Wskazówki dotyczące bardziej skutecznego dostarczania informacji zwrotnych w pracy

Informacje zwrotne, skutecznie dostarczone, są jednym z najpotężniejszych sposobów rozwoju pracowników i poprawy wydajności. To nic nie kosztuje czasu. Wspiera bieżące wysiłki coachingowe i rozwojowe. A co najważniejsze, większość pracowników twierdzi, że chcą więcej informacji zwrotnych niż otrzymują. Jednak wielu menedżerów waha się przekazać informacje zwrotne. Oto kilka pomysłów na ułatwienie tego procesu.

Dlaczego menedżerowie wahają się dostarczenia informacji zwrotnej

Chociaż większość ludzi to zrobi mowić Chcą informacji zwrotnych, większość z nas tak naprawdę nie reaguje na to zbyt dobrze. To tylko ludzka natura. Co my Naprawdę Want to pozytywna informacja zwrotna. Lubimy słyszeć pozytywne rzeczy na temat naszego występu i chociaż wiemy, że inny rodzaj informacji zwrotnej (konstruktywny) jest cenny dla naszego rozwoju, nie doceniamy słyszenia, co brzmi dla nas jak krytyka. 

Kiedy słyszymy o czymś, co kwestionuje nasze postrzeganie tego, kim jesteśmy, rozpoczyna się podstawowy psychologiczny mechanizm przetrwania „walki lub lotu”. W wielu przypadkach, gdy pracownicy będą mieli szansę na to przetworzyć, mogą skorzystać z tego na dłuższą metę. Jednak natychmiastowa reakcja jest często w rankingu na wejściu. 

Menedżerowie rozumieją, że pracownicy czują się niekomfortowo, otrzymując krytykę, co zasiada własne wahanie przed jej dostarczeniem. W wielu przypadkach menedżer obawia się, że ryzykuje uszkodzenie relacji z pracownikiem, jeśli zapewni krytykę, i opóźnia się lub unikają.

Innym powodem, dla którego pracownicy uważają, że nie otrzymują wystarczającej ilości opinii, jest to, że większość menedżerów nie została przeszkolona w zakresie przekazywania informacji zwrotnych i nie jest w tym zbyt dobra. Stawanie się dobrym, wymaga szkolenia, a następnie konsekwentna praktyka. Dostarczanie informacji zwrotnych nie musi być przerażające, niewygodne ani trudne. Dzięki praktyce i cierpliwości menedżerowie mogą poprawić swój komfort i pewność siebie, udzielając go, a pracownicy docenią lepsze wsparcie rozwojowe. 

Wskazówki dotyczące dostarczania skutecznych informacji zwrotnych

• Zacznij od zbadania swoich intencji. Jaki jest cel informacji zwrotnej? Czy to ukaranie pracownika, zdejmowanie go z klatki piersiowej, abyś poczuł się lepiej, czy też naprawdę pomaga pracownikowi poprawić się, ponieważ dbasz o nie? Informacje zwrotne są osobiste, a twój zamiar wpłynie na sposób dostarczania i odbierania wiadomości.
• Udostępnianie pozytywnych i krytycznych informacji zwrotnych stał się częstym zdarzeniem. Zamiast oszczędzać informacje zwrotne na duże wydarzenie, takie jak coroczny przegląd wydajności, przekazywanie informacji zwrotnej stałej części codziennych rozmów i spotkań.
• Poproś o opinię. Kiedy menedżer prosi o opinie, pomaga ustalić podstawę wzajemnego szacunku i partnerstwa. Dzięki modelowaniu do naśladowania otrzymującego informacje zwrotne bez obrony pracowników nauczą się robić to samo.
• Być natychmiastowym i terminowym. Upewnij się, że informacje zwrotne są tak ściśle powiązane z zachowaniem, jak to możliwe, w przeciwnym razie straci swój wpływ.
• Zapytać o zgodę. Przed przekazaniem opinii zapytaj: „Czy masz coś przeciwko, jeśli podzielę się z tobą pewnymi opiniami, które moim zdaniem pomogą ci być bardziej skuteczne?"
• Skoncentruj się na konkretnym zachowaniu, a nie na osobie. Innymi słowy, opinia na temat „co”, a nie o „kto."
• Wyjaśnij wpływ zachowania - na tobie lub innych. „Susan, kiedy odciąłeś Jamiego na spotkaniu, zauważyłem, że wyglądała na zirytowaną i sprytną przez resztę spotkania. Kiedy nie usłyszysz osoby i jej nie przerywać, prawdopodobnie poczują się lekceważą i nie będą już chcieli się przyczynić. Kiedy cały zespół nie czuje się bezpiecznie, nasza wyniki ucierpi."
• Pozwól, aby informacje zwrotne zatopią się. Pozwól osobie przetworzyć informacje zwrotne. Słuchaj empatycznie.
• Jeśli dana osoba nie zna bardziej skutecznego zachowania, zapytaj, czy chciałaby porady. Po wskazaniu zachowania i rozumieją wpływ, często jest to tylko kwestia zatrzymania zachowania. Lub jest oczywiste, co muszą robić inaczej. Jeśli naprawdę potrzebują pomocy w wymyślaniu alternatywnych zachowań, podaj im określone przykłady. Oferować odgrywanie ról, jeśli to pomoże. Coaching, stosowanie skutecznych pytań to jeszcze lepszy sposób niż udzielanie porady.
• Nie twórz kanapki zwrotnej. Niektórzy twierdzą, że najlepszym sposobem na przekazanie krytycznych informacji zwrotnych jest „kanapka” między dwoma pozytywnymi opiniami. Osobiście uważam, że większość ludzi przejmie tę technikę i postrzega ją jako manipulację. Mogą również pamiętać o pozytywnych i zapomnieć o krytycznych. Znowu jest to ludzka natura; Wszyscy to robimy.

Nie zapomnij o pozytywnej opinii

Pozytywne informacje zwrotne są równie ważne jak typ konstruktywny. W końcu celem wszystkich informacji zwrotnych jest wzmocnienie wielkich zachowań, które przyczyniają się do wysokiej wydajności, albo wyeliminowanie lub poprawa zachowań, które umniejszają wydajność.

Jeśli zamierzasz przekazać pozytywne informacje zwrotne, zrób to i rób to często. Użyj tej samej techniki - terminowo, szczerego, specyficznego i pozytywnego wpływu. Staraj się przekazywać pozytywne informacje zwrotne cztery do pięciu razy częściej niż krytyczne - po prostu nie róbcie jako sposobu na uwolnienie cukru negatywnego.

Dolna linia

Pamiętaj, że informacja zwrotna jest potężnym narzędziem rozszerzania wydajności. Postępuj zgodnie z tymi dziesięcioma wytycznymi, a będziesz bardziej komfortowy w przekazywaniu informacji zwrotnych, a Twoi pracownicy będą bardziej otwarci na ich otrzymanie.