefon lub osobiście. Jak poradziłeś sobie z sytuacją?

Co chcą wiedzieć: Jest to jedno z kilku pytań, które możesz zadać, w tym, jak radzisz sobie ze stresującymi i trudnymi warunkami. Można również zapytać, jak odpowiedziałeś na działalność przestępczą lub nieetyczną. Bądź szczery. Nie przesadzaj, a także nie sprzedawaj się krótko.

Jako recepcjonistka biurowca lekarza często zajmowałem się sfrustrowanymi pacjentami przez telefon. Pewnego razu kobieta była tak wściekła, że ​​dział fakturowania nie oddzwonił do niej tego samego dnia, że ​​zaczęła na mnie krzyczeć. To było nieprzyjemne! W takich sytuacjach staram się pomyśleć o tym, jak zestresowana osoba musi się czuć, aby zachowywać się w ten sposób. Po minucie jej krzyczenia powiedziałem: „Musisz być naprawdę sfrustrowany. Czy możesz mi powiedzieć więcej o tym, co się dzieje?„To pomogło spowolnić rozmowę i zmniejszyć jej objętość. Wyjaśniła całą sytuację, a ja zapewniłem ją, że nasza osoba rozliczeniowa była właśnie na cały dzień i będzie w kontakcie. Powiedziałem jej również, że umieszczę notatkę na biurku rozliczeniowym, prosząc ją, by oddzwonił do kobiety jako jej pierwsze zadanie. Pod koniec wezwania była znacznie spokojniejsza i przeprosiła za swoje wcześniejsze, ostre słowa. 

5. Czy możesz pracować w nadgodzinach?

Co chcą wiedzieć: Jeśli nie chcesz pracować w godzinach nadliczbowych, powiedz tak. Jeśli chcesz pracować nadgodzinami, ale tylko w określonych granicach, powiedz to również. Tak, są firmy, w których brak pracy w dogrywce kosztuje pracę. Ale podejmowanie zobowiązania, którego nie możesz zachować lub postawić w sytuacji, w której musisz poświęcić swój dobrobyt lub rodzinę do pracy, nie jest akceptowalną opcją. Potrzebujesz pracy, która pasuje do Twojej dostępności.

Czuję się komfortowo pracując w nadgodzinach kilka razy w miesiącu, o ile wcześniej mam dzień. Posiadanie głowy ułatwia mi zmianę moich planów. W mgnieniu oka mogę bardzo prawdopodobne, że również nadgodziny tego samego dnia tego samego dnia, ale naprawdę wolałbym mieć dzień powiadomienia.  

6. Ilu pracowników pracowało w Twoim ostatnim biurze?

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce wiedzieć, w jakim rodzaju środowisku pracowałeś, jak porównuje się z firmą, z którą rozmawiasz i czy czujesz się komfortowo w małej i/lub dużych miejscach pracy.

W moim ostatnim biurze było pięciu pracowników. To jest wystarczająco małe, że zaczęliśmy czuć się trochę jak rodzina. Wiesz, wszyscy znali Martę w dziale rozliczeniowym potrzebują dwóch filiżanek kawy, zanim będziesz mógł zadać skomplikowane pytania. Wcześniej moje biuro było dość dużymi pracownikami 60. Czułem się komfortowo w obu środowiskach, chociaż pierwszy miesiąc w dużym biurze był nieco trudny, ponieważ musiałem dowiedzieć się, kto to zrobił i gdzie reżyserować połączenia z wieloma dostępnymi opcjami.

7. Opisz swoje poprzednie obowiązki jako asystenta administracyjnego, sekretarza lub recepcjonisty.

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce omówić obowiązki wymienione w swoim CV, i potwierdzić, że pasuje do oferowanej pozycji. Jest to również dobra okazja do rozszerzenia punktów podkreślonych w twoim doświadczeniu zawodowym.

Jako recepcjonistka w ABC Financials, byłem pierwszą osobą dla klientów. Odpowiedziałem na ogólną linię telefoniczną, a także odbieram telefony dla pięciu VPS firmy. Byłem również odpowiedzialny za otrzymywanie pakietów i dystrybucję poczty, powitania i eskortowania klientów i dostawców do salach konferencyjnych oraz nadążanie za ogólnym adresem e -mail firmy. Miałem również wiele obowiązków administracyjnych: zarządzałem kalendarzami tych VPS, zorganizowałem ich podróże służbowe i pomogłem tworzyć i udoskonalić prezentacje PowerPoint i inne materiały do ​​dystrybucji na wydarzeniach.

8. Jak priorytetowo traktować połączenia, klientów, dostawy i inne problemy, które należy natychmiast rozwiązać?

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce wiedzieć, jak dobry jesteś w wielozadaniowym czasie, organizowaniu czasu i priorytetach zadań. Jest to również dobra okazja, aby wskazać, w jaki sposób spotkałeś się z wieloma priorytetami i wyjaśnić, w jaki sposób poradziłeś sobie z nimi wszystkimi.

Wielozadaniowość jest niezbędna, gdy biuro jest zajęte. Ilekroć nie jest to niegrzeczne, staram się wykonywać kilka zadań jednocześnie. Na przykład mogę łatwo odebrać połączenie telefoniczne podczas podpisywania pakietu od osoby dostawy. Kiedy wielozadaniowość nie jest możliwa, skupiam się na klientach i klientach jako priorytet numer jeden. W razie potrzeby zapytam, czy mogą dać mi minutę, aby zrobić kolejne zadanie, a jeśli wszystko jest naprawdę zajęte, staram się zadzwonić do innego pracownika, aby zapewnić mi ubezpieczenie.

9. Jak silne są Twoje umiejętności komputerowe?

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce, abyś potwierdził, które masz umiejętności komputerowe, czy twój poziom umiejętności jest kompatybilny z oczekiwaniami firmy i jakie programy są najbardziej komfortowe. Jeśli to możliwe, dobrym pomysłem jest zbadanie, które programy korzysta przed rozmową przed rozmową. 

Mam bardzo silne umiejętności komputerowe. Oprócz znaczenia Microsoft Office, kiedyś aktualizowałem witrynę firmy w mojej ostatniej roli, więc czuję się komfortowo korzystanie z WordPress. Kiedy zaczynam korzystać z nowego programu lub aplikacji, zwykle okazuje się, że na większość moich pytań można odpowiedzieć na wyszukiwanie online, chociaż doceniam również uzyskanie samouczka od współpracownika. 

10. Opowiedz mi o swoim doświadczeniu w obsłudze klienta.

Co chcą wiedzieć: Ankieter chce przeglądu Twojego doświadczenia w obsłudze klienta-jak wiele lat, konkretne przykłady i jakie umiejętności wygodne używasz do rozwiązywania problemów.

Pracuję w obsłudze klienta, odkąd byłem nastolatkiem. Moją pierwszą pracą była praca w księgarni, gdzie pomogłem klientom w znalezieniu książek, a czasem obejmowało kasę. Podczas studiów miałem również pracę detaliczną w niepełnym wymiarze godzin, tym razem sprzedając odzież. Następnie, oczywiście, jako recepcjonistka w firmie ABC, zajmowałem się również klientami, chociaż w tej roli nie dokonałem bezpośrednio sprzedaży. Czuję się naprawdę komfortowo w interakcji z klientami i rozwiązywanie ich problemów, niezależnie od tego, czy chodzi o książkę, której szukają, czy zmienia czas spotkania z dyrektorem.

Obejrzyj teraz: jak odpowiedzieć na 4 wspólne pytania do rozmowy kwalifikacyjnej

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na pytania recepcjonistyczne

Najlepszymi recepcjonistami są zorientowane na szczegóły, zorganizowane i doskonałe komunikatory. Dlatego kandydaci powinni pojawić się przygotowani do odpowiedzi na pytania dotyczące otwartego wywiadu, które ocenią doświadczenie, znajomość narzędzi do pracy, proces i ustalanie umiejętności-obsługę obsługi klienta, wielozadaniowością i możliwością szybkiego osądzania połączeń wywołań.

W tym przypadku ankieterzy niekoniecznie szukają odpowiedzi tak lub nie. Zamiast tego oczekują, że kandydaci odpowiedzą na konkretne przykłady, które opisują, w jaki sposób poradzili sobie z przeszłymi sytuacjami w miejscu pracy, i zadają starannie zbadane pytania dotyczące priorytetów firmy, oczekiwań, celów i wyzwań. 

Ze względu na stale rosnące postępy technologiczne w miejscu pracy, recepcjonistki muszą również mieć silne umiejętności techniczne. Powinieneś mieć doświadczenie w korzystaniu z systemów telefonicznych i maszyn biurowych, takich jak drukarki, kopiarki, skanery i maszyny faksowe (tak, nadal), oprócz aplikacji komputerowych, takich jak MS Office i specyficzne dla branży oprogramowanie.

7 pytań, aby zadać ankietera

Ankieterzy spodziewają się zadawania pytań. Oto lista pytań, które możesz zadać podczas lub na końcu rozmowy:

1. Czy możesz mi powiedzieć więcej o codziennych obowiązkach tego stanowiska?
2. Jakich cech szukasz u osoby, którą chcesz zatrudnić dla firmy?
3. Jakie masz oczekiwania dotyczące tej pracy i jak mierzysz sukces?
4. Dlaczego ostatnia osoba, która odbyła tę pracę, opuściła?
5. Kto robi to stanowisko?
6. Jakie są możliwości rozwoju kariery w firmie?
7. Czy firma oferuje wszelkie możliwości szkolenia dla pracowników?

Jak zrobić najlepsze wrażenie

Stanowisko recepcjonistów można uznać za podstawową, ale może to być również pierwszy krok w górę drabiny korporacyjnej. Potencjalny pracodawca będzie przyciągnięty do pewnej siebie, pewnej siebie. Często będziesz pierwszą osobą, której ich klienci lub pacjenci spotkają się podczas wejścia do biura po raz pierwszy.

Upewnij się, że twoje pierwsze wrażenie jest najlepsze, jakie może być. Oto jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Wraz z wyróżniającym się CV, poświęć trochę czasu na ubranie części podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli dostaniesz pracę, będziesz osobą z pierwszej linii i ważne jest, aby pokazać pracodawcy swój profesjonalny wizerunek.

Jeśli nie jesteś pewien, w co się ubrać na rozmowę, sprawdź te wskazówki, jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zarówno twoje CV, jak i profesjonalny strój są na miejscu, a będziesz przygotowany do odpowiedzi na prawdopodobne pytania, z powodzeniem uzyskasz stanowisko, na którym rozmawiasz, na którym rozmawiasz.